Executive & Personal Assistant to Tech Executive in Kraków

UltaHost jest wiodącą firmą zajmującą się hostingiem internetowym i infrastrukturą chmurową, dostarczającą rozwiązania o wysokiej wydajności klientom na całym świecie. Od momentu założenia w 2018 roku, szybko staliśmy się jednym z najszybciej rozwijających się dostawców hostingu w branży, wspierając przedsiębiorców, programistów, agencje, startupy i firmy nowoczesnymi technologiami hostingowymi oraz skalowalnymi rozwiązaniami chmurowymi.

Obecnie UltaHost z dumą hostuje tysiące stron internetowych, platform WordPress, aplikacji SaaS oraz infrastruktury na poziomie przedsiębiorstw na całym świecie. Nasza kultura opiera się na innowacjach, wydajności, skalowalności i ciągłym rozwoju. W miarę jak kontynuujemy naszą globalną ekspansję, poszukujemy wysoko wykwalifikowanego Asystenta Wykonawczego i Osobistego, który wesprze jednego z naszych starszych menedżerów technologicznych w sprawach zawodowych i osobistych.

Zakres obowiązków:

• Wsparcie wykonawcze: Zarządzanie kalendarzem zawodowym, spotkaniami i przypomnieniami w różnych strefach czasowych. Redagowanie i odpowiadanie na korespondencję zawodową w języku angielskim w imieniu przełożonego. Koordynowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, przygotowywanie agend oraz śledzenie realizacji zadań. Utrzymywanie kontaktów z członkami zespołu, partnerami, dostawcami i klientami w imieniu przełożonego. Przesiewanie nadchodzącej korespondencji i priorytetyzowanie tego, co trafia do przełożonego. Utrzymywanie poufnych dokumentów, umów i zapisów biznesowych.
• Wsparcie osobiste: Zarządzanie kalendarzem osobistym, wizytami i zobowiązaniami związanymi z życiem prywatnym. Koordynowanie podróży międzynarodowych: loty, hotele, transfery, wizy i szczegółowe plany podróży. Załatwianie osobistych spraw, rezerwacji, dostaw i rezerwacji. Koordynowanie rezerwacji restauracji, wydarzeń i zobowiązań towarzyskich. Zarządzanie wydatkami osobistymi, paragonami i zwrotami kosztów. Nadzorowanie zakupów osobistych, pozyskiwania prezentów i planowania specjalnych okazji. Utrzymywanie kontaktów z personelem domowym i dostawcami usług w razie potrzeby.
• Współpraca: Działanie z absolutną dyskrecją w sprawach poufnych. Bycie dostępnym na ad-hoc prośby poza standardowymi godzinami pracy, gdy jest to wymagane. Antycypowanie potrzeb i rozwiązywanie problemów zanim zostaną zgłoszone. Podejmowanie zadań wykraczających poza typowy zakres pracy asystenta, gdy jest to konieczne.

Czego szukamy:

• Perfekcyjna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie - wymóg bezwzględny, tylko płynność bliska native speakerowi.
• 3+ lata doświadczenia jako Asystent Wykonawczy, Asystent Osobisty lub Szef Kancelarii dla senior executive, HNWI lub założyciela.
• Wyjątkowa proaktywność - rozwiązywanie problemów zanim dotrą do przełożonego.
• Wyjątkowa dbałość o szczegóły i dyscyplina organizacyjna.
• Elastyczność w godzinach pracy - komfort w obsłudze próśb poza standardowymi godzinami.
• Discreetność, zaufanie i gotowość do podpisania NDA.
• Stabilne środowisko pracy w domu z szybkim internetem i cichym otoczeniem.
• Znajomość narzędzi AI - komfortowe korzystanie z narzędzi takich jak Claude i ChatGPT w codziennych zadaniach.
• Znajomość języka arabskiego (trzeci język jest wysoko ceniony).
• Znajomość języka rosyjskiego (w mowie i piśmie).
• Doświadczenie w wsparciu menedżerów z branży technologicznej, SaaS lub hostingu.
• Komfort w korzystaniu z nowoczesnych narzędzi: Notion, Telegram, Slack, Gmail/Outlook, aplikacje kalendarza, platformy wydatków i podróży.

Co oferujemy:

• Konkurencyjne wynagrodzenie, adekwatne do doświadczenia (omawiane podczas rozmowy kwalifikacyjnej).
• 100% zdalna praca, z elastycznością w godzinach pracy w strefie UAE/MENA.
• Długoterminowa, stabilna pozycja z dużymi możliwościami rozwoju i odpowiedzialności.
• Bezpośrednia współpraca z przełożonym.
• Możliwość pracy z międzynarodowymi zespołami w dynamicznej, innowacyjnej kulturze pracy.