Executive Assistant, Senior Support in Łódź

Jako asystent wykonawczy wspierający zespół kierowniczy w Global Communications & Governance (GC&G), odegrasz kluczową rolę w umożliwieniu efektywnej codziennej działalności w złożonej, globalnej organizacji. Będziesz zapewniać wysokiej jakości wsparcie administracyjne i operacyjne, budując zaufane relacje z liderami, współpracownikami, dostawcami i partnerami w Takeda.

Oprócz doskonałego wsparcia wykonawczego, pomożesz w promowaniu kultury opartej na sztucznej inteligencji w społeczności administracyjnej. Poprzez identyfikację praktycznych zastosowań narzędzi zwiększających produktywność opartych na AI, dzielenie się najlepszymi praktykami oraz pomoc współpracownikom w budowaniu pewności siebie i umiejętności, przyczynisz się do bardziej efektywnych sposobów pracy i wesprzesz cel Takeda, jakim jest poprawa zdrowia ludzi i budowanie lepszej przyszłości dla świata.

Jak będziesz przyczyniać się do sukcesu:

• Zapewniaj proaktywne, zorganizowane i wysokiej jakości wsparcie administracyjne dla zespołu kierowniczego Global Communications & Governance.
• Koordynuj krajowe i międzynarodowe ustalenia dotyczące podróży, w tym harmonogramy, zmiany i związane z nimi logistyki.
• Przygotowuj i składaj dokładne raporty podróży i wydatków w systemie Concur w ustalonych terminach.
• Zarządzaj złożonymi kalendarzami oraz koordynuj spotkania, rozmowy i wizyty w różnych strefach czasowych.
• Twórz zamówienia zakupu w systemie Ariba, monitoruj płatności dla dostawców i konsultantów oraz komunikuj się z zewnętrznymi partnerami w razie potrzeby.
• Ułatwiaj skuteczną komunikację i wymianę informacji między członkami zespołu a interesariuszami.
• Koordynuj spotkania i wydarzenia, rezerwując sale konferencyjne i przestrzenie na wydarzenia, organizując catering oraz wspierając działania związane z przygotowaniem i zakończeniem.
• Wspieraj działania związane z wdrażaniem nowych członków zespołu i pomagaj im w płynnej integracji w zespole oraz kulturze organizacyjnej.
• Utrzymuj zorganizowane, przyjazne i profesjonalne środowisko biurowe dla współpracowników i gości.
• Pełnij rolę łącznika między działami i zespołami, promując współpracę, łączność i dzielenie się wiedzą.
• Przygotowuj, edytuj, śledź i analizuj dokumenty oraz raporty przy użyciu Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams i SharePoint.
• Interfejsuj z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi, odpowiadaj na zapytania i kieruj osoby do odpowiednich zasobów.
• Pełnij rolę eksperta w zakresie narzędzi zwiększających produktywność opartych na AI, w tym Microsoft Copilot, Cowork i innych zatwierdzonych rozwiązań.
• Doradzaj współpracownikom w zakresie praktycznych zastosowań AI, odpowiedzialnego przyjmowania, skutecznego podpowiadania i zwiększania produktywności.
• Identyfikuj, testuj i dziel się podejściami opartymi na AI, które poprawiają efektywność administracyjną, zarządzanie spotkaniami, komunikację, zarządzanie informacjami i wsparcie wykonawcze.
• Działaj jako główny punkt kontaktowy dla asystentów wykonawczych, którzy chcą rozwijać biegłość w AI poprzez coaching rówieśniczy, sesje dzielenia się wiedzą, godziny otwarte i praktyczne demonstracje.
• Opracowuj i utrzymuj zasoby najlepszych praktyk, biblioteki podpowiedzi, materiały szkoleniowe i standardy, które wspierają efektywne i odpowiedzialne korzystanie z narzędzi AI zgodnie z polityką firmy.
• Przeprowadzaj niezależne badania, rozwiązuj problemy i zarządzaj konkurencyjnymi priorytetami z rozsądkiem i minimalnym nadzorem.
• Utrzymuj poufność i zachowuj dyskrecję podczas obsługi wrażliwych informacji.

Preferowane umiejętności i kwalifikacje:

• Wymagany dyplom ukończenia szkoły średniej lub GED; preferowany dyplom stowarzyszenia lub licencjata.
• Minimum pięć lat odpowiedniego doświadczenia administracyjnego, wsparcia wykonawczego lub pokrewnego, lub równoważna kombinacja wykształcenia, szkolenia i doświadczenia.
• Preferowane doświadczenie w branży.
• Umiejętność efektywnej interakcji z pracownikami na wszystkich poziomach i budowania silnych sieci wewnętrznych w różnych działach w celu lokalizowania informacji, rozwiązywania problemów i skutecznego wykonywania obowiązków.
• Zaawansowana znajomość Microsoft Office, w tym Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams i SharePoint.
• Silna umiejętność cyfrowa i udokumentowane doświadczenie w korzystaniu z narzędzi zwiększających produktywność opartych na AI, takich jak Microsoft Copilot, Cowork lub podobne platformy.
• Doświadczenie w koordynowaniu krajowych i międzynarodowych podróży oraz składaniu raportów wydatków za pomocą systemu Concur lub porównywalnego systemu.
• Udokumentowana umiejętność zarządzania złożonymi wymaganiami dotyczącymi harmonogramu z udziałem wielu starszych interesariuszy i stref czasowych.
• Znajomość systemu Ariba lub podobnych systemów zakupowych, w tym tworzenie zamówień, śledzenie płatności oraz komunikacja z dostawcami lub konsultantami.
• Silne umiejętności w zakresie wprowadzania danych, przeglądania danych, raportowania i analizy, z wysokim poziomem dokładności.
• Doświadczenie w koordynowaniu spotkań i wydarzeń na miejscu i poza nim, w tym logistyka, catering, przygotowanie i zakończenie.
• Umiejętność mentorowania innych, nauczania umiejętności zwiększających produktywność oparte na AI oraz dokumentowania najlepszych praktyk w celu wsparcia szerszego przyjęcia.
• Silne umiejętności organizacyjne, priorytetyzacji i zarządzania czasem, z umiejętnością wielozadaniowości i dostosowywania się do zmieniających się priorytetów w szybkim tempie.
• Silna uwaga na szczegóły i umiejętność pracy samodzielnej przy minimalnym nadzorze, jednocześnie skutecznie przyczyniając się do pracy zespołowej.
• Doskonale rozwinięte umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej, interpersonalne, badawcze i rozwiązywania problemów.
• Udokumentowana profesjonalność, cierpliwość, dyskrecja i zdrowy osąd w trudnych lub poufnych sytuacjach.
• Zaangażowanie w traktowanie współpracowników z szacunkiem i promowanie inkluzywnego, współpracującego miejsca pracy.

Lokalizacja: Łódź, Polska

Zakres wynagrodzenia: zł85,300.00 - zł117,260.00