Executive Assistant & Office Coordinator in Warsaw

O nas

Jesteśmy wczesnofazową firmą technologiczną działającą na styku energii i infrastruktury AI, rozwijając nową generację wydajnej, skalowalnej i niezawodnej infrastruktury obliczeniowej. Nasze podejście łączy obliczenia rozproszone, modułową infrastrukturę i efektywność energetyczną, aby sprostać szybko rosnącemu zapotrzebowaniu na AI i obliczenia o wysokiej wydajności. To okazja, aby dołączyć do rosnącego zespołu na wczesnym etapie i bezpośrednio przyczynić się do rozwoju nowej platformy infrastrukturalnej na styku energii, centrów danych i zaawansowanego obliczania.

Przegląd roli

Szukamy Asystenta Wykonawczego i Koordynatora Biura, który zapewni wsparcie na wysokim poziomie oraz nadzoruje codzienną koordynację operacyjną naszego rosnącego zespołu w Polsce. Rola łączy wsparcie wykonawcze, zarządzanie kalendarzem i spotkaniami, koordynację interesariuszy, podróże służbowe oraz operacje biurowe. Będziesz ściśle współpracować z kierownictwem wyższym oraz zespołem w Polsce, jednocześnie koordynując z kolegami we Włoszech. Zapewnisz, że priorytety są dobrze zorganizowane, kluczowe zaangażowania są odpowiednio przygotowane, a biuro działa sprawnie.

Oczekujemy proaktywnego, wysoko zorganizowanego, dyskretnego i zorientowanego na rozwiązania profesjonalisty, który potrafi przewidywać potrzeby, zarządzać wieloma priorytetami i działać samodzielnie w szybkim tempie.

Co dostarczysz w swoim pierwszym roku:

• Ustalisz skuteczny rytm operacyjny w zakresie wsparcia wykonawczego i koordynacji biura, zapewniając niezawodne zarządzanie kalendarzem i spotkaniami, koordynację podróży służbowych, komunikację z interesariuszami oraz operacje w miejscu pracy.
• W ciągu 6 miesięcy: Ustanowisz efektywne procesy dla wsparcia wykonawczego, koordynacji spotkań, podróży, administracji biurowej oraz współpracy Polska-Włochy.
• W ciągu 12 miesięcy: Samodzielnie będziesz zarządzać codziennym wsparciem wykonawczym i koordynacją operacyjną biura w Polsce, działając jako zaufany partner dla kierownictwa wyższego oraz kluczowy punkt kontaktowy dla lokalnego zespołu.

Kluczowe obowiązki

• Zapewnienie wsparcia wykonawczego dla kierownictwa wyższego, w tym zarządzanie kalendarzem, koordynacja spotkań, priorytetyzacja i przygotowanie do kluczowych zaangażowań.
• Koordynowanie spotkań z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi, przygotowywanie agend, materiałów informacyjnych i odpowiednich informacji w razie potrzeby.
• Śledzenie kluczowych działań i follow-upów z spotkań oraz zapewnienie, że uzgodnione następne kroki są odpowiednio koordynowane.
• Koordynowanie podróży służbowych i logistyki wykonawczej, w tym itinerariów, zakwaterowania, transferów, konferencji i związanej dokumentacji.
• Wsparcie w koordynacji spotkań z klientami, konferencji, wydarzeń kierowniczych oraz wewnętrznych działań firmy w Polsce i Włoszech.
• Działanie jako operacyjny łącznik między zespołami w Polsce i Włoszech, ułatwiając harmonogramowanie, komunikację, przepływ informacji oraz codzienną koordynację.
• Wsparcie rutynowej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w imieniu kierownictwa wyższego, utrzymując wysoki standard profesjonalizmu i dyskrecji.
• Utrzymywanie zorganizowanych informacji o interesariuszach i kontaktach, zapewniając, że odpowiednie relacje biznesowe i interakcje są odpowiednio dokumentowane.
• Nadzorowanie administracji biurowej i operacji w miejscu pracy w Polsce, w tym obiektów, zaopatrzenia, sprzętu, odwiedzających oraz relacji z zewnętrznymi dostawcami usług.
• Wsparcie w onboardingu pracowników, w tym przygotowanie miejsca pracy, sprzętu, dostępu oraz koordynacji administracyjnej.
• Wkład w rozwój i poprawę procesów administracyjnych i operacyjnych w miarę wzrostu organizacji.
• Zarządzanie wrażliwymi informacjami biznesowymi i organizacyjnymi z wysokim poziomem poufności, dyskrecji i profesjonalnego osądu.

Wymagania

• Licencjat z zakresu administracji biznesowej, zarządzania, komunikacji lub pokrewnej dziedziny, lub równoważne doświadczenie zawodowe.
• 3-6 lat doświadczenia w asystowaniu wykonawczemu, wsparciu C-suite, osobistym wsparciu, koordynacji biura lub podobnej roli.
• Udowodniona zdolność do zarządzania skomplikowanymi kalendarzami, wieloma priorytetami, spotkaniami, podróżami i interakcjami z interesariuszami.
• Silne umiejętności organizacyjne, priorytetyzacji i zarządzania czasem, z doskonałą uwagą na szczegóły.
• Proaktywne i niezależne podejście, z umiejętnością przewidywania potrzeb i przejmowania odpowiedzialności bez stałego nadzoru.
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej.
• Doświadczenie w pracy w międzynarodowym, wielolokalizacyjnym środowisku.
• Silna znajomość Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Excel i PowerPoint.
• Komfort w pracy w szybkim, wczesnofazowym środowisku z wysokim stopniem odpowiedzialności i elastyczności.
• Biegła znajomość języka angielskiego, w mowie i piśmie.
• Rodzimy lub bliski rodzimemu język polski.

Miłe do posiadania

• Doświadczenie w wsparciu CEO, założyciela, dyrektora wykonawczego, dyrektora zarządzającego lub zespołu kierownictwa wyższego.
• Poprzednie doświadczenie w startupie, scale-upie, technologii, infrastrukturze, energii, nieruchomościach, inwestycjach lub środowisku usług profesjonalnych.
• Doświadczenie w pracy w wielu biurach lub międzynarodowych zespołach.
• Doświadczenie w koordynowaniu spotkań wykonawczych, konferencji, zaangażowań klientów, spotkań inwestorskich lub wydarzeń korporacyjnych.
• Znajomość narzędzi takich jak Notion, Asana, Monday.com lub podobnych platform do współpracy i zarządzania projektami.
• Doświadczenie w operacjach biurowych, uruchamianiu biur, relokacjach lub ekspansji biura.
• Doświadczenie w zarządzaniu zewnętrznymi dostawcami, zespołami obiektów i dostawcami usług.
• Silna zdolność do tworzenia profesjonalnej korespondencji, podsumowań spotkań, materiałów informacyjnych i prezentacji.

Lokalizacja: Warszawa, Polska.