W skrócie
- Zadania: Zarządzaj kalendarzem, organizuj podróże i wspieraj tech executive w codziennych zadaniach.
- Firma: Dynamiczna firma technologiczna z międzynarodowym zasięgiem.
- Benefity: Konkurencyjne wynagrodzenie, stabilna praca i możliwości rozwoju.
- Pozostałe informacje: Elastyczne godziny pracy i możliwość pracy zdalnej.
- Dlaczego ta praca: Pracuj blisko lidera branży i rozwijaj swoje umiejętności w ekscytującym środowisku.
- Kwalifikacje: Biegła znajomość angielskiego i rosyjskiego oraz doświadczenie jako asystent.
Przewidywane wynagrodzenie mieści się w przedziale 63000 - 77000 zł za rok.
A senior tech executive is seeking a high-caliber Executive & Personal Assistant to manage zarówno sprawy zawodowe, jak i osobiste. To jest rola hybrydowa dla kogoś, kto potrafi płynnie przechodzić między planowaniem rozmowy zarządu, koordynowaniem międzynarodowej podróży a zarządzaniem osobistymi logistykami — wszystko w tym samym czasie.
Idealny kandydat jest wyjątkowo zorganizowany, przewiduje potrzeby zanim zostaną wyrażone, komunikuje się z absolutną precyzją zarówno w języku angielskim, jak i rosyjskim oraz reprezentuje głównego pracodawcę z profesjonalizmem w każdej interakcji.
Kluczowe obowiązki:
- Wsparcie wykonawcze
- Zarządzanie kalendarzem zawodowym, spotkaniami i przypomnieniami głównego pracodawcy w różnych strefach czasowych
- Tworzenie, edytowanie i odpowiadanie na korespondencję zawodową w języku angielskim i rosyjskim w imieniu głównego pracodawcy
- Koordynowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, przygotowywanie agend oraz śledzenie działań
- Utrzymywanie kontaktu z członkami zespołu, partnerami, dostawcami i klientami w imieniu głównego pracodawcy
- Screening przychodzącej komunikacji i priorytetyzacja tego, co dociera do głównego pracodawcy
- Utrzymywanie poufnych dokumentów, umów i zapisów biznesowych
- Wsparcie osobiste
- Zarządzanie osobistym kalendarzem, spotkaniami i zobowiązaniami związanymi z stylem życia
- Koordynowanie międzynarodowych podróży: loty, hotele, transfery, wizy, szczegółowe plany podróży
- Obsługa osobistych spraw, rezerwacji, dostaw i rezerwacji
- Koordynowanie rezerwacji restauracji, wydarzeń i zobowiązań społecznych
- Zarządzanie osobistymi wydatkami, paragonami i zwrotami kosztów
- Nadzorowanie zakupów osobistych, pozyskiwania prezentów i planowania specjalnych okazji
- Utrzymywanie kontaktu z personelem domowym i dostawcami usług w razie potrzeby
- Operacje krzyżowe
- Działanie z absolutną dyskrecją w sprawach poufnych
- Bycie dostępnym na ad-hoc prośby poza standardowymi godzinami, gdy jest to wymagane
- Przewidywanie potrzeb i rozwiązywanie problemów zanim zostaną zgłoszone
Czego szukamy:
- Perfekcyjna pisemna i ustna znajomość języka angielskiego - wymóg ścisły, tylko biegłość bliska rodzimemu użytkownikowi
- 3+ lata doświadczenia jako asystent wykonawczy, asystent osobisty lub szef sztabu dla wysokiego rangą menedżera, HNWI lub założyciela
- Wysoce proaktywny - rozwiązuje problemy zanim dotrą do głównego pracodawcy
- Wyjątkowa uwaga na szczegóły i dyscyplina organizacyjna
- Dyskretny, godny zaufania i komfortowy z podpisywaniem NDA
- Wiarygodne biuro domowe z stabilnym internetem i cichym środowiskiem pracy
- Biegłość w języku arabskim (trzeci język jest wysoko ceniony)
- Biegła znajomość języka rosyjskiego (pisemnie i ustnie)
- Doświadczenie w wspieraniu menedżerów z branży technologicznej, SaaS lub hostingowej
- Tło w zarządzaniu zarówno sprawami biznesowymi, jak i osobistymi równolegle
- Komfort z nowoczesnymi narzędziami: Notion, Telegram, Slack, Gmail/Outlook, aplikacje kalendarza, platformy wydatków i podróży
Styl:
- Elegancki i profesjonalny ton
- Komfort w szybkim środowisku z zmieniającymi się priorytetami
- Elastyczność godzin; nie jest to rola 9-17
- Działa z cichą pewnością siebie - bez dramatu, bez wymówek
Co oferujemy:
- Konkurencyjne wynagrodzenie, adekwatne do doświadczenia (omawiane na rozmowie kwalifikacyjnej)
- Długoterminowa, stabilna pozycja z znacznym zakresem odpowiedzialności i możliwości rozwoju
- Bezpośrednia relacja robocza z głównym pracodawcą
Executive & Personal Assistant to Tech Executive in Katowice – pracodawca: UltaHost
UltaHost to doskonały pracodawca, oferujący elastyczne warunki pracy w dynamicznym środowisku technologicznym. Nasza kultura pracy opiera się na współpracy i innowacyjności, a pracownicy mają możliwość rozwoju zawodowego poprzez różnorodne projekty oraz wsparcie w nauce nowych umiejętności. Dodatkowo, praca w zespole międzynarodowym stwarza unikalne możliwości nawiązywania kontaktów i zdobywania doświadczenia w globalnym kontekście.
