W skrócie
- Zadania: Zarządzaj dokumentacją kontraktową i koordynuj projekty HVAC zdalnie.
- Firma: Dynamiczna firma zajmująca się klimatyzacją w Australii.
- Benefity: Elastyczne godziny pracy, konkurencyjna stawka oraz możliwość pracy zdalnej.
- Pozostałe informacje: Praca w przyjaznym środowisku z możliwościami rozwoju kariery.
- Dlaczego ta praca: Rozwijaj swoje umiejętności w branży HVAC i zdobywaj cenne doświadczenie.
- Kwalifikacje: Doświadczenie w administracji kontraktami oraz umiejętności organizacyjne.
Przewidywane wynagrodzenie mieści się w przedziale 2160 - 2640 zł za miesiąc.
PERMANENT AU DAYSHIFT, REMOTE/WFH - PHILIPPINES
Opis stanowiska: Administrator Kontraktów (HVAC)
Firma: AU Air Conditioning company
Pełny etat, 40 godzin tygodniowo
Stawka VA: 12$ za godzinę (DO NEGOCJACJI)
Data rozpoczęcia: ASAP
Przegląd stanowiska
Administrator Kontraktów jest odpowiedzialny za zarządzanie i koordynowanie dokumentacji kontraktowej, administracji projektów oraz wymagań dotyczących zgodności, aby wspierać płynne dostarczanie projektów klimatyzacyjnych i HVAC. Rola obejmuje przeglądanie kontraktów, monitorowanie kamieni milowych projektów, koordynację z klientami i dostawcami oraz zapewnienie, że wszystkie dokumenty kontraktowe są dokładne, zorganizowane i ukończone w ustalonych terminach.
Kluczowe obowiązki
- Administracja kontraktów
- Przygotowywanie, przeglądanie i utrzymywanie kontraktów, umów z podwykonawcami, zamówień zakupu i związanej dokumentacji.
- Zapewnienie, że dokumenty kontraktowe są dokładne, kompletne i odpowiednio archiwizowane.
- Monitorowanie warunków kontraktu, zobowiązań, dostaw i kluczowych terminów.
- Śledzenie zmian kontraktowych, poprawek, przedłużeń i zatwierdzeń.
- Pomoc w przygotowywaniu zgłoszeń kontraktowych i dokumentacji wspierającej.
- Utrzymywanie rejestru aktywnych kontraktów, dat odnowienia i zaległych wymagań.
- Zapewnienie, że dokumentacja przestrzega procedur firmy i obowiązujących wymagań kontraktowych.
- Koordynacja projektów
- Koordynowanie z menedżerami projektów, technikami, klientami, dostawcami i podwykonawcami w zakresie wymagań projektowych.
- Monitorowanie harmonogramów projektów, kamieni milowych i zobowiązań kontraktowych.
- Śledzenie zaległej dokumentacji, zatwierdzeń i informacji projektowych.
- Pomoc w przygotowywaniu raportów projektowych i aktualizacji postępów.
- Utrzymywanie zorganizowanych plików projektowych, w tym zleceń robót, umów serwisowych.
- Wsparcie w koordynacji instalacji HVAC, konserwacji i projektów serwisowych.
- Wsparcie w zakresie zmian, roszczeń i fakturowania
- Pomoc w przygotowywaniu i śledzeniu zmian kontraktowych oraz dodatkowych prac.
- Utrzymywanie rejestrów zatwierdzonych i oczekujących zmian.
- Koordynowanie z zespołem finansowym w zakresie roszczeń postępu, faktur i dokumentacji płatności.
- Weryfikacja dokumentów wspierających przed złożeniem roszczeń lub faktur.
- Śledzenie zaległych zatwierdzeń i dokumentacji wymaganej do fakturowania.
- Pomoc w śledzeniu kosztów kontraktów i identyfikowaniu niezgodności w dokumentacji projektowej.
- Zgodność i kontrola dokumentów
- Utrzymywanie rejestrów certyfikatów ubezpieczeniowych, licencji, dokumentów bezpieczeństwa i wymagań dotyczących zgodności podwykonawców.
- Śledzenie dat ważności i follow-up w sprawie dokumentów wymagających odnowienia.
- Zapewnienie, że wymagane dokumenty projektowe są składane i przechowywane w odpowiedni sposób.
- Pomoc w utrzymywaniu zgodności z wymaganiami klientów, politykami firmy i obowiązującymi regulacjami australijskimi.
- Utrzymywanie poufności i dokładności informacji kontraktowych i handlowych.
- Komunikacja z klientami i dostawcami
- Profesjonalna komunikacja z klientami, dostawcami, podwykonawcami i zespołami wewnętrznymi.
- Odpowiadanie na zapytania związane z kontraktami i kierowanie kwestii technicznych lub handlowych do odpowiednich osób.
- Follow-up w sprawie oczekujących kontraktów, zamówień zakupu, zatwierdzeń i dokumentacji projektowej.
- Pomoc w przygotowywaniu e-maili, listów, raportów i korespondencji związanej z kontraktami.
Kwalifikacje i wymagania
- Znajomość australijskich procesów budowlanych lub komercyjnych jest atutem.
- Doświadczenie w HVAC, klimatyzacji, budownictwie, usługach mechanicznych lub zarządzaniu obiektami jest bardzo pożądane.
- Znajomość kontraktów, zamówień zakupu, zmian, roszczeń postępu i dokumentacji projektowej.
- Biegłość w Microsoft Office, szczególnie Excel, Word i Outlook.
- Doświadczenie w zarządzaniu projektami, zarządzaniu zadaniami lub oprogramowaniu do zarządzania dokumentami jest atutem.
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
- Silne umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły.
- Umiejętność zarządzania wieloma kontraktami, terminami i priorytetami.
- Umiejętność pracy samodzielnej i efektywnej koordynacji z różnymi interesariuszami.
Contract Administrator – Remote in Katowice – pracodawca: Scale-X Solutions
Scale-X Solutions to doskonały pracodawca, oferujący elastyczne godziny pracy oraz możliwość pracy zdalnej z Filipin. Nasza kultura pracy opiera się na wsparciu i rozwoju pracowników, co pozwala na zdobywanie cennych doświadczeń w obszarze finansów. Dodatkowo, zapewniamy dostęp do nowoczesnych narzędzi, takich jak Xero i Smokeball, co czyni naszą ofertę atrakcyjną dla osób poszukujących satysfakcjonującej kariery w księgowości.
