Plumbing & HVAC Office Manager in Katowice

Remote

About Offshore Launch: Offshore Launch is a business and growth operations firm helping home service owners scale their operations. We design, build, and staff business and revenue operations so the shop runs on clear process, technology and data - so owners can work on the business instead of being trapped inside it. Jesteśmy agencją skoncentrowaną na ludziach, z pasją do pozostawiania każdego pracownika i klienta w lepszej pozycji niż ta, w której ich znaleźliśmy.

Dlaczego warto dołączyć do Offshore Launch?

• Wpływ na rozwój i sukces małych i średnich przedsiębiorstw.
• Praca w zdalnym środowisku, które stawia na ludzi i wartościuje rozwój kariery.
• Dostęp do kompleksowych świadczeń, które obejmują HMO, PTO, przejrzyste premie, podwyżki i ścieżki kariery - z ogólnym naciskiem na współpracę, współdziałanie i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
• Wkład w kulturę, która ceni partnerstwo, obsługę i doskonałość.

Kogo obsługujemy

Będziesz Menedżerem Biura dla rodzinnej firmy zajmującej się hydrauliką, ogrzewaniem i chłodnictwem. Rodzina jest w branży od ponad 40 lat i obsługuje właścicieli domów w Connecticut i Nowym Jorku. Prowadzą premium, profesjonalną operację:

• Finansowanie dla klientów
• Płatne członkostwo w programie konserwacyjnym

Ich klienci oczekują wysokiej jakości, a właściciel również. Ta rola jest dla kogoś, kto chce zarządzać biurem, a nie tylko je wspierać.

Co będziesz zarządzać:

• Telefony. Jesteś pierwszym głosem, który słyszą klienci. Odbierasz i umawiasz wizyty na usługi, awarie (brak ogrzewania, aktywne wycieki, brak ciepłej wody) oraz wyceny, spokojnie i profesjonalnie.
• Planowanie i dyspozycja. Buduj i zarządzaj codziennymi harmonogramami techników, przekierowuj ich, gdy pojawią się nagłe przypadki, i informuj klientów o czasach przybycia. Właściciel nie powinien musieć interweniować.
• Follow-up. Wykonuj telefony po zakończeniu prac, śledź otwarte wyceny zgodnie z SOP i sprzedawaj oraz odnawiaj członkostwa w programie konserwacyjnym.
• Śledzenie pracy. Śledź każdą pracę od rezerwacji przez zakończenie i fakturowanie, i oznaczaj wszelkie prace, które są zablokowane, wstrzymane lub zagrożone opóźnieniem.
• Gotówka. Fakturuj, zbieraj płatności, utrzymuj należności na bieżąco i pomagaj klientom w aplikacjach finansowych.
• Zgodność i administracja. Dokładnie i na czas zajmuj się pozwoleniami, certyfikatami ubezpieczenia (COI), licencjami i dokumentacją techników.
• Płace. Przygotowuj dokładne płace w każdym okresie płatności.
• Raportowanie. Przesyłaj właścicielowi cotygodniowy raport dotyczący połączeń, wskaźnika rezerwacji, zakończenia pracy, zaległości, starzejących się należności i członkostw.
• Systemy i zespół. Utrzymuj oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi (Housecall Pro, ServiceTitan lub podobne) w czystości i dokładności. Wspieraj zatrudnianie i wdrażanie oraz zarządzaj wszelkimi pracownikami biurowymi dodanymi w miarę rozwoju firmy.

Jak będziesz mierzony:

• 95%+ połączeń odebranych
• Każde nowe zapytanie skontaktowane w ciągu 5 minut
• 75%+ kwalifikowanych zapytań zarezerwowanych
• Każda otwarta wycena śledzona na czas, zgodnie z SOP
• Rejestracje i odnawianie członkostw na poziomie docelowym
• Należności utrzymywane w ramach celu, z niczym nie starzejącym się bez działania
• Cotygodniowa lista zablokowanych lub wstrzymanych prac, wysyłana bez niespodzianek
• Płace, pozwolenia i dokumentacja wykonane poprawnie i na czas, za każdym razem

Odniesiesz sukces, jeśli masz:

• 2+ lata doświadczenia w zarządzaniu biurem, dyspozycji, obsłudze klienta lub koordynacji operacji, najlepiej w hydraulice, HVAC lub innych usługach domowych
• Praktyczne doświadczenie z Housecall Pro, ServiceTitan, Jobber lub podobną platformą
• Doskonale rozwinięte umiejętności komunikacyjne w języku angielskim i pewna, ciepła obecność telefoniczna
• Wysoka motywacja i dbałość o szczegóły. Dotrzymujesz terminów bez potrzeby przypominania.
• Umiejętność jednoczesnego zarządzania telefonami, harmonogramami i follow-upami bez pomijania czegokolwiek
• Dostępność do pracy w godzinach pracy wschodnioamerykańskiego czasu

Miło widzieć:

• Bezpośrednie doświadczenie w hydraulice lub HVAC, szczególnie w zakresie dyspozycji awaryjnych lub członkostw w programie konserwacyjnym
• Doświadczenie w zakresie płac, należności lub podstawowego kosztorysowania pracy
• Doświadczenie w zarządzaniu małym zdalnym zespołem

Wynagrodzenie i świadczenia (do dostarczenia przez Offshore Launch):

• Gwarantowana roczna premia w wysokości jednego miesięcznego wynagrodzenia
• Premia roczna uzależniona od wyników do 1,5-krotności miesięcznego wynagrodzenia, uzależniona od kwartalnych wyników
• 16 dni PTO

Uwaga: Klient nie jest zaangażowany w wynagrodzenie ani świadczenia. Jako pracownik Offshore Launch, wszystkie wynagrodzenia i świadczenia są dostarczane przez Agencję.