HR & Office Coordinator in Kraków

Stonly jest platformą AI do zarządzania wiedzą w obsłudze klienta. Nasza platforma SaaS pomaga firmom (DraftKings, King, Estēe Lauder, Personio i wiele innych) automatyzować obsługę klienta za pomocą AI i interaktywnej wiedzy dostarczanej w momencie potrzeby zarówno dla agentów, jak i klientów. Stonly to globalna firma z biurami w Polsce, Francji i USA. Naszym celem jest stać się wiodącą platformą wiedzy w obszarze obsługi klienta - rynek wart 50 miliardów dolarów - oraz stać się ikoniczną marką technologiczną w tej dziedzinie.

Rola Koordynatora HR i Biura jest kluczowa w naszej codziennej działalności — wspieranie zespołu, porządkowanie finansów i sprawne funkcjonowanie biura w trzech krajach. Rola Koordynatora HR i Biura jest tymczasowa, na okres 18 miesięcy zastępstwa macierzyńskiego, z możliwością stałej umowy w przyszłości.

Co będziesz robić?

• Administracja biurowa i dokumentacja: Przygotowywanie, archiwizowanie i zarządzanie umowami, aneksami oraz dokumentami związanymi z HR.
• Administracja świadczeń: Zarządzanie dostępem i zapisami do Multisportu, opieki zdrowotnej i innych benefitów dla pracowników.
• Wsparcie w zakresie wynagrodzeń: Ścisła współpraca z działem księgowości w cyklach płacowych, różnych sprawach HR i obowiązkach regulacyjnych (ubezpieczenia społeczne, podatki, PPK).
• Operacje finansowe: Zarządzanie cyklem życia faktur (zbieranie, weryfikacja i przesyłanie do systemu księgowego/KSeF), wystawianie faktur dla kontrahentów B2B oraz przygotowywanie przelewów.
• Operacje biurowe: Utrzymywanie biura w codziennym funkcjonowaniu – od organizacji przestrzeni roboczej po wsparcie zespołu w codziennych potrzebach.
• Zarządzanie zapasami: Odpowiedzialność za zamówienia materiałów biurowych i zapewnienie, że nigdy ich nie zabraknie.
• Nadzór nad sprzętem: Śledzenie sprzętu biurowego, zgłaszanie problemów i koordynowanie z dostawcami, aby wszystko działało sprawnie.
• Koordynacja podróży i wydarzeń: Zarządzanie logistyką podróży służbowych (loty, hotele, rezerwacje) oraz koordynowanie wewnętrznych wydarzeń, takich jak wyjazdy zespołowe i sesje szkoleniowe.
• Onboarding i offboarding: Przygotowywanie stanowisk pracy dla nowych pracowników, wspieranie płynnych przejść oraz zapewnienie, że sprzęt i dokumentacja są odpowiednio przekazywane.
• Wsparcie operacyjne między zespołami: Aktywne wspieranie wewnętrznych zespołów w codziennych potrzebach administracyjnych i projektowych.

Umiejętności i doświadczenie

• Doświadczenie jako menedżer biura: Co najmniej 1 rok doświadczenia w podobnej roli, najlepiej w szybkim tempie lub środowisku startupowym.
• Umiejętności finansowe i administracyjne: Komfort w pracy z systemami płacowymi, bankowymi i HR.
• Dokładność: Wyjątkowe umiejętności organizacyjne i „ostre oko” do dokładności w dokumentacji i finansach.
• Inicjatywa i proaktywność: Podejmujesz inicjatywę, budujesz własne procesy i nie potrzebujesz „trzymania za rękę”, aby posuwać projekty naprzód.
• Elastyczność: Rozkwitasz w dynamicznym środowisku, gdzie priorytety mogą się zmieniać, a Ty potrafisz równocześnie zarządzać wieloma zadaniami.
• Silna komunikacja: Jesteś jasny, zwięzły i komfortowo pracujesz z ludźmi w różnych zespołach i strefach czasowych.
• Biegła znajomość języka angielskiego: Pracujemy w międzynarodowym środowisku, więc musisz być komfortowy w codziennej komunikacji w języku angielskim.

Praca w Stonly

Wartości i kultura

Dbamy o naszych klientów, rozwój biznesu oraz karierę i sukces każdego członka zespołu. Priorytetem jest budowanie zespołu, współpraca, praca z ludźmi, których lubimy i którzy motywują nas do bycia lepszymi.

Elastyczne opcje umowy

Wybierz między umową o pracę a umową B2B w zależności od swoich preferencji.

Możliwości udziałów

Opcje udziałów są częścią Twojego pakietu wynagrodzenia.

Doskonała lokalizacja biura

Pracuj w naszym biurze w sercu Krakowa.

Kompleksowa opieka zdrowotna

Ciesz się prywatną opieką zdrowotną dla swojego spokoju.

Korzyści fitness

Dostęp do karty Multisport, aby wspierać Twoje cele fitness.

Płaska struktura organizacyjna

Doświadcz niena hierarchicznego środowiska, które promuje bezpośrednią komunikację i współpracę.

Proces rekrutacji

Najpierw odbędziesz ogólną rozmowę z Anetą, naszą Menedżerką ds. Pozyskiwania Talentów (30 min). Następnie odbędzie się ogólne spotkanie z Martą, naszą Specjalistką ds. Operacji Ludzkich i Anetą (90 min). Potem krótka rozmowa z Krzysztofem, współzałożycielem Stonly i Kierownikiem Produktu (30 min). Na koniec odbędziesz rozmowę z Alexią (VP ds. Sukcesu Klienta, pełniąca obowiązki Kierownika ds. Ludzi) (30 min).

Stonly zapewnia równe możliwości zatrudnienia wszystkim pracownikom i kandydatom do pracy oraz zabrania dyskryminacji i molestowania jakiegokolwiek rodzaju bez względu na rasę, kolor skóry, religię, wiek, płeć, narodowość, status niepełnosprawności, geny, status weterana, orientację seksualną, tożsamość płciową lub ekspresję, lub jakąkolwiek inną cechę chronioną przez przepisy federalne, stanowe lub lokalne. Polityka ta dotyczy wszystkich warunków zatrudnienia, w tym rekrutacji, zatrudnienia, umiejscowienia, awansu, zakończenia, zwolnienia, przypomnienia, transferu, urlopów, wynagrodzenia i szkoleń.