Office and Operations Coordinator in Warsaw

W Sentinel Eagle szukamy Koordynatora Operacji i Biura, który przejmie odpowiedzialność za codzienne sprawy administracyjne i operacyjne, które zapewniają płynne funkcjonowanie naszej firmy. Misją tej roli jest prosta: upewnić się, że tematy operacyjne są obsługiwane od początku do końca, aby reszta zespołu mogła skupić się na swojej podstawowej pracy.

Będziesz odpowiedzialny za koordynację operacji biurowych, zakupy, podróże służbowe, dokumentację, logistykę onboardingu oraz współpracę z zewnętrznymi dostawcami. Szukamy kogoś, kto nie potrzebuje być prowadzone krok po kroku — kogoś, kto potrafi zrozumieć, co należy zrobić, zorganizować pracę, wcześnie identyfikować potencjalne problemy i upewnić się, że rzeczywiście zostaną zrealizowane.

Ta rola jest idealna dla kogoś, kto lubi wprowadzać strukturę w szybko zmieniającym się środowisku, zwraca uwagę na szczegóły i bierze prawdziwą odpowiedzialność za wyniki.

Technologia:

• Nie musisz mieć technicznego tła, ale powinieneś czuć się komfortowo w pracy z narzędziami cyfrowymi i szybko uczyć się nowych.
• Google Workspace, w szczególności Google Drive, Docs, Sheets, Gmail i Calendar.
• Slack i inne narzędzia do codziennej i asynchronicznej komunikacji.
• Platformy do rezerwacji online, zakupu i dostawców.
• Arkusze kalkulacyjne i dokumenty współdzielone do śledzenia tematów operacyjnych, wydatków i podróży.
• Zewnętrzne systemy używane przez dostawców, kurierów, hotele, linie lotnicze i innych dostawców usług.

Co będziesz robić i jakie problemy możesz rozwiązać:

• Utrzymywać biuro w płynnej pracy i koordynować logistykę onboardingu, w tym sprzęt, konfigurację miejsca pracy, dostęp, materiały i usługi zewnętrzne.
• Obsługiwać zakupy firmy i sprawy administracyjne od początku do końca, w tym badania dostawców, oferty, zamówienia, faktury, umowy i dokumentację.
• Organizować krajowe i międzynarodowe podróże służbowe, w tym transport, zakwaterowanie, wynajem samochodów, ubezpieczenie i dokumentację wymaganą do rozliczeń.
• Wspierać międzynarodowe zakupy i odprawę celną, koordynując dostawców, firmy kurierskie i agencje celne oraz zapewniając, że wymagana dokumentacja jest kompletna.
• Przejmować przypisane tematy operacyjne od początku do końca: śledzić terminy, wcześnie identyfikować ryzyka, jasno komunikować status i szukać praktycznych sposobów na poprawę powtarzających się procesów.

Czego szukamy:

• Doświadczenie w roli administracyjnej, zarządzaniu biurem, operacjach, koordynacji lub podobnej.
• Silne umiejętności organizacyjne i priorytetyzacji, z umiejętnością samodzielnego zarządzania wieloma tematami i doprowadzania ich do zakończenia.
• Wysoka uwaga na szczegóły podczas pracy z dokumentami, fakturami, zamówieniami, rezerwacjami, datami, kwotami i innymi informacjami operacyjnymi.
• Pewna komunikacja w języku angielskim i komfortowa praca z Google Workspace oraz narzędziami do współpracy cyfrowej.
• Proaktywne podejście oparte na odpowiedzialności: przewidujesz problemy, komunikujesz się otwarcie, dostosowujesz do zmieniających się priorytetów i wiesz, kiedy działać samodzielnie lub podnieść sprawę.

Miłe do posiadania:

• Doświadczenie w międzynarodowych zakupach, imporcie lub odprawie celnej.
• Doświadczenie w pracy z firmami kurierskimi, agencjami celnymi lub międzynarodowymi dostawcami.
• Znajomość rozliczeń podróży służbowych, w tym wydatków, diet i kilometrówki.
• Doświadczenie w pracy w firmie technologicznej, startupie lub szybko rozwijającej się organizacji.
• Doświadczenie w poprawie, dokumentowaniu lub usprawnianiu procesów administracyjnych i operacyjnych.