W skrócie
- Zadania: Zarządzaj bazą wiedzy i wspieraj zespół w codziennych zadaniach administracyjnych.
- Firma: Spektrum, wspierająca NATO i inne organizacje międzynarodowe.
- Benefity: Stabilne zatrudnienie, możliwość rozwoju zawodowego i praca w międzynarodowym środowisku.
- Pozostałe informacje: Praca w dynamicznym środowisku z możliwościami podróży do innych lokalizacji NATO.
- Dlaczego ta praca: Dołącz do zespołu, który ma realny wpływ na bezpieczeństwo i komunikację NATO.
- Kwalifikacje: Doświadczenie w administracji biurowej oraz umiejętności zarządzania czasem.
Przewidywane wynagrodzenie mieści się w przedziale 45000 - 55000 zł za rok.
Spektrum wspiera nabywców z najwyższej półki (NATO, ONZ, UE oraz krajowe rządy i obronę) oraz ich ekosystem dostawców Tier 1, oferując szeroki zakres specjalistycznych usług. Zapewniamy naszym klientom usługi profesjonalne, specjalistyczną sprzedaż w dziedzinie lotnictwa i obrony, a także wiedzę operacyjną i przedmiotową.
Wspieramy NATO Communication and Information Agency (NCIA), która odpowiada za zapewnienie bezpiecznych i skutecznych usług komunikacyjnych oraz technologii informacyjnej (IT) dla krajów członkowskich NATO i ich partnerów. NCIA została założona w 2012 roku i ma siedzibę w Brukseli, Belgia. NCIA oferuje szeroki zakres usług, w tym:
- Cyberbezpieczeństwo: NCIA zapewnia zaawansowane rozwiązania w zakresie cyberbezpieczeństwa, aby chronić sieci komunikacyjne i systemy informacyjne NATO przed zagrożeniami cybernetycznymi.
- Systemy dowodzenia i kontroli: NCIA rozwija i utrzymuje systemy używane przez dowódców wojskowych NATO do planowania i realizacji operacji.
- Komunikacja satelitarna: NCIA zapewnia usługi komunikacji satelitarnej, aby umożliwić bezpieczną i niezawodną komunikację między siłami NATO.
- Wojna elektroniczna: NCIA świadczy usługi wojny elektronicznej, aby wspierać misję NATO w wykrywaniu, zapobieganiu i zwalczaniu zagrożeń dla swoich sieci komunikacyjnych.
- Zarządzanie informacjami: NCIA zarządza infrastrukturą technologii informacyjnej NATO, w tym bazami danych, aplikacjami i serwerami.
Program Assistance and Advisory Service (AAS) jest głównym dostawcą zdolności C3 i usług CIS NATO. Zapewnia, utrzymuje i broni infrastruktury technologii informacyjnej w całym NATO, aby umożliwić sojusznikom wspólne konsultacje oraz, w razie potrzeby, wspólne działanie w obliczu ataku.
Rola łączy zarządzanie wiedzą, koordynację nauki oraz ogólną administrację biurową, zapewniając codzienną pomoc administracyjną dla lokalizacji lub działu oraz pomagając zespołowi w sprawnym funkcjonowaniu.
Obowiązki i odpowiedzialności:
- Utrzymywanie bazy danych zarządzania wiedzą oraz wkład w polityki, standardy i wytyczne dotyczące zarządzania wiedzą.
- Utrzymywanie i wdrażanie procedur obsługi informacji, rejestrowanie i klasyfikowanie treści oraz korzystanie z fachowej porady w razie potrzeby.
- Działanie jako koordynator nauki w jednostce organizacyjnej: rezerwacja i organizacja działań edukacyjnych oraz utrzymywanie rejestrów szkoleń, w tym certyfikatów i akredytacji.
- Wsparcie zespołu i menedżera w dostarczaniu informacji potrzebnych do wsparcia bieżących procesów oraz pomoc w planowaniu spotkań.
- Zapewnienie szczegółowych wskazówek dotyczących oprogramowania, procedur, narzędzi i technik administracyjnych oraz produktywności w miejscu pracy.
- Koordynowanie działań międzyfunkcyjnych oraz aktualizowanie i utrzymywanie polityk i procedur biurowych.
- Zarządzanie e-mailem zgodnie z regulacjami organizacyjnymi oraz wyjaśnianie użycia książek adresowych, list dystrybucyjnych i tablic ogłoszeniowych.
- Zarządzanie procesem przyjmowania i opuszczania pracowników.
- Wsparcie przepływu procesów administracyjnych z innymi funkcjami i działami przy użyciu Task Tracker (TT+).
- Koordynowanie przygotowania i dystrybucji standardowych raportów statusu i aktywności.
- Przetwarzanie i dokumentowanie zamówień sprzętu i personelu.
Wymagane umiejętności, doświadczenie i certyfikaty:
- Wykształcenie wyższe w odpowiedniej dziedzinie z rocznym doświadczeniem lub wykształcenie średnie z trzyletnim doświadczeniem.
- Doświadczenie w pracy w środowisku biurowym z wykorzystaniem systemów i procedur zarządzania biurem.
- Powyżej 3-letnie doświadczenie z Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint i aplikacje baz danych).
- Szkolenie w zakresie projektowania, administracji i/lub zarządzania SharePoint.
- Doświadczenie w rozwiązywaniu problemów i udowodniona elastyczność.
- Doskonale rozwinięte umiejętności zarządzania czasem i wielozadaniowości w zmieniającym się środowisku.
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej.
- Ważne zezwolenie na dostęp do informacji tajnych NATO.
Preferencje:
- Poprzednie doświadczenie w wsparciu NATO lub innych organizacji międzynarodowych.
- Doświadczenie w zarządzaniu nauką lub administracji rejestrów szkoleń.
- Doświadczenie w systemach zarządzania wiedzą.
Lokalizacja pracy: Bydgoszcz, Polska
Polityka pracy: Na miejscu
Podróże: Możliwe podróże do innych lokalizacji NATO mogą być wymagane.
Bezpieczeństwo: Ważne krajowe lub NATO Secret osobiste zezwolenie na dostęp do informacji.
Senior Administrative Assistant in Bydgoszcz – pracodawca: Spektrum Labs, Inc.
Spektrum to doskonały pracodawca, który oferuje wyjątkowe możliwości rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku związanym z obronnością i technologią. Pracując w Bydgoszczy, będziesz częścią zespołu wspierającego kluczowe projekty NATO, co zapewnia nie tylko satysfakcjonujące wyzwania, ale także dostęp do szkoleń i certyfikacji w obszarze bezpieczeństwa. Nasza kultura pracy opiera się na współpracy, innowacyjności i zaangażowaniu, co sprawia, że każdy pracownik ma realny wpływ na sukces organizacji.
