Project & Administration Coordinator in Warsaw

Dla naszego klienta - globalnej organizacji z branży farmaceutycznej - poszukujemy aktualnie osoby na stanowisko Administration / Project Coordinator, która będzie odpowiedzialna za profesjonalną obsługę administracyjną oraz wsparcie dla Global Finance Operations Practice Lead oraz innych osób z zespołu kierowniczego zlokalizowanego w Polsce.

Jakie będą Twoje zadania?

• Wsparcie operacyjne i koordynacja inicjatyw: Wsparcie liderów Global Finance Operations w realizacji celów strategicznych; monitorowanie backlogu, postępów i terminowości projektów; pełnienie roli punktu kontaktowego w wybranych procesach administracyjnych przy zachowaniu ścisłej poufności (dane biznesowe, HR).
• Zarządzanie kalendarzem i spotkaniami: Koordynacja złożonych grafików w różnych strefach czasowych; przygotowywanie agend, materiałów, protokołów (minutes) i zadań po spotkaniach; ścisła współpraca z kierownictwem GBS.
• Podróże i logistyka: Kompleksowa organizacja podróży krajowych i zagranicznych (rezerwacje, wizy, plany podróży); rozliczanie delegacji, wydatków i faktur zgodnie z procedurami firmy.
• Organizacja wydarzeń: Planowanie i obsługa logistyczna spotkań zespołowych, warsztatów, wyjazdów integracyjnych (offsites) oraz koordynacja współpracy z zewnętrznymi dostawcami.
• Dokumentacja i korespondencja: Samodzielne prowadzenie bieżącej korespondencji i terminowe odpowiadanie na zapytania; pozyskiwanie dokumentów urzędowych; przygotowywanie prezentacji biznesowych; zarządzanie obiegiem dokumentów i podpisów elektronicznych.
• Zarządzanie wiedzą i komunikacja wewnętrzna: Nadzór nad biblioteką dokumentacji projektowej; administrowanie platformami współpracy (zarządzanie uprawnieniami, strukturą i treścią); przygotowywanie i dystrybucja komunikatów do globalnego zespołu.
• Budżet i zakupy: Wsparcie w bieżącym monitorowaniu budżetu oraz obsłudze zamówień (purchasing).
• Relacje i sieć kontaktów: Utrzymywanie współpracy z asystentami w strukturach GBS oraz koordynacja relacji zewnętrznych (członkostwa, wystąpienia publiczne, umowy).

Czego oczekujemy od Ciebie?

• Minimum 5 lat doświadczenia na stanowisku asystentki/ta zarządu we wsparciu wyższej kadry kierowniczej lub osób na szczeblu C-level, w globalnej organizacji o strukturze macierzowej.
• Zaawansowanych umiejętności w obsłudze pakietu MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
• Doskonałej organizacji pracy, połączonej z umiejętnością rozwiązywania problemów, proaktywnością, ustalaniem priorytetów i dotrzymywaniem terminów w dynamicznym środowisku pod presją czasu.
• Dbłości o detale oraz znajomości podstaw operacyjnych finansów.
• Doskonałych umiejętności komunikacyjnych w mowie i piśmie.
• Odpowiedzialności za powierzone zadania, bycie wzorem w zakresie etyki i compliance.
• Umiejętności budowania trwałych relacji na wszystkich szczeblach organizacji – od kadry zarządzającej, przez zespoły międzyfunkcyjne, po interesariuszy zewnętrznych.
• Wykształcenia wyższego - preferowane kierunki biznesowe/ekonomiczne.
• Biegłej znajomości języka angielskiego i polskiego (warunek konieczny).

Czego możesz od nas oczekiwać?

• Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę na okres 12 miesięcy z perspektywą przedłużenia (pierwsza umowa poprzez Randstad).
• Dostęp do benefitów: opieka medyczna, karta sportowa.
• Hybrydowy tryb pracy.