Senior Administrative Assistant in Bydgoszcz

Spektrum wspiera nabywców z najwyższej półki (NATO, ONZ, UE oraz krajowe rządy i obronę) oraz ich ekosystem dostawców Tier 1, oferując szeroki zakres specjalistycznych usług. Zapewniamy naszym klientom usługi profesjonalne, specjalistyczną sprzedaż w dziedzinie lotnictwa i obrony, a także wiedzę ekspercką w zakresie dostaw i operacji. Poszukujemy pracowników do naszego zespołu, aby wspierać kluczowe projekty klientów.

Kogo wspieramy

NATO Communication and Information Agency (NCIA) odpowiada za zapewnienie bezpiecznych i skutecznych usług komunikacyjnych oraz technologii informacyjnej (IT) dla krajów członkowskich NATO i ich partnerów. Agencja została założona w 2012 roku i ma siedzibę w Brukseli, Belgia. NCIA oferuje szeroki zakres usług, w tym:

• Cyberbezpieczeństwo: NCIA zapewnia zaawansowane rozwiązania w zakresie cyberbezpieczeństwa, aby chronić sieci komunikacyjne i systemy informacyjne NATO przed zagrożeniami cybernetycznymi.
• Systemy dowodzenia i kontroli: NCIA rozwija i utrzymuje systemy używane przez dowódców wojskowych NATO do planowania i realizacji operacji.
• Komunikacja satelitarna: NCIA zapewnia usługi komunikacji satelitarnej, aby umożliwić bezpieczną i niezawodną komunikację między siłami NATO.
• Wojna elektroniczna: NCIA świadczy usługi wojny elektronicznej, aby wspierać misję NATO w wykrywaniu, zapobieganiu i zwalczaniu zagrożeń dla swoich sieci komunikacyjnych.
• Zarządzanie informacjami: NCIA zarządza infrastrukturą technologii informacyjnej NATO, w tym bazami danych, aplikacjami i serwerami.

Ogólnie rzecz biorąc, NCIA odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i skuteczności zdolności komunikacyjnych oraz technologii informacyjnej NATO.

Program

Usługa wsparcia i doradztwa (AAS)

NATO Communications and Information Agency (NCI Agency) jest głównym dostawcą zdolności C3 NATO oraz dostawcą usług CIS. Zapewnia, utrzymuje i broni infrastruktury technologii informacyjnej w całym NATO, aby umożliwić sojusznikom wspólne konsultacje na podstawie Artykułu IV oraz, w razie potrzeby, wspólne działanie w obliczu ataku na podstawie Artykułu V. Aby zapewnić te kluczowe usługi w nowoczesnym, dynamicznie zmieniającym się środowisku, NCI Agency musi budować i utrzymywać wysoko wydajną, zaangażowaną kadrę. Kadrę NCI Agency strategicznie tworzą trzy główne kategorie: Międzynarodowi cywile NATO (NIC), wojsko (Mil) oraz konsultanci tymczasowi (IWC). IWC stanowią istotną część całkowitej kadry NCI Agency i stanowią około 15 procent całkowitej liczby pracowników.

Identyfikator roli – C005510

Tło roli

Rola łączy zarządzanie wiedzą, koordynację nauki oraz ogólną administrację biurową, zapewniając codzienną pomoc administracyjną dla lokalizacji lub działu oraz pomagając zespołowi w sprawnym funkcjonowaniu.

Obowiązki i odpowiedzialności roli

• Utrzymywanie bazy danych zarządzania wiedzą oraz wkład w polityki, standardy i wytyczne dotyczące zarządzania wiedzą.
• Utrzymywanie i wdrażanie procedur obsługi informacji, rejestrowanie i klasyfikowanie treści oraz korzystanie z fachowej porady w razie potrzeby.
• Działanie jako koordynator nauki w jednostce organizacyjnej: rezerwacja i organizacja działań edukacyjnych oraz utrzymywanie rejestrów szkoleń, w tym certyfikatów i akredytacji.
• Wsparcie zespołu i menedżera w dostarczaniu informacji potrzebnych do wspierania bieżących procesów oraz pomoc w planowaniu spotkań.
• Zapewnienie szczegółowych wskazówek dotyczących oprogramowania, procedur, narzędzi i technik w zakresie administracji i produktywności w miejscu pracy.
• Współpraca i organizacja międzyfunkcyjna oraz aktualizacja i utrzymywanie polityk i procedur biurowych.
• Zarządzanie e-mailem zgodnie z regulacjami organizacyjnymi oraz wyjaśnianie sposobu korzystania z książek adresowych, list dystrybucyjnych i tablic ogłoszeniowych.
• Zarządzanie procesem przyjmowania i opuszczania pracowników.
• Wsparcie przepływu procesów administracyjnych z innymi funkcjami i działami przy użyciu Task Tracker (TT+).
• Koordynowanie przygotowania i dystrybucji standardowych raportów statusu i aktywności.
• Przetwarzanie i dokumentowanie zamówień sprzętu i personelu.

Wymagane umiejętności, doświadczenie i certyfikaty

• Wykształcenie wyższe w odpowiedniej dziedzinie z rocznym doświadczeniem lub wykształcenie średnie z trzyletnim doświadczeniem.
• Doświadczenie w pracy w środowisku biurowym z wykorzystaniem systemów i procedur zarządzania biurem.
• Powyżej 3-letnie doświadczenie z Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint i aplikacje baz danych).
• Szkolenie w zakresie projektowania, administracji i/lub zarządzania SharePoint.
• Doświadczenie w rozwiązywaniu problemów i udowodniona elastyczność.
• Udowodnione umiejętności zarządzania czasem i wielozadaniowości w zmieniającym się środowisku.
• Doskonale rozwinięte umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej.
• Ważne zezwolenie na dostęp do informacji tajnych NATO.

Preferowane

• Poprzednie doświadczenie w wspieraniu NATO lub innych organizacji międzynarodowych.
• Doświadczenie w zarządzaniu nauką lub administracji rejestrów szkoleń.
• Doświadczenie w systemach zarządzania wiedzą.

Lokalizacja pracy

Bydgoszcz, Polska

Polityka pracy

Na miejscu

Podróże

Może być wymagana podróż do innych lokalizacji NATO.

Bezpieczeństwo

Ważne krajowe lub NATO tajne osobiste zezwolenie na dostęp.