Executive Assistant & Governance Lead in Warsaw

Dla naszego Klienta, innowacyjnej firmy farmaceutycznej, poszukujemy obecnie osoby na stanowisko Executive Assistant & Governance Lead. Rola ta łączy w sobie kompleksowe wsparcie Dyrektora Zarządzającego (na region Polski i Krajów Bałtyckich) z aktywnym udziałem w procesach zarządczych, monitorowaniem kluczowych wskaźników biznesowych spółki oraz koordynowaniem projektów strategicznych. Jest to stanowisko przeznaczone dla osoby o wysokiej dojrzałości biznesowej, bardzo dobrej organizacji pracy oraz rozwiniętych kompetencjach w zakresie współpracy z wyższą kadrą menedżerską.

Lokalizacja miejsca pracy: Warszawa Włochy.

Jakie będą Twoje zadania?

• Wsparcie Dyrektora Zarządzającego: Proaktywne i kompleksowe zarządzanie kalendarzem, organizacja złożonych spotkań w międzynarodowych strefach czasowych (struktury regionalne i globalne), przygotowywanie materiałów briefingowych, notatek oraz prezentacji biznesowych, jak również obsługa podróży służbowych i rozliczeń.
• Zarządzanie procesami zarządczymi: Projektowanie i koordynacja harmonogramu operacyjnego zespołu zarządzającego, przygotowywanie agend, protokołowanie oraz prowadzenie rejestru decyzji i ustaleń.
• Raportowanie biznesowe: Konsolidacja danych z kluczowych obszarów organizacji (dział komercyjny, finansowy, medyczny), monitorowanie wskaźników efektywności dla kluczowych marek oraz przygotowywanie raportów na potrzeby przeglądów regionalnych i globalnych.
• Koordynacja projektów strategicznych: Prowadzenie głównego rejestru projektów, monitorowanie realizacji terminów przez interesariuszy oraz przygotowywanie syntez i podsumowań na potrzeby zarządu.
• Komunikacja i relacje: Pełnienie roli łącznika między biurem dyrektora a zespołami lokalnymi i międzynarodowymi, nadzór nad sprawnym obiegiem informacji oraz wsparcie procesu wdrażania nowych członków zarządu.

Czego oczekujemy od Ciebie?

• Wykształcenie wyższe (min. poziom licencjata).
• Min. 5 lat doświadczenia na stanowisku Asystenta / Asystentki Zarządu lub pokrewnym, wspierającym wyższą kadrę menedżerską (Dyrektora Zarządzającego / Zarząd) w międzynarodowej organizacji o strukturze matrycowej.
• Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (znajomość języka polskiego jest bardzo mile widziana).
• Doświadczenie w koordynowaniu procesów zarządczych (prowadzenie spotkań zarządu, śledzenie realizacji projektów strategicznych, tworzenie materiałów i podsumowań biznesowych).
• Zaawansowana znajomość pakietu MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, Teams).
• Bardzo dobre umiejętności organizacyjne, proaktywność, wysoko rozwinięta komunikacja biznesowa oraz umiejętność egzekwowania ustaleń od partnerów biznesowych (bez formalnej podległości).
• Absolutna dyskrecja i etyka w pracy z poufnymi danymi komercyjnymi, strategicznymi i personalnymi.
• Mile widziane doświadczenie w branży farmaceutycznej, medycznej lub innej silnie regulowanej.

Czego możesz od nas oczekiwać?

• Forma zatrudnienia: Umowa o pracę (pierwsza umowa na okres 12 miesięcy) zawierana przez Randstad.
• Model pracy: Hybrydowy (3 dni pracy z biura w Warszawie, 2 dni pracy zdalnej).
• Godziny pracy: Wymiar 8 godzin dziennie, z elastycznością dopasowaną do kalendarza Dyrektora Zarządzającego.
• Pakiet benefitów: Prywatna opieka medyczna oraz karta lunchowa.
• Rozwój: Praca w międzynarodowym, dynamicznym środowisku branży farmaceutycznej i bezpośrednia współpraca z kluczowymi liderami organizacji.