Office & Operations Specialist – Kraków in Kielce

Opis stanowiska

Specjalista/ka ds. administracji i organizacji biura w Krakowie | Praca stacjonarna

Poznaj SATIM

SATIM to szybko rozwijający się scale up w branży Space-tech, specjalizujący się w detekcji i klasyfikacji obiektów na obrazach SAR. Jesteśmy światowym liderem w dziedzinie automatycznego rozpoznawania celów na danych SAR (Synthetic Aperture Radar). Posiadamy biura w Krakowie, Wielkiej Brytanii i USA. Nasz zespół tworzą specjaliści z różnych dziedzin: od inżynierów i programistów, przez analityków AI i danych, po ekspertów rozwijających nasz biznes na rynkach międzynarodowych.

Rozwijamy się, a razem z nami przybywa tematów, które trzeba dobrze zorganizować i skoordynować. Dlatego szukamy osoby, która dołączy do Zespołu Operacji i zadba o codzienne funkcjonowanie naszego biura tak, żeby pracownicy mieli wszystko, czego potrzebują do pracy, sprawy organizacyjne były dopilnowane, a administracyjne po prostu działały sprawnie.

Kogo szukamy?

Szukamy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i uważnej na szczegóły. Kogoś, kto lubi, kiedy wszystko działa tak, jak powinno, potrafi przewidywać potrzeby zanim zostaną nazwane i konkretnie przypisane. Osoby wychodzącej z inicjatywą, wielozadaniowej i umiejącej pracować pod presją czasu. To stanowisko dla osoby, która odnajduje się w różnorodnych zadaniach, lubi kontakt z ludźmi i ma satysfakcję z tego, że dzięki jej pracy inni mogą spokojnie skupić się na swoich obowiązkach.

Czym będziesz się zajmować?

• Codzienne funkcjonowanie biura: Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura zarówno pod względem organizacyjnym, jak i technicznym (kontakt z właścicielem/zarządcą budynku, kontakt z dostawcami).
• Monitorowanie i uzupełnianie zapasów, od artykułów biurowych po kawę, środki czystości i inne produkty potrzebne pracownikom.
• Prowadzenie rejestru zakupionego sprzętu, w tym zamawianie sprzętu dla zespołu na podstawie otrzymanych specyfikacji.
• Dbanie o przestrzeń biurową, jej estetykę, wyposażenie i komfort codziennej pracy.
• Zgłaszanie usterek, kontakt z serwisami oraz koordynowanie ich usuwania.
• Bieżąca współpraca z administracją budynku oraz dostawcami usług.
• Odbieranie, nadawanie i organizowanie przesyłek krajowych oraz międzynarodowych.

• Organizacja podróży służbowych: Kompleksowa organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników.
• Wyszukiwanie i rezerwowanie połączeń lotniczych, kolejowych oraz innych środków transportu.
• Rezerwowanie hoteli i organizowanie pozostałych kwestii logistycznych związanych z wyjazdami.
• Nawiązywanie i utrzymywanie współpracy z hotelami, w tym uzgadnianie warunków współpracy.
• Prowadzenie dokumentacji podróży, aktualizowanie odpowiednich zestawień i przekazywanie niezbędnych informacji pracownikom.

• Spotkania i wydarzenia firmowe: Organizacja spotkań z gośćmi w biurze, w tym przygotowanie przestrzeni i zadbanie o kwestie logistyczne.
• Wsparcie organizacji spotkań zespołowych, integracji i innych wydarzeń wewnętrznych.
• Współpraca przy organizacji udziału SATIM w konferencjach, targach i wydarzeniach branżowych, również międzynarodowych.

• Wsparcie administracyjne i operacyjne: Bieżąca współpraca z Zespołem Operacji i HR i Admin IT.
• Zarządzanie kluczami do budynku i obsługa rejestru gości.
• Koordynacja działań w zakresie bezpieczeństwa fizycznego.
• Wsparcie organizacyjne przy wdrażaniu nowych pracowników, w szczególności w zakresie przygotowania stanowiska pracy i niezbędnego wyposażenia.
• Prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji administracyjnej oraz zestawień związanych z zakupami, podróżami i funkcjonowaniem biura (przygotowywanie plików Excel, Canvas).
• Koordynowanie bieżących spraw organizacyjnych i pilnowanie terminowej realizacji powierzonych zadań.
• Poszukiwanie rozwiązań, które usprawnią codzienne funkcjonowanie biura.
• Współpraca z wszystkimi zespołami SATIM w kwestiach administracyjno-biurowych.

Czego od Ciebie oczekujemy?

• Doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku, np. w administracji biurowej, w roli Office Managera lub wsparciu operacyjnym.
• Bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności zarządzania kilkoma tematami jednocześnie.
• Samodzielności i odpowiedzialności za powierzone zadania.
• Znajomości języka angielskiego (B2), pozwalającej na swobodną korespondencję i kontakt z zagranicznymi dostawcami oraz partnerami.
• Znajomości i swobody w korzystaniu z narzędzi biurowych, w tym arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów online (Excel, Word, Slack, Jira).
• Umiejętności wyszukiwania i weryfikowania informacji, porównywania ofert i podejmowania rozsądnych decyzji zakupowych.
• Komunikatywności i umiejętności budowania dobrych relacji z pracownikami, dostawcami oraz gośćmi.
• Dokładności i dbałości o szczegóły, szczególnie przy organizacji podróży i prowadzeniu dokumentacji.
• Elastyczności i gotowości do reagowania na zmieniające się potrzeby organizacji.

Co oferujemy?

• Pracę w rozwijającej się firmie technologicznej działającej na międzynarodowych rynkach.
• Możliwość rozwoju własnego wraz ze skalowaniem firmy.
• Dużą samodzielność w organizowaniu codziennej pracy i realizacji powierzonych zadań.
• Możliwość realnego wpływu na to, jak funkcjonuje nasze biuro.
• Bezpośrednią współpracę z Zespołem Operacji oraz pracownikami różnych obszarów firmy.
• Prywatną opiekę medyczną Medicover.
• Grupowe ubezpieczenie na życie Generali.

Brzmi jak rola dla Ciebie?

Jeśli lubisz mieć rzeczy pod kontrolą, dobrze czujesz się wśród ludzi i masz satysfakcję z tego, że dzięki Twojej pracy wszystko wokół działa sprawniej, chcemy Cię poznać. Nie szukamy osoby, która będzie tylko realizować kolejne zadania z listy. Szukamy kogoś, kto zauważa, co trzeba zrobić, bierze za to odpowiedzialność i potrafi samodzielnie doprowadzić temat do końca. Jeśli brzmi to jak Ty, wyślij nam swoje CV i porozmawiajmy.

Prosimy dodaj w swoim CV następującą klauzulę: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).