Billing & Collections Specialist in Warsaw

Syndigo to firma, która zapewnia, że świetne produkty są wybierane. Każdy wybór w handlu, niezależnie od tego, czy dokonuje go kupujący, wyszukiwarka, rynek czy asystent AI, oparty jest na danych o produktach, a nasze oprogramowanie sprawia, że te dane są kompletne i wiarygodne oraz przesyła je przez największą w branży dwustronną sieć handlową: 15 000+ marek i 3 500+ detalistów. Firmy takie jak AutoZone, Colgate-Palmolive, Dole International, Unilever i Walgreens ufają Syndigo, aby ich produkty były wybierane.

Stanowisko specjalisty ds. fakturowania i windykacji polega na zarządzaniu należnościami i działalnością windykacyjną, zapewniając terminowe płatności od klientów, wspierając procesy aplikacji gotówki oraz utrzymując dokładne zapisy kont klientów. Ponieważ dokumentacja księgowa i związana z nią dokumentacja są prowadzone zarówno w języku niemieckim, jak i angielskim, rola wymaga silnych umiejętności pisemnych i werbalnych w języku niemieckim, szczególnie ponieważ większość umów z klientami i związanych z nimi dokumentów biznesowych jest w języku niemieckim.

Obowiązki obejmują:

• Zarządzanie należnościami i działalnością windykacyjną, w tym przeglądanie zaległych sald, kontaktowanie się z klientami, wysyłanie przypomnień o płatnościach, prowadzenie rozmów windykacyjnych oraz stosowanie zawieszeń kont, gdy jest to wymagane.
• Utrzymywanie raportów dotyczących zaległych kont i windykacji, w tym kont powyżej 10 dni zaległych, oraz wykluczanie przypadków już przekazanych agencjom windykacyjnym.
• Przetwarzanie zwrotów agencji windykacyjnych, zapytań klientów, spraw upadłościowych oraz związanej z tym dokumentacji roszczeniowej.
• Importowanie wyciągów bankowych i dokładne oraz terminowe księgowanie przychodzących płatności od klientów.
• Utrzymywanie otwartych pozycji należności, w tym różnic centowych, opłat bankowych, nieprzypisanej gotówki i innych pozycji do uzgodnienia.
• Przygotowywanie cotygodniowych raportów gotówkowych oraz miesięcznych raportów zamknięcia związanych z należnościami.
• Przesyłanie faktur i dokumentów wspierających do portali klientów i wewnętrznych dysków.
• Monitorowanie zwróconych e-maili z fakturami, aktualizowanie informacji kontaktowych klientów oraz ponowne wysyłanie faktur, gdy jest to wymagane.
• Zarządzanie skrzynkami pocztowymi należności i e-fakturowania w języku niemieckim i angielskim.
• Utrzymywanie i przetwarzanie zapisów księgowych, komunikacji z klientami (e-mail i telefon) oraz dokumentacji wspierającej w języku niemieckim i angielskim, w tym przegląd umów z niemieckimi klientami i dokumentów biznesowych, gdy jest to wymagane.
• Przetwarzanie korekt faktur, not kredytowych, umorzeń i dostosowań kont.
• Przegląd i zatwierdzanie zamówień sprzedaży w NetSuite oraz możliwości w Salesforce.
• Utrzymywanie i przegląd listy złych długów, przetwarzanie klasyfikacji złych długów specyficznych dla książek oraz uzgadnianie kont ogólnych związanych z należnościami.
• Wsparcie działań związanych z zamknięciem miesiąca oraz wewnętrznymi lub zewnętrznymi prośbami audytowymi, gdy jest to wymagane.

Wymagania:

• Preferowane wykształcenie wyższe w dziedzinie rachunkowości, finansów, administracji biznesowej lub pokrewnej.
• 2+ lata doświadczenia w obszarze należności, fakturowania, windykacji lub pokrewnej funkcji księgowej.
• Profesjonalna znajomość języka angielskiego, niemieckiego i polskiego, z umiejętnością skutecznej komunikacji w obu formatach pisemnych i werbalnych, jest wymagana.
• Musi mieszkać w rozsądnej odległości dojazdu do Poznania i być dostępny na okazjonalne spotkania osobiste.
• Znajomość procesów związanych z należnościami, fakturowaniem, windykacją, aplikacją gotówki i pokrewnych procesów finansowych.
• Doświadczenie w pracy z systemami ERP; doświadczenie w NetSuite jest plusem.
• Biegłość w Microsoft Excel, w tym funkcje takie jak tabele przestawne i VLOOKUP.
• Silna uwaga na szczegóły, umiejętności organizacyjne oraz zdolność do utrzymywania dokładnych zapisów finansowych.
• Umiejętność pracy samodzielnej, zarządzania konkurencyjnymi priorytetami i dotrzymywania terminów w szybkim tempie.
• Silne umiejętności obsługi klienta, komunikacji i rozwiązywania problemów, w tym umiejętność profesjonalnego prowadzenia działań windykacyjnych.

Oferujemy konkurencyjny pakiet świadczeń, który wspiera Twoje dobre samopoczucie, rozwój i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Obejmuje to hojne dni wolne, ubezpieczenie zdrowotne oraz plany emerytalne dostosowane do lokalnych rynków, a także możliwości nauki poprzez zwrot kosztów czesnego. Pracownicy korzystają również z programów takich jak dopasowanie darowizn, czas wolny na wolontariat, premie za polecenia oraz elastyczne korzyści, takie jak Flex Fridays - pomagając Ci prosperować zarówno w pracy, jak i poza nią.

Twoje wynagrodzenie indywidualne w ramach budżetowanego zakresu wynagrodzenia jest ustalane na podstawie Twoich umiejętności, wykształcenia, doświadczenia i wewnętrznej równości. Budżetowany zakres wynagrodzenia: 85 000 zł - 100 423 zł PLN.

Diversyfikacja, równość i integracja: Aby osiągnąć najlepszą wersję naszej organizacji, wiemy, że potrzebne są nowe pomysły, nowe podejścia, nowe perspektywy i nowe sposoby myślenia. Cel, któremu jesteśmy w 100% zaangażowani.