Senior HR Administration Specialist in Gdańsk

Seargin jest międzynarodową firmą konsultingową, która rewolucjonizuje przemysł technologiczny w 50 krajach! Dostarczamy rzeczywistą wartość biznesową, łącząc strategiczne doradztwo IT z praktyczną implementacją, łącząc wizję z wykonaniem. Nasza ekspertyza obejmuje programy transformacji ERP, optymalizację przepływu pracy wspieraną przez AI, zarządzanie danymi przedsiębiorstwa oraz cyberbezpieczeństwo.

Nasze wsparcie dla globalnych organizacji obejmuje:

• Transformacja ERP (takich jak SAP)
• Optymalizacja przepływu pracy wspierana przez AI i wdrażanie pracowników AI
• Zarządzanie danymi, MDM i zintegrowane platformy danych
• Cyberbezpieczeństwo
• Fuzje i przejęcia: kompleksowe wydzielanie i integracje
• Odzyskiwanie wstrzymanych lub nieudanych inicjatyw

Klienci - w tym liderzy Fortune 500 - ufają nam, ponieważ nie tylko doradzamy. Budujemy, prowadzimy i dostarczamy - z szybkością, precyzją i pełną odpowiedzialnością.

Twoja rola i obowiązki:

• Zapewnienie kompleksowego wsparcia administracyjnego HR dla pracowników oraz odpowiadanie na codzienne zapytania związane z HR i płacami.
• Przygotowywanie, przeglądanie i utrzymywanie dokumentacji pracowniczej, w tym umów o pracę i innych istotnych dokumentów, zapewniając formalną dokładność i zgodność z obowiązującymi regulacjami.
• Nadzorowanie prawidłowego obiegu, kompletności i archiwizacji dokumentacji pracowniczej oraz utrzymywanie rejestrów związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
• Utrzymywanie i aktualizowanie rejestrów pracowniczych, rejestrów czasu pracy, rejestrów obecności i nieobecności oraz dokumentacji związanej z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK).
• Monitorowanie dokładności rejestrów czasu pracy i weryfikowanie danych dotyczących urlopów i nieobecności, w tym przeprowadzanie okresowych kontroli spójności danych.
• Przygotowywanie i weryfikowanie danych wymaganych do przetwarzania płac, w tym raportów nadgodzin, zestawień premii, rozliczeń związanych z nieobecnościami oraz godzin pracy zgłaszanych przez kontrahentów pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych.
• Utrzymywanie codziennej współpracy z zewnętrznym dostawcą usług płacowych i HR, w tym dzielenie się odpowiednimi danymi, rozwiązywanie niezgodności oraz koordynowanie spraw administracyjnych HR.
• Monitorowanie ważności badań lekarskich (wstępnych, okresowych i kontrolnych) oraz koordynowanie skierowań pracowników na badania lekarskie.
• Utrzymywanie i aktualizowanie dokumentacji z zakresu zdrowia i bezpieczeństwa pracy (BHP), w tym przygotowywanie formularzy BHP, zbieranie wymaganych potwierdzeń oraz zapewnienie dokładności dokumentacji.
• Organizowanie i koordynowanie wstępnych szkoleń BHP dla nowych pracowników.
• Zapewnienie sprawnego załatwiania formalności związanych z onboardingiem i offboardingiem pracowników, w tym wspieranie nowych pracowników w ich pierwszym dniu oraz udzielanie informacji na temat spraw HR i organizacji pracy.
• Koordynowanie procesu offboardingu w zakresie formalności HR i wymaganej dokumentacji.
• Organizowanie i prowadzenie wewnętrznych sesji szkoleniowych dotyczących procedur należących do zespołu administracji HR.
• Koordynowanie zapisów na zajęcia z języka angielskiego i niemieckiego, monitorowanie frekwencji oraz utrzymywanie bieżącej komunikacji z uczestnikami i dostawcami usług.
• Koordynowanie świadczeń dla pracowników, w tym obsługa codziennych zapytań, współpraca z dostawcami usług oraz zapewnienie sprawnego przebiegu związanych procesów.
• Identyfikowanie możliwości poprawy procedur i procesów HR oraz wdrażanie rozwiązań zwiększających efektywność operacyjną i jakość wsparcia dla pracowników.
• Zapewnienie terminowej, dokładnej i zgodnej realizacji procesów HR zgodnie z obowiązującym prawem pracy, wewnętrznymi procedurami i standardami organizacyjnymi.

Umiejętności i cechy osobiste:

• Wykształcenie wyższe, najlepiej w zakresie zarządzania, zarządzania zasobami ludzkimi lub pokrewnej dziedziny.
• Co najmniej 2-letnie doświadczenie na podobnym stanowisku w obszarze administracji HR lub HR i płac.
• Praktyczna znajomość prawa pracy oraz umiejętność stosowania odpowiednich regulacji w codziennej pracy.
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, szczególnie Excela.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2 oraz biegła znajomość języka polskiego, umożliwiająca skuteczną komunikację w środowisku zawodowym.
• Wysoki poziom niezależności i odpowiedzialności za powierzone zadania i procesy.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne, dbałość o szczegóły oraz umiejętność efektywnego priorytetyzowania zadań.
• Proaktywne podejście do obowiązków oraz umiejętność efektywnej pracy w dynamicznym środowisku przy jednoczesnym zarządzaniu wieloma zadaniami.
• Wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne i komunikacyjne, umożliwiające skuteczną współpracę z pracownikami, zarządem i zewnętrznymi dostawcami usług.
• Silne zobowiązanie do poufności, rzetelności i wysokich standardów obsługi pracowników.

Co oferujemy:

• Pracę w międzynarodowym środowisku: codzienna możliwość praktycznego wykorzystania języków obcych w ramach globalnego zespołu.
• Nowoczesne biuro: przestrzeń biurowa w jednej z najatrakcyjniejszych dzielnic Gdańska (Garnizon/Wrzeszcz).
• Elastyczny system benefitów: indywidualny dobór benefitów poprzez platformę MyBenefit (w tym karta Multisport), dostosowany do Twoich potrzeb i preferencji.
• Kompleksowa opieka zdrowotna: łatwy dostęp do prywatnej opieki medycznej, w tym wizyty domowe.
• Atrakcyjne ubezpieczenie grupowe: preferencyjne warunki ubezpieczenia na życie i zdrowie.
• Zajęcia z języka angielskiego i niemieckiego - bezpłatnie.
• Profesjonalne wsparcie psychologiczne: umów się na sesję z naszym psychologiem, aby omówić swoje potrzeby.
• Dostęp do najnowszych technologii: praca z nowoczesnymi technologiami i możliwość współtworzenia innowacyjnych rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji.
• Realny wpływ na przyszłość: udział w projektach, które kształtują przyszłość technologii i mają pozytywny wpływ na różne sektory, od przestrzeni kosmicznej po medycynę.
• Kultura innowacji i ducha pionierskiego: bycie częścią organizacji, która aktywnie wdraża innowacyjne rozwiązania wewnętrznie i wyznacza nowe standardy w branży.