Specjalista ds. administracji i zakupów in Warsaw

W Tutlo nie szukamy wyłącznie współpracowników. Szukamy osób, które chcą mieć swój obszar i realny wpływ na to, jak on działa. Jesteśmy polską firmą edtech: od ponad 10 lat uczymy angielskiego online. Ponad 4 000 lektorów z całego świata, 90 000+ klientów, dwie spółki i kilkaset osób we współpracy. Rośniemy szybko i właśnie dlatego porządkujemy procesy. Administracja jest jednym z obszarów, który w najbliższym roku ma przejść z trybu gaszenia pożarów w tryb poukładany.

Szukamy osoby dojrzałej zawodowo, z kilkuletnim doświadczeniem w administracji, która nie potrzebuje instrukcji do każdego zadania. Takiej, która widzi, że coś nie działa, i sama proponuje, jak to zmienić.

Czym będziesz się zajmować:

• Opieka nad biurami regionalnymi: Koordynacja dostaw artykułów biurowych i spożywczych, dbanie o stan techniczny wyposażenia oraz nadzór nad czystością (współpraca z dostawcami usług).
• Procesy zakupowe: Realizacja zamówień, wyszukiwanie i weryfikacja dostawców, negocjowanie warunków handlowych (przy merytorycznym wsparciu Managera) oraz weryfikacja faktur.
• Organizacja podróży służbowych: Rezerwacja biletów i hoteli dla Współpracowników oraz przygotowywanie rozliczeń delegacji zgodnie z wewnętrznymi procedurami.
• Zarządzanie dokumentacją: Archiwizowanie umów i dokumentów zakupowych oraz tworzenie cyklicznych raportów i zestawień wydatków administracyjnych.
• Wsparcie eventowe: Pomoc w organizacji większych wydarzeń firmowych, takich jak szkolenia, warsztaty czy imprezy integracyjne.

Czego oczekujemy:

• Min. 3 lata doświadczenia w administracji, office managemencie lub zakupach, w roli, w której samodzielnie prowadziłaś/eś swój obszar.
• Dobra znajomość Excela (zestawienia, tabele przestawne, praca na danych kosztowych).
• Ponadprzeciętna organizacja pracy własnej, komunikatywność oraz umiejętność rozwiązywania bieżących problemów (tzw. problem-solving).
• Dokładność w pracy z dokumentacją, rozliczaniu delegacji i weryfikowaniu faktur.
• Gotowość do współpracy z biura w Warszawie, w standardowych godzinach pracy back office.
• Otwartość na narzędzia AI i automatyzację powtarzalnej pracy.

Mile widziane:

• Doświadczenie w firmie w fazie szybkiego wzrostu.
• Praca z systemem zakupowym lub ERP.
• Obsługa więcej niż jednej spółki albo więcej niż jednej lokalizacji.

Dlaczego to rola dla osób, które lubią wyzwania:

To współpraca z biura, 5 dni w tygodniu. Wynika to z charakteru roli: zarządzasz przestrzenią, dostawcami i dokumentami na miejscu. Obszar jest szeroki: dwie spółki, biura regionalne, dużo wątków naraz.

Co otrzymasz od nas:

• 24 dni pełnopłatnego wolnego w roku, także na kontrakcie B2B. Wszystkie święta i dni ustawowo wolne są płatne.
• Realny wpływ na kształt obszaru. Nie wchodzisz tylko w gotowe procedury, tylko je współtworzysz.
• Bezpłatna nauka angielskiego z lektorami Tutlo, czyli produktu, który współtworzysz.
• Nowoczesne biuro w centrum Warszawy oraz potrzebny sprzęt i narzędzia.
• Brak dress code'u i firma bez korporacyjnej sztywności.
• Integracje firmowe: coroczne i regularne spotkania zespołów.

Krótka rozmowa telefoniczna lub na Google Meet, ok. 25 min. Spotkanie w biurze na Nowogrodzkiej. Dajemy feedback po każdym etapie, nawet jeśli mówimy 'dziękujemy'.