Office Operations Assistant in Katowice

Softsich jest międzynarodową firmą technologiczną, która rozwija skalowalne platformy cyfrowe B2B. Szukamy proaktywnego i doświadczonego Asystenta Operacji Biura, który jest gotowy do przejęcia odpowiedzialności za codzienne operacje biurowe w Warszawie, koordynację podróży służbowych oraz zarządzanie procesami administracyjnymi. Szukamy kogoś, kto nie tylko utrzymuje rzeczy w ruchu, ale sprawia, że działają lepiej.

W tej roli będziesz miał autonomię w poprawie procesów, tworzeniu przyjaznego środowiska biurowego, koordynacji międzynarodowych podróży służbowych oraz zapewnieniu płynnego doświadczenia pracowników. Twoje kluczowe obowiązki będą obejmować:

• Zarządzanie biurem i operacjami: Zarządzanie codziennymi operacjami biura w Warszawie oraz zdalna koordynacja działań biura w Kijowie. Posiadanie odpowiedzialności za zakupy, relacje z dostawcami, negocjacje umów oraz zarządzanie budżetem biura. Optymalizacja procesów biurowych, proaktywne rozwiązywanie problemów operacyjnych oraz tworzenie angażującego środowiska pracy.
• Podróże służbowe i logistyka wydarzeń: Koordynacja kompleksowych podróży służbowych, w tym lotów, zakwaterowania, transportu oraz zmian w ostatniej chwili. Wsparcie zespołu PR w logistyce konferencji oraz utrzymywanie niezawodnej sieci dostawców podróży.
• Wsparcie HR i wydarzenia zespołowe: Współorganizacja wewnętrznych wydarzeń, aktywności zespołowych oraz inicjatyw angażujących pracowników z zespołem HR. Zarządzanie korporacyjnymi produktami i prezentami, w tym kontrola jakości, pakowanie, dystrybucja oraz dostawy w całej Polsce. Koordynacja partnerów logistycznych, śledzenie przesyłek oraz samodzielne rozwiązywanie problemów z dostawami.
• Preboarding, administracja HR i dokumentacja: Zarządzanie administracyjnym preboardingiem, w tym NDA, umowami B2B oraz innymi dokumentami związanymi z zatrudnieniem. Utrzymywanie dokładnych rekordów pracowników w HRIS, koordynacja elektronicznego podpisywania oraz zapewnienie kompletności i dokładności dokumentacji. Przygotowywanie dokumentów HR, koordynacja przekazywania do Partnerów ds. Ludzi oraz wsparcie procesów onboardingu i offboardingu.

To idealne dopasowanie, jeśli masz:

• 2+ lata doświadczenia w zarządzaniu biurem, asystowaniu kierownictwu lub koordynacji operacji.
• Udokumentowane doświadczenie w organizowaniu skomplikowanych, międzynarodowych podróży służbowych.
• Praktyczne doświadczenie w zarządzaniu dostawcami, negocjacjach oraz koordynacji umów.
• Doświadczenie w zarządzaniu budżetami, śledzeniu wydatków oraz przygotowywaniu raportów finansowych.
• Umiejętności w Excel / Google Sheets do raportowania, śledzenia budżetu oraz podstawowej analizy danych.
• Silne umiejętności organizacyjne, dbałość o szczegóły oraz zdolność do zarządzania wieloma priorytetami.
• Proaktywną postawę oraz zdolność do identyfikowania i samodzielnego rozwiązywania problemów.
• Doskonale umiejętności negocjacyjne i komunikacyjne.
• Wysoki poziom autonomii, odpowiedzialności oraz osobistej odpowiedzialności.
• Elastyczność oraz zdolność do szybkiego dostosowywania się do zmieniających się priorytetów i niespodziewanych sytuacji.

Wymagania językowe:

• Polski — średniozaawansowany (B2+): pewna komunikacja z lokalnymi dostawcami i partnerami.
• Ukraiński — biegły: główny język komunikacji wewnętrznej.
• Angielski — średniozaawansowany+ (B1–B2): umiejętność skutecznej komunikacji w międzynarodowym środowisku.

Miło widziane:

• Doświadczenie w wspieraniu operacji biurowych w różnych lokalizacjach.
• Znajomość administracji HR, preboardingu, onboardingu oraz offboardingu.
• Doświadczenie w pracy z platformami HRIS oraz systemami zarządzania dokumentami elektronicznymi.
• Tło w międzynarodowych firmach produktowych lub technologicznych.
• Doświadczenie w koordynowaniu wydarzeń korporacyjnych, konferencji lub aktywności angażujących pracowników.

Oferujemy:

• 20 płatnych dni urlopu, zwolnienia chorobowe, urlop macierzyński oraz ubezpieczenie zdrowotne (UA-/PL-based, inne lokalizacje w trakcie realizacji).
• Wsparcie, przyjazny zespół, w którym dzielenie się wiedzą jest częścią kultury.
• Pokrycie kosztów profesjonalnych wydarzeń i nauki.
• Życzenia urodzinowe, budowanie zespołu oraz ciepłe ludzkie połączenie poza pracą.
• Zero dżuli energii dla agresora, jego powiązanych firm lub partnerów.