Contract and Compensation Coordinator in Warsaw

Milestone One jest organizacją świadczącą usługi umożliwiające prowadzenie badań klinicznych, z globalną siedzibą w Zug, Szwajcaria. Rozumiemy potrzeby miejsc badań klinicznych, a naszą misją jest wspieranie ich w skuteczniejszym przeprowadzaniu badań.

Obowiązki:

• Koordynowanie przygotowania umów dla pracowników i kontrahentów.
• Zapewnienie, że projekty umów odzwierciedlają uzgodnione warunki (rola, zakres, wynagrodzenie, świadczenia) oraz podstawowe lokalne wymagania przed złożeniem do zatwierdzenia i podpisu.
• Monitorowanie pełnego cyklu życia umowy (przygotowanie, przegląd, zatwierdzenie, podpis), przypominanie interesariuszom i zamykanie spraw w ustalonych terminach.
• Przygotowywanie aneksów i przedłużeń umów we współpracy z działami HR, prawnym i finansowym.
• Utrzymywanie zorganizowanego i aktualnego rejestru umów oraz związanej dokumentacji zgodnie z standardami MO1.
• Przygotowywanie i konsolidowanie danych potrzebnych do rozliczeń płacowych dla zewnętrznych dostawców płac w różnych krajach (wynagrodzenia, świadczenia, dodatki, zmiany w warunkach zatrudnienia).
• Wykonywanie weryfikacji dokładności i kompletności danych wejściowych i wyjściowych (raporty płacowe), identyfikowanie oczywistych niezgodności i eskalowanie ich do działu HR, finansowego lub dostawcy płac.
• Przygotowywanie regularnych raportów i podsumowań dotyczących wynagrodzeń (np. listy płac, podwyżki, premie, dodatki) dla działów HR i Finansów oraz Administracji.
• Wsparcie działu HR w wdrażaniu decyzji dotyczących wynagrodzeń i świadczeń poprzez zapewnienie spójności między dokumentacją umowną, danymi płacowymi a wewnętrznymi rejestrami.
• Badanie rynków wynagrodzeń, świadczeń i dodatków w różnych krajach za pomocą raportów płacowych, portali specjalistycznych i innych wiarygodnych źródeł.
• Tworzenie i aktualizowanie wewnętrznych raportów benchmarkowych dotyczących wynagrodzeń, aby wspierać procesy decyzyjne działu HR i F&A.
• Współpraca z działem prawnym i HR w zakresie zgodności umów i praktyk wynagrodzeniowych z lokalnym prawem pracy, przy eskalowaniu skomplikowanych kwestii prawnych do ekspertów.
• Zapewnienie bezpieczeństwa, poufności i właściwego przetwarzania danych osobowych i wynagrodzeniowych (w tym zgodność z RODO).
• Udział w projektach związanych z umowami i wynagrodzeniami (np. zmiana dostawców płac, standaryzacja szablonów umów, wdrażanie nowych narzędzi HR/wynagrodzeń).
• Identyfikowanie możliwości poprawy (standaryzacja, automatyzacja, jaśniejsze wytyczne) i proponowanie praktycznych rozwiązań.
• Stała współpraca z globalnymi zespołami HR, prawnym, finansowym oraz zewnętrznymi partnerami (dostawcy płac, agencje zatrudnienia, lokalni doradcy).

Wykształcenie:

• Preferowany stopień naukowy (Zarządzanie Zasobami Ludzkimi, Finanse, Prawo, Ekonomia, Biznes lub pokrewne dziedziny).
• Akceptowalna jest równoważna kombinacja wykształcenia i doświadczenia zawodowego.

Doświadczenie:

• 3–5 lat doświadczenia zawodowego w obszarze HR, wynagrodzeń i świadczeń, koordynacji płac lub administracji HR, najlepiej w międzynarodowym środowisku.
• Doświadczenie w pracy z umowami o pracę i/lub umowami B2B (przygotowanie, aktualizacje, współpraca z HR i działem prawnym).
• Doświadczenie w współpracy z zewnętrznymi dostawcami płac — przygotowywanie i przesyłanie kompletnych danych oraz utrzymywanie kontaktu operacyjnego.
• Doświadczenie w przygotowywaniu lub utrzymywaniu raportów/podsumowań wynagrodzeń dla działów HR/Finansów.
• Doświadczenie w organizacjach SMO, CRO lub związanych z badaniami klinicznymi jest uważane za dużą zaletę.
• Doświadczenie w pracy w rozproszonym, wielokulturowym środowisku (współpraca w wielu krajach).

Wiedza i umiejętności:

• Dobre zrozumienie podstawowych procesów HR oraz obszarów wynagrodzeń/świadczeń, w tym wiedza na temat danych wymaganych do przetwarzania płac (bez potrzeby samodzielnego obliczania wynagrodzeń).
• Umiejętność przygotowywania, strukturyzowania i weryfikowania danych HR i wynagrodzeń używanych przez zewnętrznych dostawców płac oraz wewnętrzne działy.
• Umiejętność identyfikowania brakujących, niespójnych lub nietypowych wartości danych (np. w raportach płacowych) i odpowiedniego eskalowania problemów.
• Bardzo dobra znajomość Excela lub podobnych narzędzi (sortowanie, filtrowanie, tabele przestawne, proste formuły) do celów raportowania i kontroli.
• Doświadczenie w pracy z systemami HR/płacowymi/HRIS oraz narzędziami do zarządzania dokumentami; chęć nauki nowych systemów.
• Umiejętność wyszukiwania, analizowania i interpretowania danych rynkowych (wynagrodzenia, świadczenia, dodatki) z raportów płacowych i portali specjalistycznych.
• Świadomość regulacji dotyczących ochrony danych (w tym RODO) oraz wymagań dotyczących poufności przy przetwarzaniu danych osobowych.

Umiejętności miękkie:

• Wysoka dokładność i dbałość o szczegóły podczas pracy z dokumentami i danymi.
• Silne poczucie odpowiedzialności i umiejętność doprowadzania zadań do końca.
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne w mowie i piśmie, w tym interakcja z międzynarodowymi i zewnętrznymi interesariuszami.
• Umiejętność pracy w dynamicznym, międzynarodowym środowisku z wieloma równoległymi zadaniami i terminami.
• Wysoki poziom dyskrecji, etyki i wiarygodności przy obsłudze poufnych informacji.
• Proaktywne podejście skoncentrowane na poprawie procesów, a nie tylko na ich utrzymywaniu.

Języki:

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego i polskiego (w mowie i piśmie) — obowiązkowa.

Jeśli czujesz, że nadszedł czas, aby pokazać swoje umiejętności i wiedzę w rozwijającej się firmie, która naprawdę koncentruje się na swoich ludziach, to Milestone One jest odpowiednim wyborem dla Ciebie.