Office Assistant in Warsaw

Norton Rose Fulbright jest globalną kancelarią prawną z ponad 3000 prawnikami doradzającymi klientom w Stanach Zjednoczonych, Europie, Kanadzie, Ameryce Łacińskiej, Azji, Australii, Afryce i na Bliskim Wschodzie. Oferujemy pełen zakres usług prawnych dla wiodących korporacji i instytucji finansowych na świecie.

Nasza wizja to być biznesem światowej klasy, zyskownym, ambitnym, współpracującym i troskliwym, wspierającym naszych klientów i pracowników poprzez nasze globalne zasady biznesowe: Jakość, Jedność i Integralność. Z ponad 7000 pracownikami na całym świecie, nasza kultura jest nicią, która nas łączy. Nasza strategia i kultura są ze sobą ściśle powiązane – definiowane przez wspólną ambicję, globalną współpracę i mentalność jednego zespołu.

Asystent biura jest odpowiedzialny za zapewnienie kompleksowego wsparcia administracyjnego, operacyjnego i HR, aby zapewnić efektywne funkcjonowanie biura w Warszawie. Pracując blisko z zespołami wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami, rola ta przyczynia się do utrzymania profesjonalnego, dobrze zorganizowanego i zorientowanego na usługi środowiska pracy.

Asystent biura wspiera koordynację działań biurowych, ułatwia komunikację między funkcjami usług biznesowych a międzynarodowymi biurami oraz pomaga w zarządzaniu dostawcami, obiektami, usługami biurowymi i procesami administracyjnymi.

Wymagana jest doskonała organizacja pracy, niezawodność, dbałość o szczegóły, dyskrecja oraz proaktywne podejście, a także umiejętność zarządzania wieloma priorytetami z elastycznością i profesjonalizmem. Jest to umowa na czas określony do lutego 2028 roku.

Specyficzne obowiązki obejmują, ale nie ograniczają się do:

• Zapewnienie ogólnego wsparcia administracyjnego, w tym archiwizacji, wprowadzania danych, zarządzania dokumentami i obsługi korespondencji (e-maile, listy i zapytania telefoniczne).
• Pomoc w planowaniu spotkań, umawianiu wizyt i utrzymywaniu kalendarzy.
• Zarządzanie zapasami materiałów biurowych i koordynowanie zamówień na materiały biurowe, catering, napoje i inne zakupy związane z biurem.
• Przygotowywanie, korekta i formatowanie dokumentów, raportów, prezentacji i innych materiałów biznesowych.
• Weryfikacja i zatwierdzanie faktur dostawców przed przetwarzaniem i płatnością.
• Utrzymywanie kontaktów z dostawcami, usługodawcami, przedstawicielami właścicieli nieruchomości i wykonawcami konserwacji w sprawach związanych z biurem.
• Wsparcie w codziennym funkcjonowaniu biura i zapewnienie profesjonalnego i zorganizowanego środowiska pracy.
• Wsparcie procesu onboardingu i offboardingu pracowników i kontrahentów.
• Wsparcie w planowaniu i koordynacji wewnętrznych spotkań, wydarzeń i inicjatyw biurowych.
• Zapewnienie wsparcia administracyjnego dla prawników i zespołów usług biznesowych w razie potrzeby.
• Zapewnienie zastępstwa recepcyjnego w razie potrzeby.

Wsparcie w zakresie zasobów ludzkich:

• Wsparcie procesu onboardingu nowych pracowników, w tym przygotowywanie materiałów powitalnych i koordynowanie działań wprowadzających.
• Pomoc w utrzymywaniu akt pracowniczych i teczek osobowych zgodnie z wewnętrznymi politykami i wymaganiami poufności.
• Wsparcie administracji HR, w tym przygotowanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem i koordynacja procesów cyklu życia pracownika.
• Pomoc w procesie rekrutacji, w tym publikowanie ogłoszeń o pracę, umawianie rozmów kwalifikacyjnych i koordynowanie komunikacji z kandydatami.
• Pomoc w organizacji i realizacji inicjatyw angażujących pracowników, sesji szkoleniowych i wydarzeń wewnętrznych.
• Odpowiadanie na rutynowe zapytania pracowników dotyczące polityki HR, procedur i praktyk biurowych.

Kim jesteś:

• Doświadczenie w administracji biurowej, wsparciu biznesowym lub administracji HR.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i multitaskingowe.
• Silna dbałość o szczegóły i proaktywne podejście.
• Znajomość pakietu Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Biegła znajomość języka polskiego i angielskiego.
• Silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.
• Umiejętność obsługi poufnych informacji z dyskrecją.
• Gracz zespołowy z pozytywnym, zorientowanym na usługi nastawieniem.

Co oferujemy:

• Umowa o pracę na czas określony (zastępstwo macierzyńskie).
• Konkurencyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i kwalifikacji.
• Prywatne ubezpieczenie zdrowotne.
• Wkład w członkostwo w siłowni.
• Możliwość zdobycia cennego doświadczenia w wiodącej międzynarodowej kancelarii prawnej.
• Ekspozycja na działania zarówno w zakresie zarządzania biurem, jak i zasobów ludzkich.
• Przyjazne, współpracujące i wspierające środowisko pracy.
• Nowoczesne biuro w sercu centrum Warszawy.
• Możliwość pracy z międzynarodowymi zespołami w sieci Norton Rose Fulbright.

Jesteśmy dumni z tego, że jesteśmy pracodawcą równych szans i zachęcamy do aplikacji osoby, które mogą uzupełnić nasze istniejące zespoły. Dążymy do stworzenia inkluzywnego i dostępnego procesu rekrutacji dla wszystkich kandydatów. Jeśli potrzebujesz jakichkolwiek dostosowań lub udogodnień, daj nam znać.