Office Manager in Kraków

Selvita jest globalnym dostawcą zintegrowanych usług z laboratoriami w Polsce (Kraków, Poznań i Wrocław), Chorwacji (Zagrzeb) oraz biurami w Cambridge w Wielkiej Brytanii, a także w rejonie Greater Boston i San Francisco Bay Area w USA. Nasza firma jest zaangażowana w dostarczanie kompleksowych rozwiązań wspierających naszych międzynarodowych klientów w zakresie odkrywania leków i rozwoju leków.

Jako jedna z największych organizacji badawczych kontraktowych w Europie, Selvita kieruje się jasną misją: zniwelować różnicę między wczesnym odkrywaniem leków a etapem klinicznym rozwoju leków. W Selvita cenimy partnerstwo, doskonałość, pasję, zaangażowanie i integralność. Budujemy silne, współpracujące relacje z naszymi klientami i zobowiązujemy się do najwyższych standardów jakości. Napędzamy nasze dążenie do innowacyjnych rozwiązań z entuzjazmem, rozwijamy leki z ukierunkowanym zaangażowaniem i zapewniamy uczciwość oraz przejrzystość we wszystkich naszych działaniach.

Obecnie poszukujemy doświadczonego Menedżera Biura, który dołączy do naszego zespołu w Selvita. Ta rola oferuje możliwość nadzorowania administracji biurowej, prowadzenia zespołu Front Office oraz zapewnienia płynnego funkcjonowania naszego Centrum Badawczego. Będziesz ściśle współpracować z różnymi działami, zewnętrznymi dostawcami usług oraz zarządem, koordynując procesy biurowe, wydarzenia korporacyjne i działalność administracyjną. Stanowisko to daje możliwość realnego wpływu na efektywność miejsca pracy, jakość usług oraz ogólne doświadczenie pracowników i gości.

Kluczowe obowiązki:

• Nadzorowanie wszystkich operacji biurowych i administracyjnych Centrum Badawczego Selvita, zapewniając płynne codzienne funkcjonowanie.
• Prowadzenie i zarządzanie zespołem Front Office, zapewniając wysokie standardy obsługi i efektywne operacje recepcji.
• Koordynowanie zewnętrznych dostawców usług i bliska współpraca z wewnętrznymi działami w celu zaspokojenia potrzeb organizacyjnych.
• Zarządzanie przepływem dokumentów, w tym archiwizowanie umów i dokumentacji firmy.
• Powitanie i pomoc klientom oraz gościom, organizowanie wydarzeń korporacyjnych.
• Wdrażanie i utrzymywanie procedur biurowych oraz systemów administracyjnych.
• Zapewnienie wsparcia administracyjnego dla lokalizacji Selvita we Wrocławiu.
• Zarządzanie budżetem Front Office oraz przygotowywanie raportów, analiz i podsumowań dla zarządu.

Twoje kwalifikacje:

• Co najmniej 3-letnie doświadczenie w zarządzaniu Front Office, w tym w kierowaniu zespołem.
• Udokumentowane umiejętności przywódcze oraz zdolność do efektywnego zarządzania i motywowania zespołu.
• Biegła znajomość języka polskiego oraz zaawansowana znajomość języka angielskiego (C1), zarówno w mowie, jak i piśmie.
• Doskonale rozwinięte umiejętności interpersonalne, komunikacyjne i organizacyjne.
• Proaktywne, zorientowane na rozwiązania podejście oraz silne poczucie odpowiedzialności.
• Silne umiejętności zarządzania projektami, z umiejętnością efektywnego zarządzania wieloma zadaniami, priorytetami i terminami.

Twój pakiet benefitów:

• Codzienna współpraca i wymiana wiedzy z doświadczonym, międzynarodowym zespołem.
• Dodatkowe benefity: karta lunchowa, prywatna opieka medyczna, dofinansowana karta sportowa oraz owoce w biurze.
• Inicjatywy rozwoju wewnętrznego, w tym programy szkoleniowe dotyczące umiejętności miękkich i przywódczych.
• Program uznania.
• Program poleceń pracowniczych.
• Wsparcie i bonus zachęcający za ukończenie studiów doktoranckich.
• Różnorodne inicjatywy sportowe i angażujące.