Specjalista ds. Administracji Sprzedaży in Warsaw

MSX International wspiera wiodące marki motoryzacyjne na całym świecie, pomagając poprawić wydajność napraw, satysfakcję klientów i działania posprzedażowe w ponad 80 krajach.

Miejsce pracy: Warszawa / Hybrydowo (w zależności od ustaleń)

Cel Stanowiska

Jako Specjalista(ka) ds. Administracji Sprzedaży będziesz odgrywać kluczową rolę we wspieraniu działu sprzedaży poprzez zwiększanie wydajności, koordynacji i skuteczności działań sprzedażowych. Twoim zadaniem będzie zapewnienie kompleksowego wsparcia operacyjnego, analitycznego i administracyjnego dla Zespołu Sprzedaży (Regionalnych Kierowników Sprzedaży oraz Kierowników ds. Kluczowych Klientów), gwarantując sprawny bieg procesów, rzetelne raportowanie oraz zgodność z polityką handlową firmy.

TWÓJ ZAKRES OBOWIĄZKÓW

• Zarządzanie Zamówieniami i Administracja Sprzedaży
• Kompleksowa administracja sprzedaży: fakturowanie, rejestracja dokumentów, zlecanie PDI, raportowanie szkód transportowych oraz bieżąca obsługa faktur przychodzących i wychodzących działu.
• Zarządzanie procesami realizacji zamówień, ich prawidłowa koordynacja i śledzenie.
• Obsługa procesu akceptacji transakcji w kanałach DLR i NKA (Deal sheet) oraz w systemie Profitability tool.
• Administracja parku pojazdów Demo oraz Stockowych (we współpracy z ASM, KAM oraz Service Solution).
• Nadzór nad umowami Buy Back i Trade-in we współpracy z Działem Pre-owned w celu zapewnienia zgodności procesów.
• Prowadzenie i aktualizacja Master Portfolio w systemie Platforma Administracyjna.
• Obsługa procesu Rabatów Standardowych (Standard Contracts) oraz Kampanii Marketingowych w kanale DLR.
• Wprowadzanie i bieżąca aktualizacja danych w systemie SAP w zakresie rabatów standardowych i kampanii marketingowych (na bazie Informacji handlowej od Business Managera).
• Obsługa aplikacji Product Cost Tool
• Inicjowanie i wdrażanie zmian w narzędziach IT w celu dostosowania ich do aktualnych modeli sprzedaży.
• Sporządzanie cotygodniowych prognoz zamówień fabrycznych oraz nadzór nad składaniem zamówień.
• Zbieranie informacji od sieci dealerskiej, Area/District Sales Managerów oraz innych działów, ich konsolidacja oraz raportowanie w zakresie: zamówień, umów z klientami końcowymi, uruchomionych gwarancji oraz rejestracji.
• Przygotowywanie regularnych sprawozdań: wskaźniki KPI, wyniki sprzedaży, aktywność Dealerów w CRM, miesięczna wycena portfela, kontrola umów oraz analiza budżetu marketingowego.
• Wsparcie Przetargów Publicznych i Współpraca z Partnerami
• Obsługa aplikacji Tender Tool do zabezpieczenia postępowań w ramach Przetargów Publicznych oraz koordynacja skrzynki przetargowej.
• Bezpośrednia współpraca z instytucją finansującą transakcje oraz z siecią dealerską w celu pozyskania danych niezbędnych do zabezpieczenia postępowań, fakturowania i obsługi klientów.
• Bieżące wsparcie merytoryczne pracowników Dealera oraz Area/District Sales Managerów w obsłudze i wyjaśnianiu kwestii spornych i operacyjnych.
• Analizowanie, tworzenie oraz ciągłe usprawnianie i modernizacja procesów sprzedażowych oraz narzędzi wspierających w celu zwiększenia wydajności operacyjnej.
• Pełnienie roli kluczowego łącznika między działami sprzedaży, marketingu, finansów, logistyki (zarządzanie stockiem i fakturowanie) oraz service solution.
• Bieżąca aktualizacja i przygotowywanie prezentacji sprzedażowych i biznesowych dla pracowników oraz partnerów zewnętrznych.
• Opracowywanie ogólnych komunikatów, pism biznesowych i dbanie o pozytywne relacje partnerskie.

PROFIL IDEALNEGO KANDYDATA

• Min. 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku związanym z administracją sprzedaży, wsparciem operacyjnym biznesu lub koordynacją procesów handlowych (doświadczenie w branży automotive / transportowej będzie ogromnym atutem).
• Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: ekonomia, zarządzanie, logistyka, metody ilościowe lub pokrewne).
• Bardzo dobra znajomość systemu SAP w zakresie wprowadzania danych, zarządzania kontraktami lub obsługi zamówień.
• Biegła obsługa pakietu MS Office, ze szczególnym uwzględnieniem Excela na poziomie zaawansowanym (analiza danych, tabele przestawne, praca na dużych bazach danych do celów raportowych i prognozowania).
• Doświadczenie w pracy z systemami klasy CRM oraz narzędziami do prognozowania (Forecast) i wycen.
• Mile widziane doświadczenie w obsłudze procesów przetargów publicznych oraz narzędzi dedykowanych (np. Tender Tool).
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2 (niezbędna do pracy z systemami wewnętrznymi, nomenklaturą korporacyjną oraz dokumentacją).
• Doskonała organizacja pracy własnej oraz umiejętność koordynacji wielu procesów jednocześnie pod presją czasu (zarządzanie stockiem, faktury, zamówienia fabryczne).
• Wysoko rozwinięte zdolności analityczne – umiejętność wyciągania wniosków z danych liczbowych, dostrzegania trendów i tworzenia prognoz biznesowych.
• Wybitne umiejętności komunikacyjne i interpersonalne – łatwość w budowaniu i utrzymywaniu relacji z różnymi interesariuszami (Dealerzy, Dyrektorzy Sprzedaży, działy Finansów, Logistyki i Marketingu).
• Proaktywność i inicjatywa w działaniu – nastawienie na ciągłe usprawnianie, modernizację i optymalizację istniejących procesów operacyjnych.
• Skrupulatność, rzetelność oraz wysoka dbałość o dokładność i integralność wprowadzanych danych.

MSX International jest pracodawcą równych szans i zachęca do aplikowania osoby odpowiednio wykwalifikowane i spełniające wymagania, niezależnie od płci, rasy, niepełnosprawności, neurodywersyjności czy innych cech osobistych i tła, wieku, orientacji seksualnej, zmiany płci, religii lub przekonań, czy statusu małżeńskiego i rodzicielskiego.