Senior Invoicing Specialist in Kraków

Senior Invoicing Specialist jest odpowiedzialny za zarządzanie i optymalizację transakcji cyfrowych na globalną skalę. Ich celem jest zapewnienie bezpiecznych, efektywnych i płynnych procesów płatności cyfrowych w różnych regionach i na różnych platformach. Mogą pracować nad poprawą doświadczeń użytkowników, redukcją tarcia transakcyjnego lub oszustw oraz wdrażaniem nowych technologii w celu usprawnienia operacji finansowych na całym świecie.

Główne obowiązki:

• Zarządzanie zamówieniami przepływającymi przez cyfrowe platformy zakupowe (np. Coupa, Ariba, sklep internetowy) od zgłoszenia przez personel obsługi klienta do fakturowania, korzystając z dostępnych narzędzi i raportów, we współpracy z działem kredytów i windykacji oraz agentami obsługi klienta.
• Pełnienie roli właściciela sprawy od początku do końca w kontaktach z klientem.
• Wsparcie w zakresie PO/fakturowania, zapewniając odpowiednie ustawienia podczas tworzenia zamówienia, współpracując z agentami wprowadzania zamówień w dziale obsługi klienta.
• Monitorowanie i wspieranie przesyłania faktur do klientów (np. przesyłanie faktur na platformy klientów), współpracując z działem kredytów i windykacji oraz agentami obsługi klienta, zapewniając pomyślne i terminowe wykonanie, zgodnie z lokalnymi przepisami prawnymi.
• Monitorowanie i wspieranie realizacji zamówień w kanałach cyfrowych w odpowiednim czasie, rozwiązywanie problemów w razie potrzeby (np. utrata połączenia, brak otrzymania faktury).
• Wsparcie w onboardingu wybranych klientów (np. wysyłanie zaproszeń e-mailowych, zbieranie informacji z różnych działów).
• Rozwiązywanie skarg klientów, wykorzystując narzędzia do śledzenia do momentu rozwiązania (np. zarządzanie przypadkami w Salesforce).
• Przeprowadzanie analizy przyczyn źródłowych bieżących punktów awarii, proaktywne aktualizowanie procesów/platformy w celu zmniejszenia dalszych opóźnień.
• Zarządzanie nieudanymi/zablokowanymi/odrzuconymi transakcjami (np. PO lub faktura) do pomyślnego rozwiązania.
• Wsparcie, w razie potrzeby, aktualizacji systemów, integracji z nowymi platformami lub projektami poprawy procesów.
• Bycie punktem kontaktowym w przypadku eskalacji i/lub pilnych pytań z innych działów.
• Wsparcie młodszych członków zespołu w razie potrzeby.

Podstawowe kwalifikacje:

• Wykształcenie wyższe w odpowiedniej dziedzinie, takiej jak finanse, zarządzanie biznesem, informatyka lub pokrewne dyscypliny.
• Poprzednie doświadczenie w systemach płatności cyfrowych, przetwarzaniu transakcji, integracjach systemowych lub operacjach finansowych – minimum 2 lata doświadczenia preferowane.

Preferowane kwalifikacje:

• Doświadczenie w rolach związanych z przetwarzaniem płatności, wykrywaniem oszustw lub e-commerce.
• Biegłość w korzystaniu z bramek płatniczych, oprogramowania finansowego i platform płatności cyfrowych.
• Znajomość języków programowania, baz danych i interfejsów API może być również korzystna w rozwiązywaniu problemów i integracji systemów.
• Zrozumienie globalnych regulacji płatniczych, standardów zgodności i przepisów dotyczących prywatności danych.
• Umiejętność analizy danych transakcyjnych, wykrywania anomalii oraz identyfikowania potencjalnych problemów lub trendów w transakcjach cyfrowych jest niezbędna do optymalizacji procesów i redukcji oszustw.
• Silne umiejętności komunikacyjne są niezbędne do współpracy z zespołami międzyfunkcyjnymi, zewnętrznymi partnerami i klientami w celu skutecznego rozwiązywania zapytań i problemów związanych z płatnościami.
• Umiejętność identyfikowania i rozwiązywania problemów związanych z przetwarzaniem transakcji, bezpieczeństwem i doświadczeniem użytkownika.
• Otwartość na naukę nowych technologii i śledzenie trendów w branży.
• Dokładność, precyzja i dbanie o relacje z klientami.

Krytyczne umiejętności:

• Silne umiejętności pisemne i werbalne.
• Ogólna wiedza na temat zastosowań w branży spożywczej, usługowej i/lub farmaceutycznej jest plusem.
• Silny gracz zespołowy, zdolny do pracy w różnych obszarach.
• Analityczne myślenie i umiejętność rozwiązywania problemów.

Co oferujemy:

• Prywatna opieka zdrowotna, w tym opieka stomatologiczna.
• Ubezpieczenie na życie i długoterminowe ubezpieczenie od niezdolności do pracy.
• System kafeteryjny MyBenefit, karta Multisport, dotacje z funduszu socjalnego.
• Dodatek na pracę zdalną, zwrot kosztów nauki, nagrody za polecenia.
• Możliwości rozwoju kariery wewnętrznej w różnych obszarach biznesowych.
• Dzień wolny na świętowanie urodzin oraz do 3 dodatkowych dni urlopu w zależności od długości zatrudnienia w firmie.