Senior HR Administration Specialist in Gdańsk

Zarządzanie administracją HR i dokumentacją

• Przygotowywanie, przeglądanie, utrzymywanie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej, zapewniając dokładność i zgodność z prawem pracy oraz wewnętrznymi procedurami.

Utrzymywanie rejestrów pracowników i danych o czasie pracy

• Utrzymywanie rejestrów pracowników, danych o czasie pracy, frekwencji i nieobecności oraz dokumentacji związanej z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK).

Koordynacja procesów płacowych

• Przygotowywanie i weryfikacja danych płacowych, w tym raportów nadgodzin, zestawień premii, rozliczeń nieobecności oraz godzin pracy kontrahentów.

Współpraca z zewnętrznymi dostawcami HR i płac

• Koordynowanie codziennych spraw administracyjnych, dzielenie się odpowiednimi danymi oraz rozwiązywanie niezgodności z zewnętrznymi dostawcami usług HR i płac.

Koordynacja procesów onboardingu i offboardingu

• Zarządzanie formalnościami HR i dokumentacją dla nowych i odchodzących pracowników, zapewniając wsparcie w zakresie onboardingu oraz wskazówki dotyczące procedur HR.

Zarządzanie procesami BHP i badań lekarskich

• Utrzymywanie dokumentacji BHP, organizowanie wstępnych szkoleń BHP, monitorowanie ważności badań lekarskich oraz koordynowanie skierowań pracowników.

Koordynacja świadczeń pracowniczych i kursów językowych

• Obsługa wniosków o świadczenia pracownicze, współpraca z dostawcami usług oraz koordynowanie rejestracji i uczestnictwa w zajęciach z języka angielskiego i niemieckiego.

Udoskonalanie procesów HR i zapewnienie zgodności

• Przeprowadzanie szkoleń wewnętrznych, identyfikowanie możliwości poprawy procesów oraz zapewnianie efektywnych, dokładnych i zgodnych operacji HR.

Wymagania

• Doświadczenie w administracji HR: co najmniej 2-letnie doświadczenie w administracji HR lub HR i płac, z praktyczną wiedzą na temat codziennych operacji HR.
• Znajomość prawa pracy: praktyczna wiedza z zakresu prawa pracy oraz umiejętność stosowania odpowiednich regulacji w administracji pracowniczej i procesach HR.
• Zarządzanie dokumentacją HR i rejestrami: doświadczenie w utrzymywaniu rejestrów pracowników, przygotowywaniu dokumentacji zatrudnienia oraz zapewnianiu dokładnych i zgodnych akt osobowych.
• Administracja płac i czasu pracy: doświadczenie w przygotowywaniu danych związanych z płacami, weryfikowaniu rejestrów czasu pracy i nieobecności oraz wspieraniu procesów płacowych.
• Umiejętności obsługi Microsoft Office: bardzo dobra znajomość Microsoft Office, szczególnie Excela, z umiejętnością efektywnego zarządzania i weryfikowania danych HR.
• Znajomość języka polskiego i angielskiego na poziomie B2, umożliwiająca skuteczną komunikację z pracownikami i zewnętrznymi dostawcami usług.
• Organizacja i niezależność: silne umiejętności organizacyjne, dbałość o szczegóły, odpowiedzialność oraz umiejętność priorytetyzacji zadań i pracy samodzielnej.
• Komunikacja i poufność: doskonałe umiejętności interpersonalne, efektywna współpraca z interesariuszami, niezawodność oraz silne zobowiązanie do zachowania poufności.
• Wykształcenie: wykształcenie wyższe w dziedzinie zarządzania, zarządzania zasobami ludzkimi lub pokrewnej.

Co oferujemy

• Międzynarodowe środowisko: codzienne możliwości korzystania z języków obcych i współpracy z międzynarodowym zespołem.
• Nowoczesne biuro: przestrzeń biurowa w Garnizonie, Wrzeszcz, Gdańsk.
• Świadczenia i opieka zdrowotna: platforma MyBenefit, w tym Multisport, prywatna opieka medyczna i ubezpieczenie grupowe.
• Rozwój językowy: darmowe zajęcia z języka angielskiego i niemieckiego.
• Wsparcie psychologiczne: dostęp do profesjonalnych konsultacji psychologicznych.
• Innowacyjne projekty i technologie: możliwości pracy z rozwiązaniami opartymi na AI oraz innowacyjnymi projektami w różnych branżach.
• Kultura innowacji: możliwość wniesienia wkładu w nowe rozwiązania i ciągłe doskonalenie w organizacji.