Operations & Fulfilment Manager in Katowice

Remote Office to globalna firma zajmująca się infrastrukturą talentów, pomagająca australijskim firmom w budowaniu i zarządzaniu wysokowydajnymi zespołami offshore. Shift AI to firma zajmująca się infrastrukturą wykonawczą, która pomaga firmom rozwijać się poprzez celową automatyzację i wdrażanie agentów AI. Obie firmy rosną, a także szersze portfolio. Czas założyciela musi być skierowany na budowanie, a nie na zarządzanie. Ta rola odpowiada za warstwę operacyjną: klienci, którzy są dobrze wspierani, zadowoleni i rozwijają się z nami, realizacja zamówień klientów dostarczana na czas, zgodność z przepisami odpowiednio zarejestrowana, ochrona marż oraz skalowanie startupów grupy w sposób efektywny kosztowo.

To nie jest rola koordynacyjna. To rola właścicielska. Będziesz prowadzić realizację zamówień jak biuro projektowe, odpowiadać za wyniki zgodności, być punktem eskalacji, gdy klienci są zagrożeni, i dążyć do wyników bez potrzeby zarządzania.

Co będziesz robić:

• Prowadzić realizację zamówień klientów (rekrutacja) jako projekty — zakres, kamienie milowe, właściciele, terminy i śledzenie — aby każde umiejscowienie klienta było dostarczane na czas.
• Prowadzić planowanie projektów i realizację w różnych firmach oraz koordynować zespoły dostawcze: przydzielanie zadań, rytm sprintu lub projektu oraz śledzenie wydajności.
• Własność satysfakcji klientów i jakości wsparcia w obu firmach, współpracując z zespołem obsługi klienta — ustalać standardy usług, czasy reakcji i miary satysfakcji oraz egzekwować je.
• Śledzić zdrowie klientów (satysfakcja, odnawianie, powtarzalny biznes) i łączyć to z przychodami — wcześnie dostrzegać konta zagrożone i możliwości rozwoju oraz współpracować z działem sprzedaży, aby działać na ich rzecz.
• Być punktem eskalacji dla opóźnionej lub zagrożonej realizacji zamówień i problemów z klientami oraz rozwiązywać je, zanim staną się przyczyną rezygnacji.
• Pracować z danymi przychodowymi i zyskowności jako częścią pracy — śledzić marżę według klienta, roli i regionu oraz wcześnie sygnalizować wycieki.
• Projektować i wdrażać strategię kosztów i cen w obu firmach — przeglądając koszty zasobów, ustalając ceny dla klientów i chroniąc marże podczas skalowania.
• Własność fakturowania klientów — dokładność, terminowość i kontynuacja są niepodważalne.
• Zarządzać subskrypcjami narzędzi i oprogramowania — odnawianie, anulowanie, przeglądy kosztów.
• Zapewnić dotrzymywanie terminów składania BAS i podatków — upewnić się, że każde zgłoszenie jest składane na czas, współpracując z zespołem księgowym i zewnętrznymi księgowymi.
• Upewnić się, że dokumenty, dokumentacja i zgłoszenia są przechowywane w zorganizowany sposób, gotowe do audytu, oraz kierować pracą księgowego w zakresie zgodności i fakturowania.
• Dostosować umowy do kontekstu każdej transakcji — umowy z klientami, usługami i wykonawcami — aby warunki pasowały do sytuacji i chroniły firmę.
• Tworzyć, przeglądać i utrzymywać Warunki i Polityki Prywatności firm oraz aktualizować je w miarę zmian w firmach i przepisach.
• Ocenić ryzyko komercyjne i prawne w najlepszym interesie firmy oraz angażować zewnętrznych doradców prawnych w sprawach o wysokiej stawce lub nietypowych.
• Pomagać startupom w portfelu w skalowaniu ich operacji w sposób efektywny kosztowo — zwinne procesy, narzędzia i kontrola kosztów czerpane z tego, co działa w Remote Office i Shift AI.
• Budować i utrzymywać systemy operacyjne, dokumentację i raportowanie, które pozwalają firmie działać bez zaangażowania założyciela.
• Przygotowywać prezentacje dla klientów i biznesu w razie potrzeby — oczekiwana biegłość w Canvie.
• Regularnie współpracować z klientami, członkami zespołu, księgowymi i stronami zewnętrznymi w jasny, profesjonalny sposób.

Czego szukamy:

• Znajomość języka angielskiego — pisemnie i ustnie; jasna, precyzyjna, profesjonalna komunikacja.
• Doświadczenie w prowadzeniu realizacji lub spełnienia jako projektów z twardymi terminami — dostarczanie oprogramowania (Agile/sprint) lub spełnienie rekrutacji/ zatrudnienia.
• Doświadczenie w posiadaniu cykli zgodności ustawowej (BAS/GST/podatek lub równoważne) przez księgowych, z uporządkowanymi zapisami.
• Umiejętność pracy z danymi finansowymi — komfortowe korzystanie z przychodów, marż i cen.
• Tworzenie i przegląd umów poza szablonami, dostosowywanie warunków do kontekstu; doświadczenie w tworzeniu lub przeglądaniu T&C i polityk prywatności.
• Udowodnione przywództwo w zakresie obsługi klienta — radzenie sobie z eskalacjami i poprawa satysfakcji, retencji i powtarzalnego biznesu.
• Decydent, a nie wykonawca zadań — komfortowe posiadanie wyników.
• Myśliciel systemowy — buduje trwałe procesy, a nie jednorazowe rozwiązania.

Silne atuty:

• Znajomość wymogów BAS i ATO w Australii.
• Biegłość w narzędziach AI i automatyzacji — ClickUp, Slack, Zoho Books, agenci AI.
• Doświadczenie w pracy w strukturach biznesowych wielo- lub międzykrajowych.
• Doświadczenie w skalowaniu operacji w środowisku startupowym lub agencji.

Rodzaj osoby, której szukamy:

Tytuł to Menedżer Operacji i Realizacji. Rzeczywistość jest bliższa partnerowi biznesowemu, który prowadzi silnik. Cenimy spokój ponad pilność, klarowność ponad ilość i własność ponad wysiłek. Jeśli jesteś osobą, która widzi termin lub klienta w niebezpieczeństwie, interweniuje, naprawia to i buduje system, aby to się nie powtórzyło — będziesz tu pasować.

Co możesz oczekiwać:

• Rzeczywisty zakres i realna władza decyzyjna w zakresie operacji, realizacji i zgodności.
• Bezpośredni dostęp do założyciela.
• Zespół, który ceni klarowność, odpowiedzialność i właściwe wykonywanie zadań.
• Narzędzia, struktura i kontekst do dobrze wykonanej pracy.

Remote Office i Shift AI są pracodawcami równych szans. Zatrudniamy na podstawie zdolności, charakteru i dopasowania — nic więcej.