Starszy specjalista / Starsza specjalistka ds. zamówień publicznych in Katowice

Praca stacjonarna – Warszawa, pełny etat, 7 000 – 8 000 zł brutto / mies. | umowa o pracę.

Twój zakres obowiązków:

• weryfikowanie i rejestracja wniosków o udzielenie zamówienia oraz wniosków zakupowych pod kątem zgodności z regulacjami wewnętrznymi instytucji kultury oraz przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych;
• analiza zasadności wyboru trybu udzielenia zamówienia, z uwzględnieniem specyfiki działalności kulturalnej i artystycznej;
• szacowanie wartości zamówień oraz udział w planowaniu zamówień publicznych i zakupów związanych z działalnością programową, wystawienniczą, edukacyjną i promocyjną instytucji;
• prowadzenie rejestrów wniosków o udzielenie zamówienia, wniosków zakupowych oraz innych ewidencji wymaganych przepisami wewnętrznymi;
• obsługa Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w szczególności rejestrowanie, prowadzenie i archiwizacja spraw związanych z zamówieniami;
• przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane związane z działalnością instytucji kultury;
• zapewnianie wsparcia merytorycznego pracownikom komórek organizacyjnych w zakresie zamówień i zakupów o wartości do 170 000 zł oraz postępowań prowadzonych na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych;
• doradztwo w zakresie stosowania regulaminu udzielania zamówień oraz zasad konkurencyjności;
• opracowywanie dokumentacji postępowań, w szczególności specyfikacji warunków zamówienia (SWZ), opisów przedmiotu zamówienia uwzględniających potrzeby artystyczne i programowe, ogłoszeń o zamówieniach, projektów umów i istotnych postanowień umownych;
• prowadzenie korespondencji z wykonawcami, artystami, twórcami i podmiotami zewnętrznymi;
• przygotowywanie odpowiedzi na pytania dotyczące dokumentacji postępowań;
• udział w pracach komisji przetargowej;
• obsługa postępowań z wykorzystaniem elektronicznych platform zakupowych;
• wprowadzanie i publikowanie informacji w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej;
• obsługa zamówień udzielanych na podstawie art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (zamówienia kulturalne), w szczególności dotyczących działalności artystycznej, twórczej, wystawienniczej, edukacyjnej i promocyjnej instytucji;
• weryfikowanie zasadności zastosowania wyłączenia spod reżimu ustawy Pzp;
• doradztwo dla komórek merytorycznych w zakresie przygotowania i realizacji zamówień kulturalnych;
• prowadzenie dokumentacji i rejestrów zamówień kulturalnych, w tym w systemie EZD;
• udział w przygotowywaniu i opiniowaniu umów z wykonawcami, artystami i podmiotami współpracującymi z instytucją kultury;
• monitorowanie realizacji umów oraz terminów ich wykonania;
• współpraca z działami programowymi, administracyjnym i finansowym;
• sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych;
• prowadzenie i archiwizacja dokumentacji postępowań zgodnie z przepisami archiwalnymi;
• przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień na potrzeby kontroli;
• monitorowanie zmian w przepisach Prawa zamówień publicznych oraz przepisach dotyczących instytucji kultury;
• udzielanie wsparcia pracownikom instytucji w zakresie procedur zakupowych;
• udział w opracowywaniu i aktualizacji regulaminów i procedur wewnętrznych;
• współpraca z kierownictwem i pracownikami instytucji kultury;
• przestrzeganie zasad etyki, poufności i bezstronności;
• przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych;
• wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego.

Nasze wymagania:

• wykształcenie wyższe (preferowane: prawo, administracja, ekonomia, finanse publiczne, zarządzanie, kulturoznawstwo z doświadczeniem administracyjnym);
• co najmniej 3 lata doświadczenia w obszarze zamówień publicznych;
• praktyczna znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych;
• praktyczna znajomość zasad udzielania zamówień kulturalnych (art. 11 ust. 5 pkt 2 Pzp);
• umiejętność interpretacji przepisów i stosowania ich w praktyce;
• znajomość procedur administracyjnych i archiwalnych;
• samodzielność, odpowiedzialność i dobra organizacja pracy.

Mile widziane:

• doświadczenie w pracy w instytucji kultury lub jednostce sektora finansów publicznych;
• umiejętność obsługi systemu EZD;
• doświadczenie w pracy na platformach zakupowych i w BZP;
• zatrudnienie na pełny etat w państwowej instytucji kultury;
• pracę w niedużym, zaangażowanym zespole;
• dogodną lokalizację biura – przy stacji metra Centrum Nauki Kopernik;
• możliwość pracy przy ciekawych projektach z obszaru kultury;
• prywatna opieka medyczna;
• dofinansowanie szkoleń i kursów;
• elastyczny czas pracy;
• spotkania integracyjne;
• kawa / herbata;
• paczki świąteczne.