Asystent/ka ds. Administracji in Warsaw

Si Robotics to szybko rozwijająca się polska firma technologiczna budująca zaawansowane systemy robotyczne dla defence, przemysłu, space i środowisk niebezpiecznych.

Co będziesz robić?

• prowadzić i porządkować dokumentację firmy
• pilnować terminów umów, polis, zobowiązań i ważności dokumentów
• prowadzić rejestr umów i kluczowych terminów
• kompletować dokumentację do grantów, projektów i programów publicznych
• wypełniać formularze i uzupełniać dane w portalach internetowych
• organizować podpisy, pełnomocnictwa i obieg dokumentów
• pilnować aktualnych zaświadczeń z ZUS, US i innych instytucji
• zbierać i porządkować faktury oraz współpracować z księgowością
• kontaktować się z prawnikami, księgowością, dostawcami i partnerami
• prowadzić zestawienia w Excelu i Google Sheets
• utrzymywać porządek w Google Drive i dokumentacji spółki
• organizować kurierów, przesyłki i podstawową logistykę
• odbierać komponenty, części i dokumenty
• okazjonalnie załatwiać sprawy firmowe samochodem
• organizować zakupy i bieżące potrzeby biura
• pilnować, żeby rzeczy nie "ginęły między ludźmi"
• przypominać właścicielom tematów o terminach i brakujących dokumentach
• tworzyć proste checklisty i procesy tam, gdzie obecnie panuje chaos

Kogo szukamy?

• Idealnie masz 2-6 lat doświadczenia w administracji, operations, jako executive/administrative assistant, project coordinator lub na podobnym stanowisku.
• Jesteś bardzo dobrze zorganizowana.
• Jesteś szybka i konkretna, sama szuka rozwiązania, zamiast czekać na instrukcję.
• Potrafisz prowadzić równolegle wiele drobnych tematów.
• Pilnujesz deadline'ów.
• Dobrze radzisz sobie z niepełną informacją.
• Potrafisz zadzwonić, napisać, pojechać i załatwić sprawę bardzo sprawnie.
• Bardzo sprawnie korzystasz z komputera.
• Dobrze znasz Google Workspace i MS Office.
• Swobodnie korzystasz z nowych systemów i portali.
• Znasz język angielski minimum na poziomie B2.
• Posiadasz czynne prawo jazdy kat. B.
• Możesz regularnie pracować z biura w Warszawie.
• Duży plus będzie doświadczenie w startupie lub szybko rosnącej małej firmie.
• Doświadczenie w firmie technologicznej, inżynieryjnej lub przemysłowej.
• Znajomość e-ZUS, e-Urzędu Skarbowego, KRS/PRS.
• Doświadczenie przy grantach lub projektach UE.
• Współpraca z księgowością i kancelariami.
• Podstawowa znajomość dokumentacji transportowej i CMR.

Co oferujemy?

• 6 500-7 500 zł brutto miesięcznie zależnie od doświadczenia i samodzielności.
• Umowę o pracę, pełny etat.
• Możliwość częściowej pracy zdalnej po wdrożeniu.
• Dużą autonomię.
• Bezpośrednią współpracę z founderami.
• Bardzo niewiele korporacyjnej biurokracji.
• Możliwość samodzielnego budowania procesów firmy.
• Szybki wzrost zakresu odpowiedzialności wraz z rozwojem Si Robotics.
• Możliwość dalszego rozwoju w kierunku Operations Coordinator / Office Manager / Founder Office.
• Pracę przy projektach robotycznych realizowanych z partnerami w Polsce i za granicą.