Asystent/ka Prezesa Zarządu in Kraków

Wymagająca branża Transport i Spedycja. Poszukujemy osoby, która będzie bezpośrednio wspierała Prezesa Zarządu w codziennej organizacji pracy, sprawach administracyjnych i finansowych oraz kontaktach z klientami. Nie szukamy osoby, która wyłącznie wykonuje otrzymane polecenia. Szukamy kogoś, kto obserwuje, przewiduje potrzeby, pilnuje tematów i wychodzi z inicjatywą, zanim pojawi się konieczność przypominania o zadaniu.

Zakres obowiązków:

• Codzienna organizacja biura i pracy Prezesa, organizacja kalendarza, spotkań i podróży, pilnowanie terminów i zobowiązań, przygotowywanie dokumentów, zestawień i materiałów przed spotkaniami, dbanie o to, aby sprawy administracyjne były załatwiane bez konieczności angażowania Prezesa.
• Finanse i należności: przygotowywanie i realizacja przelewów zgodnie z przyjętymi zasadami autoryzacji, kontrolowanie terminów płatności, nadzór administracyjny nad należnościami i procesem windykacji, współpraca z księgowością, bankami i innymi partnerami firmy.
• Sprawy administracyjne i urzędowe: kontakt z urzędami i instytucjami, przygotowywanie i kompletowanie dokumentacji, pilnowanie terminów formalnych, załatwianie bieżących spraw firmowych wymagających osobistej obecności.
• Wsparcie w kontaktach biznesowych: organizacja spotkań z klientami, przygotowanie Prezesa do spotkania: informacje o firmie, osobach i historii kontaktu, okazjonalne wspólne wyjazdy do klientów - około 4 dni w miesiącu, również międzynarodowe, dopilnowywanie ustaleń i follow-upów po spotkaniach.

Szukamy osoby, która myśli krok do przodu. Jeżeli widzisz problem - nie tylko o nim informujesz, ale przychodzisz z propozycją rozwiązania. Jeżeli wiesz, że za dwa dni jest ważne spotkanie - materiały są przygotowane wcześniej, bez przypominania. Jeżeli widzisz, że kalendarz przestaje być realistyczny - proponujesz zmianę. Jeżeli podczas rozmowy pada informacja, że trzeba coś załatwić - zapisujesz to i doprowadzasz temat do końca. Szukamy osoby, której naturalnym sposobem działania jest: „Widzę - przewiduję - proponuję - załatwiam - potwierdzam, że temat jest zamknięty.”

Co jest dla nas szczególnie ważne:

• Dyskrecja i lojalność. Będziesz mieć dostęp do informacji finansowych, handlowych i prywatnych. Poufność jest absolutnym warunkiem tej pracy.
• Inicjatywa. Nie chcemy zarządzać każdą Twoją godziną. Z czasem masz wiedzieć, co trzeba zrobić, zanim ktoś Ci to zleci.
• Odpowiedzialność. Jeżeli przejmujesz temat, doprowadzasz go do końca albo odpowiednio wcześnie sygnalizujesz problem.
• Wyczucie. To stanowisko wymaga umiejętności poznania sposobu pracy Prezesa i dostosowania wsparcia do jego oczekiwań.
• Charakter i wzajemne dopasowanie. Będziemy pracować blisko, dlatego poza kompetencjami musi po prostu „zagrać” współpraca, komunikacja i zaufanie.
• Samodzielność. Docelowo efektem Twojej pracy ma być mniej rzeczy wymagających uwagi Prezesa, a nie więcej pytań i decyzji do podjęcia.

Kogo nie szukamy:

To stanowisko raczej nie będzie odpowiednie dla osoby, która oczekuje codziennie dokładnej listy zadań, boi się podejmowania prostych decyzji bez wcześniejszej zgody albo uważa, że jej odpowiedzialność kończy się wraz z wysłaniem maila. Szukamy osoby, która lubi sytuację, w której może powiedzieć: „Już się tym zajęłam/zająłem. Temat jest załatwiony.”

Organizacja pracy:

Kraków, około 3-4 dni pracy tygodniowo, praca głównie stacjonarna, około 4 dni w miesiącu możliwych wyjazdów służbowych do klientów, również międzynarodowych, bezpośrednia współpraca z Prezesem Zarządu, wynagrodzenie: 4500-5500 zł "na rękę" w okresie próbnym.