W skrócie
- Zadania: Wspieraj program Student Success, zarządzaj harmonogramami i komunikacją.
- Firma: Spelman College - uczelnia z misją wspierania studentów.
- Benefity: Elastyczny czas pracy, możliwość pracy hybrydowej oraz rozwój zawodowy.
- Pozostałe informacje: Dynamiczne środowisko z możliwościami rozwoju kariery.
- Dlaczego ta praca: Zdobądź doświadczenie w administracji i pomóż studentom osiągnąć sukces.
- Kwalifikacje: Wymagana matura i 3-letnie doświadczenie w pracy biurowej.
Przewidywane wynagrodzenie mieści się w przedziale 36000 - 44000 zł za rok.
Aplikanci muszą być prawnie upoważnieni do pracy w Stanach Zjednoczonych w momencie zatrudnienia i muszą utrzymywać to upoważnienie przez cały okres zatrudnienia. To stanowisko nie kwalifikuje się do sponsorowania. To stanowisko jest uzależnione od dostępności wystarczających funduszy.
Podsumowanie stanowiska: Asystent administracyjny dla Programu Sukcesu Studenckiego wspiera biuro, zapewniając wsparcie administracyjne, aby zapewnić terminową i właściwą obsługę klienta oraz komunikację ze studentami, wykładowcami i pracownikami. Stanowisko to zapewnia również wsparcie administracyjne i zarządzanie projektami, w tym zarządzanie harmonogramami, spotkaniami, komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną, zamówieniami budżetowymi oraz wspieraniem działań programu, w razie potrzeby.
Kluczowe obowiązki i odpowiedzialności:
- Pełni rolę pierwszego kontaktu dla Programu Sukcesu Studenckiego. Wita studentów, wykładowców, pracowników i gości, odpowiada na ogólne zapytania oraz kieruje połączeniami telefonicznymi.
- Organizuje podróże dla wykładowców/pracowników i studentów: koordynuje rezerwacje podróży (loty, hotele) z agentem podróży uczelni; przetwarza rejestracje, raporty wydatków, wynajem samochodów, formularze podróży studenckiej.
- Przygotowuje zamówienia zakupu i prośby o czeki; utrzymuje aktualny arkusz budżetowy; prowadzi inwentaryzację materiałów, w tym kartridży do drukarek, papieru i innych przedmiotów dla biura departamentu, biur wykładowców i laboratoriów; zamawia materiały dydaktyczne i biurowe zgodnie z prośbą.
- Współpracuje z systemem Banner w celu utrzymania budżetów departamentalnych i grantowych; śledzi postęp w systemie Banner.
- Utrzymuje kopie wszystkich dokumentów finansowych. Utrzymuje pliki zakupów i innych dokumentów, w tym pliki komputerowe; dostarcza kopie do przewodniczącego/dyrektora departamentu w celach archiwalnych.
- Wykonuje zadania biurowe, takie jak kopiowanie, pisanie różnych form korespondencji (tj. listy, raporty, propozycje, formularze, koperty) oraz wysyłki.
- Rezerwuje obiekty, koordynuje posiłki i/lub napoje; monitoruje status obiektów (klasy, laboratoria, obszar biurowy) i organizuje potrzebne naprawy.
- Planowanie i organizowanie spotkań oraz lunche.
- Pełni rolę recepcjonisty dla Departamentu i/lub przełożonych; koordynuje odbiór i dostawę poczty oraz przesyłek ekspresowych.
- Asystuje w selekcji i udziela ogólnych instrukcji studentom college'u i/lub studentom pracującym.
- Pełni rolę łącznika między Dyrektorem, studentami, czasami rodzicami, a szczególnie innymi działami uczelni.
- Przegląda i przetwarza aplikacje (razem z Dyrektorem) studentów studiów magisterskich i studentów pracujących.
- Nadzoruje pracę Asystenta Magisterskiego i studentów pracujących.
- Zamawia i utrzymuje testy Major Field dla departamentów, które ich potrzebują.
- Monitoruje przestrzenie laboratoriów komputerowych do użytku przez studentów.
- Umiejętność zarządzania wieloma priorytetami i zadaniami jednocześnie.
- Elastyczność i umiejętność szybkiego dostosowywania się do zmieniających się priorytetów.
- Strategiczne myślenie, które pozwala dostrzegać możliwości i rozwiązania.
- Staranność i dokładność w wykonywaniu zadań.
Wymagane kwalifikacje:
- Dyplom ukończenia szkoły średniej i trzyletnie doświadczenie w pokrewnej pracy są wymagane. Preferowane jest wykształcenie wyższe.
- Silne umiejętności obsługi klienta, doskonałe umiejętności komunikacyjne, werbalne i zarządzania czasem.
- Profesjonalne zachowanie z umiejętnością interakcji z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi z dyplomacją i taktem.
- Doskonałe umiejętności komunikacji ustnej są wymagane przy udzielaniu informacji i odpowiadaniu na pytania od studentów, rodziców, pracowników i ogółu społeczeństwa w sytuacjach indywidualnych lub grupowych.
- Umiejętność czytania, analizowania i interpretowania dokumentów, takich jak zasady bezpieczeństwa, instrukcje obsługi i konserwacji oraz podręczniki proceduralne.
- Dobre umiejętności korekty tekstu są niezbędne.
- Umiejętność korzystania z podstawowych umiejętności komputerowych przy użyciu pakietu Microsoft Office (Word, Excel i PowerPoint).
- Umiejętność pisania 45 słów na minutę.
Preferowane kwalifikacje:
- Preferowane jest wykształcenie wyższe.
Wymagania fizyczne:
Podczas wykonywania obowiązków tego stanowiska pracownik regularnie musi: siedzieć, używać rąk do obsługi materiałów biurowych, obsługiwać komputer i inne urządzenia biurowe, rozmawiać i słyszeć. Pracownik często musi: sięgać rękami i ramionami, chodzić i stać. Pracownik okazjonalnie musi: schylać się, wspinać się oraz podnosić i/lub przenosić do 15 funtów. Specyficzne zdolności wzrokowe wymagane w tym zawodzie obejmują bliskie widzenie, widzenie na odległość, widzenie kolorów oraz zdolność do dostosowywania ostrości.
Informacje dodatkowe:
To stanowisko kwalifikuje się do hybrydowego układu pracy. Spelman College jest pracodawcą równych szans. Jesteśmy kampusem wolnym od dymu.
Administrative Assistant – pracodawca: Spelman College (Old)
Spelman College to doskonały pracodawca, który oferuje wyjątkowe możliwości rozwoju zawodowego w inspirującym środowisku akademickim. Pracownicy mają dostęp do wsparcia w nauczaniu oraz regularnych godzin konsultacyjnych, co sprzyja budowaniu relacji z studentami i rozwijaniu umiejętności pedagogicznych. Dodatkowo, kultura pracy w Spelman College opiera się na różnorodności i inkluzyjności, co czyni to miejsce idealnym dla osób pragnących mieć realny wpływ na edukację młodych ludzi.
