Poszkujemy ososby do sekretariatu – administracja i rozliczenia in Dzierżoniów

Pracownik / Pracowniczka sekretariatu – administracja i rozliczenia

Miejsce pracy: Dzierżoniów Poszukujemy osoby do pracy w sekretariacie, odpowiedzialnej za bieżącą obsługę administracyjną, organizację obiegu dokumentów, korespondencję, obsługę systemów informatycznych oraz wsparcie procesów rozliczeniowych.Nie szukamy wyłącznie osoby do odbierania telefonów i wykonywania prostych czynności biurowych. Zależy nam na kandydacie lub kandydatce posiadającej zdolności analityczne, umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów, bardzo dobrą organizację pracy oraz swobodę w obsłudze komputera i urządzeń biurowych. Zakres obowiązków

Obsługa sekretariatu i korespondencji:

przyjmowanie, rejestrowanie, segregowanie i wysyłanie korespondencji tradycyjnej oraz elektronicznej, bieżąca obsługa firmowych skrzynek e-mail i kierowanie wiadomości do odpowiednich osób, przygotowywanie przesyłek pocztowych i kurierskich, w tym etykiet i dokumentów nadawczych, obsługa centrali telefonicznej, odbieranie połączeń przychodzących i wykonywanie połączeń wychodzących, umawianie spotkań, prowadzenie kalendarzy i koordynowanie terminów, kontakt z klientami, kontrahentami i instytucjami. Obsługa dokumentów i systemów informatycznych:

skanowanie, porządkowanie, archiwizacja i elektroniczny obieg dokumentów, zaawansowana codzienna praca z plikami PDF, w tym łączenie, dzielenie, obracanie, przycinanie, porządkowanie i przygotowywanie dokumentów, obsługa pakietów biurowych oraz oprogramowania Adobe Acrobat, wprowadzanie i aktualizowanie danych w systemach CRM, kontrola kompletności i poprawności dokumentacji, przygotowywanie zestawień, raportów i prostych analiz. Rozliczenia i współpraca z księgowością:

wystawianie faktur i innych dokumentów rozliczeniowych, przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do księgowości, współpraca z działem księgowości i kadr, bieżąca obsługa rozliczeń w systemie CRM, kontrolowanie terminów płatności i rozliczeń, weryfikowanie zgodności danych w dokumentach i systemach, wyjaśnianie bieżących niezgodności i braków w dokumentacji. Obsługa urządzeń i organizacja pracy biura:

obsługa drukarek, skanerów, urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek etykiet, wykonywanie podstawowych czynności eksploatacyjnych, w tym wymiana tonerów, materiałów eksploatacyjnych i rozwiązywanie prostych problemów technicznych, dbanie o prawidłowe funkcjonowanie wyposażenia biurowego, kontrola zapasów materiałów biurowych i eksploatacyjnych. Nasze wymagania

Dobre zdolności analityczne i umiejętność logicznego myślenia. Bardzo dobra obsługa komputera oraz pakietów biurowych, w szczególności edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych. Umiejętność sprawnej pracy z dokumentami elektronicznymi, w szczególności plikami PDF. Umiejętność obsługi urządzeń biurowych i samodzielnego wykonywania podstawowych czynności eksploatacyjnych. Umiejętność pracy z systemami CRM, w tym z danymi i dokumentami rozliczeniowymi. Dokładność, systematyczność oraz umiejętność kontrolowania terminów. Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów. Komunikatywność i profesjonalne podejście do kontaktu telefonicznego oraz korespondencji. Samodzielność w rozwiązywaniu codziennych problemów organizacyjnych i technicznych. Dyskrecja i odpowiedzialność w pracy z dokumentacją oraz informacjami poufnymi. Dodatkowym atutem będziedoświadczenie w pracy w sekretariacie, administracji lub dziale rozliczeń, znajomość programów do fakturowania i elektronicznego obiegu dokumentów, doświadczenie w obsłudze dużej liczby dokumentów i korespondencji, bardzo dobra znajomość programu Adobe Acrobat i arkuszy kalkulacyjnych. Kogo szukamy?

Osoby, która potrafi nie tylko wykonać powierzone czynności, ale także zauważyć niezgodność w dokumentach, wychwycić zbliżający się termin, samodzielnie uporządkować informacje i zaproponować rozwiązanie problemu.Szczególnie cenimy dokładność, samodzielność, sprawność techniczną i zdolność szybkiego uczenia się nowych systemów.