AI-Enabled Personal Executive Assistant in Katowice

Poszukujemy zorientowanego na AI, wysoko zorganizowanego i nastawionego na badania osobistego asystenta wykonawczego, który wesprze Pracodawcę w sprawach osobistych, rodzinnych, podróżach, genealogii, dokumentacji oraz projektach specjalnych. To rola wymagająca dużego zaufania, dla kogoś, kto potrafi przekształcić niejasne prośby w uporządkowane projekty, przeprowadzać dokładne badania, koordynować z różnymi osobami i dostawcami oraz doprowadzać do realizacji.

AI będzie kluczowym elementem tej roli. Powinieneś być już komfortowy w korzystaniu z narzędzi takich jak ChatGPT do codziennej pracy i być zainteresowany rozwijaniem wielokrotnego użytku podpowiedzi, niestandardowych GPT, procesów roboczych wspomaganych przez AI oraz prostych automatyzacji. To nie jest tradycyjna rola asystenta wykonawczego oparta tylko na kalendarzu i e-mailach. Rola wymaga silnych umiejętności badawczych, niezależnego zarządzania projektami, organizacji, osądu i dbałości o szczegóły.

Kluczowe obowiązki:

• Zarządzanie wieloma projektami osobistymi i rodzinnymi, w tym priorytetami, terminami, następstwami i follow-upami.
• Przeprowadzanie szczegółowych badań online, porównywanie opcji, weryfikowanie źródeł, identyfikowanie kompromisów i dostarczanie zwięzłych rekomendacji.
• Wsparcie projektów genealogicznych i historii rodziny, w tym badań archiwalnych, drzew genealogicznych, biografii, badań historycznych i weryfikacji źródeł.
• Organizowanie dokumentów osobistych i rodzinnych, zdjęć, filmów, skanów, notatek badawczych i archiwów cyfrowych.
• Utrzymywanie zorganizowanej struktury Google Drive, konwencji nazewnictwa, trackerów i wyszukiwalnych rekordów.
• Badanie i koordynowanie podróży, w tym lotów, hoteli, transportu, planów podróży, rezerwacji i logistyki destynacji.
• Koordynowanie spotkań, dostawców, usługodawców, projektów rodzinnych, badań dotyczących relokacji lub edukacji oraz innych spraw osobistych.
• Korzystanie z ChatGPT i innych narzędzi AI do badań, analizy dokumentów, podsumowań, pisania, planowania i organizacji wiedzy.
• Identyfikowanie powtarzających się zadań, które można poprawić za pomocą wielokrotnego użytku podpowiedzi, niestandardowych GPT, uporządkowanych procesów roboczych AI lub prostych agentów.
• Samodzielne prowadzenie specjalnych i niejasno zdefiniowanych projektów oraz doprowadzanie ich do zakończenia.

Wymagania:

• Wyjątkowe umiejętności badawcze online i silny osąd przy ocenie źródeł.
• Silne umiejętności zarządzania projektami, priorytetyzacji i dbałości o szczegóły.
• Doskonale rozwinięte umiejętności pisania i mówienia w języku angielskim.
• Wysoka organizacja i komfort w zarządzaniu wieloma niezwiązanymi projektami jednocześnie.
• Silna dyskrecja i osąd przy obsłudze poufnych informacji osobistych i rodzinnych.
• Silna znajomość Google Drive, Google Docs, arkuszy kalkulacyjnych, kalendarzy i narzędzi do badań online.
• Umiejętność pracy samodzielnej i identyfikowania odpowiednich następnych kroków bez potrzeby szczegółowych instrukcji.
• Udokumentowane codzienne korzystanie z ChatGPT lub porównywalnych narzędzi AI do pracy merytorycznej.
• Zainteresowanie i umiejętność przekształcania powtarzających się zadań w wielokrotnego użytku podpowiedzi, niestandardowe GPT, procesy robocze wspomagane przez AI lub proste agenty.
• Elastyczność w dostosowywaniu godzin pracy, gdy Pracodawca podróżuje przez różne strefy czasowe.

Preferowane kwalifikacje:

• Doświadczenie jako asystent osobisty, asystent wykonawczy, koordynator badań, asystent biura rodzinnego lub koordynator projektów.
• Doświadczenie w wsparciu senior executive, prywatnego pracodawcy lub rodziny.
• Doświadczenie w genealogii, badaniach archiwalnych, badaniach historycznych, bibliotekach lub projektach związanych z historią rodziny.
• Doświadczenie w zarządzaniu systemami archiwizacji cyfrowej, archiwami badań, bazami wiedzy lub złożonymi zbiorami dokumentów.
• Doświadczenie w koordynowaniu międzynarodowych podróży lub wsparciu szybko zmieniających się priorytetów.
• Doświadczenie w tworzeniu procesów roboczych wspomaganych przez AI, niestandardowych GPT, automatyzacji bez kodu lub podobnych systemów wielokrotnego użytku.

Czego szukamy:

Idealny kandydat to osoba, która jest:

• Ciekawa i naturalnie zainteresowana znajdowaniem odpowiedzi.
• Komfortowa w otrzymywaniu szerokiej lub niejasnej prośby i przekształcaniu jej w zorganizowany plan.
• Proaktywna, nie potrzebująca ciągłego kierownictwa.
• Silna w przekształcaniu badań w jasne, zwięzłe rekomendacje.
• Rzetelna w dotrzymywaniu terminów, follow-upach i otwartych zadaniach.
• Dyskretna, pomysłowa, spokojna i przemyślana w obliczu wrażliwych informacji.
• Komfortowa w używaniu AI jako systemu roboczego, a nie tylko narzędzia do pisania.
• Potrafiąca weryfikować informacje generowane przez AI, a nie traktować wyników AI jako faktów.

Wykształcenie:

Preferowany tytuł licencjata.

Doświadczenie:

2 lata doświadczenia w asystenturze wykonawczej (preferowane), 2 lata doświadczenia w asystenturze osobistej (preferowane).

Dodatkowe korzyści:

• Wydarzenia firmowe
• Ubezpieczenie zdrowotne
• Możliwości awansu
• Praca zdalna