Office Manager – Remote in Katowice

Offshore Launch to firma zajmująca się operacjami biznesowymi i wzrostem, pomagająca właścicielom usług domowych w skalowaniu ich działalności. Projektujemy, budujemy i zatrudniamy operacje biznesowe i przychodowe, aby sklep działał na podstawie jasnych procesów, technologii i danych - tak, aby właściciele mogli pracować nad rozwojem firmy, zamiast być uwięzieni w jej wnętrzu.

Jako zespół skoncentrowany na ludziach, mamy pasję do pozostawiania każdego pracownika i klienta w lepszej sytuacji, niż zastaliśmy ich.

Dlaczego warto dołączyć do Offshore Launch?

• Wpływ na wzrost i sukces małych i średnich przedsiębiorstw.
• Praca w zdalnym środowisku, które stawia na ludzi i wartości wzrostu kariery.
• Dostęp do kompleksowych świadczeń, w tym HMO, PTO, przejrzystych premii, podwyżek i ścieżek kariery - z ogólnym naciskiem na współpracę, współdziałanie i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
• Wkład w kulturę, która ceni partnerstwo, obsługę i doskonałość.

Kogo obsługujemy

Obsługujemy rodzinne i prowadzone przez właścicieli firmy świadczące usługi domowe (np. hydraulika/HVAC) na platformach Housecall Pro, ServiceTitan i porównywalnych platformach usług terenowych. Wyposażamy je w infrastrukturę operacyjną i talenty do prowadzenia codziennych operacji, aby mogły skupić się na rozwoju w terenie, sprzedaży i wzroście.

Ta rola wspiera rodzinną firmę zajmującą się hydrauliką i ogrzewaniem działającą na Housecall Pro i Gusto. Będziesz administracyjnym kręgosłupem firmy: odbierając telefony od właściciela i zarządzając każdą rezerwacją, zmianą harmonogramu, fakturą, pozwoleniem i nowym pracownikiem, aby właściciel mógł pozostać w terenie.

Obowiązki:

• Obsługa połączeń i rezerwacji: odpowiadaj na każde przychodzące połączenie oraz leady LSA i Angi, rezerwuj wizytę diagnostyczną/transportową podczas pierwszego połączenia (bez podawania cen przez telefon) i kieruj nietypowe połączenia (np. prace przy piecu) do właściciela.
• Zarządzanie harmonogramem Housecall Pro: rezerwuj okna przybycia, przestawiaj dzień, gdy hydraulik sprzedaje większą pracę (np. bezciśnieniowy, wykop) i obsługuj każdą zmianę terminu klienta.
• Fakturowanie każdej pracy w Housecall Pro, zbieranie płatności po zakończeniu i prowadzenie procesu windykacji AR aż do ściągnięcia należności.
• Zarządzanie kartą na pliku i warunkami net-30 dla kont komercyjnych.
• Rejestrowanie każdej wyceny ryczałtowej w Housecall Pro i utrzymywanie jej statusu na bieżąco.
• Prowadzenie płac, onboardingu i offboardingu w Gusto, w tym I-9 i dokumentacji nowego pracownika, mundurów oraz śledzenie iPada, karty firmowej i furgonetki każdego hydraulika.
• Uzyskiwanie pozwoleń, rezerwacja sprzętu (np. koparki) do prac wykopowych, wysyłanie COI do miast i klientów komercyjnych oraz śledzenie odnawiania licencji.
• Codzienne monitorowanie ogólnej skrzynki pocztowej biura (formularze ze strony internetowej, prośby właściciela).
• Dostarczanie cotygodniowych raportów biurowych z Housecall Pro.
• Dokumentowanie każdego powtarzającego się zadania jako SOP i utrzymywanie poprawnej konfiguracji Housecall Pro (tagi umiejętności, książka cenowa, śledzenie GPS).

Oczekiwania dotyczące KPI / wydajności:

• Odpowiedź na każde połączenie i lead; brak konieczności oddzwonienia przez właściciela.
• Wskaźnik rezerwacji powyżej 80% na kwalifikowanych leadach.
• Każda praca fakturowana i ściągnięta po zakończeniu; niezapłacone faktury śledzone codziennie przez 4 dni, następnie co tydzień, z zakazem obsługi po 30 dniach i windykacją po 60 dniach.
• Każda wycena zarejestrowana z aktualnym statusie.
• Dokładne i terminowe płace.
• Pozwolenia, COI, licencje i dokumentacja techników przetwarzane dokładnie i na czas.
• Raporty tygodniowe dostarczane na czas i dokładne.

Wymagania:

• 2+ lata doświadczenia w zarządzaniu biurem, dyspozycji lub koordynacji operacji, najlepiej w branży hydraulicznej, HVAC lub usług terenowych.
• Znajomość Housecall Pro lub porównywalnej platformy FSM (ServiceTitan, Jobber).
• Silna obecność telefoniczna oraz doskonałe umiejętności pisemne i werbalne w języku angielskim.
• Umiejętność samodzielnego prowadzenia pracy od początku do końca i śledzenia jej bez bliskiego nadzoru.
• Organizacja i dbałość o szczegóły, z nawykiem dokumentowania procesów.

Wymagania (mile widziane):

• Bezpośrednie doświadczenie w branży hydraulicznej lub grzewczej.
• Doświadczenie z Gusto lub podobną platformą płacową/HR.
• Doświadczenie w obsłudze pozwoleń, COI lub windykacji AR.

Wynagrodzenie i świadczenia (do przekazania przez Offshore Launch):

• Gwarantowana roczna premia w wysokości jednego miesięcznego wynagrodzenia.
• Premia roczna uzależniona od wyników do 1,5-krotności miesięcznego wynagrodzenia, uzależniona od kwartalnych wyników.
• 16 dni PTO.

Uwaga: Klient nie jest zaangażowany w wynagrodzenie ani świadczenia. Jako pracownik Offshore Launch, wszystkie wynagrodzenia i świadczenia są zapewniane przez Agencję.