Office Assistant in Warsaw

Norton Rose Fulbright jest globalną kancelarią prawną z ponad 3000 prawnikami doradzającymi klientom w Stanach Zjednoczonych, Europie, Kanadzie, Ameryce Łacińskiej, Azji, Australii, Afryce i na Bliskim Wschodzie. Oferujemy pełen zakres usług prawnych dla wiodących korporacji i instytucji finansowych na świecie. Nasza wizja to być biznesem klasy światowej, zyskownym, ambitnym, współpracującym i troskliwym, wspierającym naszych klientów i pracowników poprzez nasze globalne zasady biznesowe: Jakość, Jedność i Integralność.

Rola asystenta biura polega na zapewnieniu kompleksowego wsparcia administracyjnego, operacyjnego i HR, aby zapewnić efektywne funkcjonowanie biura w Warszawie. Pracując blisko z zespołami wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami, rola ta przyczynia się do utrzymania profesjonalnego, dobrze zorganizowanego i zorientowanego na usługi środowiska pracy.

Asystent biura wspiera koordynację działań biurowych, ułatwia komunikację między funkcjami usług biznesowych a międzynarodowymi biurami oraz pomaga w zarządzaniu dostawcami, obiektami, usługami biurowymi i procesami administracyjnymi. Dodatkowo, rola ta wspiera funkcję zasobów ludzkich, przyczyniając się do płynnej realizacji rekrutacji, onboardingu i offboardingu, administracji HR oraz utrzymania dokładnych i poufnych rekordów pracowników.

Asystent biura odgrywa również aktywną rolę w wspieraniu inicjatyw zaangażowania pracowników i budowaniu pozytywnej kultury biurowej. Wymagana jest doskonała organizacja, niezawodność, dbałość o szczegóły, dyskrecja oraz proaktywne podejście, a także umiejętność zarządzania wieloma priorytetami z elastycznością i profesjonalizmem.

Obowiązki obejmują, ale nie ograniczają się do:

• Zapewnienie ogólnego wsparcia administracyjnego, w tym archiwizacji, wprowadzania danych, zarządzania dokumentami oraz obsługi korespondencji (e-maile, listy i zapytania telefoniczne).
• Pomoc w planowaniu spotkań, umawianiu wizyt i utrzymywaniu kalendarzy.
• Zarządzanie zapasami biurowymi i koordynowanie zamówień na materiały biurowe, catering, napoje i inne zakupy związane z biurem.
• Przygotowywanie, korekta i formatowanie dokumentów, raportów, prezentacji i innych materiałów biznesowych.
• Weryfikacja i zatwierdzanie faktur dostawców przed przetwarzaniem i płatnością.
• Utrzymywanie kontaktu z dostawcami, usługodawcami, przedstawicielami właścicieli nieruchomości oraz wykonawcami konserwacji w sprawach związanych z biurem.
• Wsparcie w codziennym funkcjonowaniu biura i zapewnienie profesjonalnego oraz zorganizowanego środowiska pracy.
• Wsparcie procesu onboardingu nowych pracowników, w tym przygotowywanie materiałów powitalnych i koordynowanie działań wprowadzających.
• Pomoc w utrzymywaniu rekordów pracowników i akt osobowych zgodnie z wewnętrznymi politykami i wymaganiami poufności.
• Wsparcie administracji HR, w tym przygotowanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem i koordynacja procesów cyklu życia pracownika.
• Pomoc w procesie rekrutacji, w tym publikowanie ogłoszeń o pracę, umawianie rozmów kwalifikacyjnych i koordynowanie komunikacji z kandydatami.
• Organizacja i realizacja inicjatyw zaangażowania pracowników, sesji szkoleniowych i wydarzeń wewnętrznych.
• Odpowiadanie na rutynowe zapytania pracowników dotyczące polityki HR, procedur i praktyk biurowych.

Wymagania:

• Doświadczenie w administracji biurowej, wsparciu biznesowym lub administracji HR.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i multitaskingowe.
• Silna dbałość o szczegóły oraz proaktywne, praktyczne podejście.
• Znajomość Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Biegła znajomość języka polskiego i angielskiego.
• Silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.
• Umiejętność obsługi poufnych informacji z dyskrecją.
• Umiejętność pracy w zespole z pozytywnym, zorientowanym na usługi nastawieniem.

Oferujemy:

• Umowę o pracę na czas określony (zastępstwo macierzyńskie).
• Konkurencyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i kwalifikacji.
• Prywatne ubezpieczenie zdrowotne.
• Wkład w członkostwo w siłowni.
• Możliwość zdobycia cennego doświadczenia w wiodącej międzynarodowej kancelarii prawnej.
• Ekspozycję na działania związane z zarządzaniem biurem i zasobami ludzkimi.
• Przyjazne, współpracujące i wspierające środowisko pracy.
• Nowoczesne biuro w sercu centrum Warszawy.
• Możliwość pracy z międzynarodowymi zespołami w sieci Norton Rose Fulbright.

Jesteśmy dumni z bycia pracodawcą równych szans i zachęcamy do aplikacji osoby, które mogą uzupełnić nasze istniejące zespoły. Staramy się stworzyć inkluzyjny i dostępny proces rekrutacji dla wszystkich kandydatów. Jeśli potrzebujesz jakichkolwiek dostosowań lub udogodnień, daj nam znać.