Executive Assistant and Clerk of the Board in Katowice

Wymagania: Kandydaci muszą być prawnie upoważnieni do pracy w Stanach Zjednoczonych w momencie zatrudnienia i muszą utrzymać to upoważnienie przez cały okres zatrudnienia. Ta pozycja nie kwalifikuje się do sponsorowania. Pozycja jest uzależniona od dostępności wystarczających funduszy.

Podsumowanie stanowiska: Pełni rolę asystenta wykonawczego i sekretarza zarządu, zapewniając wsparcie w zakresie zarządzania projektami na poziomie wykonawczym oraz administracyjne wsparcie dla Dyrektora Operacji Zarządu i Rady Powierniczej. Odpowiada za efektywne i skuteczne wykonanie logistyki spotkań zarządu, oficjalne prowadzenie dokumentacji, korespondencję oraz funkcje wsparcia administracyjnego dla Rady Powierniczej, zadań prezydenckich oraz innych komisji uczelni, jak również za zachowanie wysokiego poziomu poufności w odniesieniu do wrażliwych kwestii i dokumentów.

Kluczowe obowiązki i odpowiedzialności:

• Zarządzanie podróżami i innymi ustaleniami dla spotkań Rady Powierniczej oraz innych działań wyznaczonych przez Wiceprezydenta i Dyrektora Operacji Zarządu; śledzenie i monitorowanie wydatków związanych z tymi funkcjami.
• Ułatwianie efektywnych spotkań, współpraca z Wiceprezydentem/Sekretarzem, Dyrektorem Operacji Zarządu, Prezydentem, zespołem seniorów oraz ich asystentami, przewodniczącym zarządu i przewodniczącymi komisji powierniczych.
• Utrzymywanie dokumentacji związanej ze spotkaniami Rady przy minimalnym nadzorze.
• Uczestnictwo w posiedzeniach Komitetu Spraw Zarządu oraz pełnych posiedzeniach Rady w celu sporządzania, pisania i dystrybucji protokołów w odpowiednim czasie.
• Wsparcie różnych liaisons komisji oraz utrzymywanie dokumentacji związanej z innymi spotkaniami i komisjami uczelni.
• Gromadzenie, utrzymywanie i kompilowanie danych statystycznych dotyczących Biura Rady Powierniczej.
• Przygotowywanie korespondencji, w tym notatek i raportów, zarządzanie przychodzącą i wychodzącą korespondencją.
• Współpraca z różnymi działami uczelni w celu zapewnienia wsparcia logistycznego dla członków Rady oraz specjalnych gości.
• Monitorowanie, śledzenie i uzgadnianie budżetów przypisanych do Biura Rady Powierniczej.
• Zapewnienie wsparcia administracyjnego w planowaniu i realizacji wydarzeń organizowanych przez Biuro Rady Powierniczej.
• Utrzymywanie aktualizacji i konserwacji strony internetowej Rady Powierniczej.
• Pełnienie roli pierwszego punktu kontaktowego dla rutynowych zapytań kierowanych do Biura Rady Powierniczej.

Wymagane kwalifikacje:

• Dyplom ukończenia szkoły średniej oraz siedem lat bezpośredniego doświadczenia zawodowego, preferowane w pracy z senior managementem.
• Doświadczenie w szybkim środowisku pracy.
• Umiejętności organizacyjne, umiejętność interakcji z różnorodnymi grupami ludzi oraz zdolność do zarządzania wieloma zadaniami.
• Zaawansowane umiejętności w korzystaniu z Microsoft Office Suite oraz Adobe Acrobat.

Preferowane kwalifikacje:

• Preferowany dyplom licencjata.
• Doświadczenie w pracy administracyjnej w środowisku szkolnictwa wyższego.

Wymagania fizyczne:

Podczas wykonywania obowiązków pracownik regularnie musi: siedzieć, używać rąk i palców do obsługi komputera i sprzętu biurowego, rozmawiać i słyszeć. Często wymaga się stania, chodzenia oraz sięgania rękami. Okazjonalnie może być konieczne wspinanie się lub balansowanie, schylanie się lub kucanie, a także podnoszenie i/lub przenoszenie do 15 funtów.