Contract Operations Analyst in Łódź

Contract Operations Analyst will play a key role wspierając i zarządzając cyklem życia umowy, w tym weryfikując informacje dotyczące żądania umowy. Ta rola będzie współpracować z działem prawnym, zakupów, finansów oraz interesariuszami biznesowymi, koordynując przegląd prawny tam, gdzie jest to wymagane, przeglądając dokumenty, które nie wymagają przeglądu prawnego, potwierdzając użycie zatwierdzonych przez prawników szablonów i warunków, zarządzając rekordami umów i metadanymi, wspierając podpisywanie i umożliwiając zamówienia zakupu oraz pomagając użytkownikom biznesowym w nawigacji po procesach związanych z umowami.

Wymagana jest znajomość administracji umowami, przeglądu umów, koordynacji interesariuszy oraz zarządzania cyklem życia umowy w złożonym globalnym środowisku.

Kluczowe obowiązki:

• Działanie jako główny punkt kontaktowy dla przyjmowania umów, triage'u i koordynacji cyklu życia.
• Dostarczanie procesu umowy od początku do końca w sposób skuteczny, efektywny i skoncentrowany na użytkowniku, z naciskiem na czas cyklu, dokładność, zgodność i ciągłość biznesową.
• Wsparcie dokładnego przyjmowania umów, kierowania, koordynacji przeglądów, zatwierdzeń, umożliwienia podpisu, aktywacji umowy, archiwizacji i umożliwienia zakupu poprzez CLM, SAP i DocuSign.
• Wsparcie identyfikacji ryzyka umowy i koordynacja rozwiązania z działem prawnym oraz interesariuszami biznesowymi.
• Śledzenie i monitorowanie metryk związanych z umowami, poziomów usług, wolumenów kolejek, starzejących się umów, wąskich gardeł, jakości danych, trendów problemowych oraz opinii użytkowników.
• Przedstawianie rekomendacji w celu poprawy procesów umownych, wydajności umów, jakości danych i doświadczenia użytkowników we współpracy z działem prawnym, zakupów, finansów, DD&T, TBS i innymi funkcjami.
• Identyfikacja i dokumentowanie możliwości doskonalenia technologii umownych, procesów roboczych, powiadomień, wyszukiwania, raportowania, logiki sygnatariuszy, czyszczenia danych i wydajności integracji.
• Escalacja problemów operacyjnych, prawnych, zakupowych, finansowych, systemowych lub integracyjnych do odpowiedniej grupy wsparcia i koordynacja praktycznych rozwiązań tymczasowych, gdy to konieczne, aby utrzymać pilne potrzeby biznesowe.

Wymagane kwalifikacje:

• Preferowane wykształcenie wyższe lub na poziomie college'u.
• Minimum 2-3 lata doświadczenia w zarządzaniu umowami, administracji umowami, operacjach prawnych, umowach z dostawcami lub w środowiskach zarządzania cyklem życia umowy (CLM).
• Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu umowami przez wiele etapów cyklu życia, w tym koordynacji tworzenia, przeglądów, zatwierdzeń, wykonania, zmian i odnawiania.
• Doświadczenie w współpracy z działem prawnym, zakupów, finansów lub interesariuszami biznesowymi w sprawach związanych z umowami.
• Biegła znajomość języka angielskiego oraz preferowana znajomość języka operacyjnego regionu na poziomie biznesowym.
• Silne umiejętności komunikacyjne i udokumentowana zdolność do przekształcania wymagań biznesowych, prawnych, zakupowych i systemowych w jasne wytyczne operacyjne.
• Doświadczenie lub wiedza na temat globalnych, regionalnych lub wspólnych środowisk operacyjnych.
• Silna wiedza funkcjonalna na temat technologii zarządzania danymi, treściami i umowami, w tym platform CLM, narzędzi do elektronicznych podpisów, systemów zakupowych, raportowania procesów roboczych i modeli wsparcia użytkowników.
• Znajomość procesu S2P, w tym zrozumienie PR, PO, zatwierdzeń, procesów sygnatariuszy, umożliwienia dostawców i przekazywania związanych z fakturami.
• Wysoka staranność w administracji, dokładności dokumentacji, jakości metadanych, zarządzaniu rekordami i wykonywaniu procesów gotowych do audytu.
• Zdolność do przyjęcia odpowiedzialności za efektywny, responsywny i skoncentrowany na kliencie proces prawny związany z umowami, w tym wsparcie w pilnych eskalacjach i koordynację międzyfunkcyjną.

Co przyniesiesz:

• Skoncentrowane na kliencie podejście i doskonałość operacyjną.
• Silne umiejętności komunikacyjne i budowania relacji.
• Zdolność do pracy samodzielnej przy jednoczesnej efektywnej współpracy w różnorodnych globalnych zespołach.
• Myślenie o ciągłym doskonaleniu z pasją do ulepszania procesów i doświadczenia użytkowników.
• Zaangażowanie w dokładność, zgodność i wysoką jakość świadczenia usług.

Środowisko pracy: Globalne, silnie regulowane środowisko biznesowe. Rozległa współpraca z działem prawnym, zakupów, finansów, DD&T, dostawcami i interesariuszami biznesowymi. Ograniczone podróże mogą być wymagane.