Travel Desk Lead - Offshore in Gdynia

Kluczowe obowiązki:

• Prowadzenie codziennych operacji zespołu Travel Desk Offshore, zapewniając terminowe, dokładne i efektywne kosztowo wykonanie operacji zmiany załogi w globalnej flocie offshore.
• Koordynowanie pojemności zespołu, przydzielanie zadań i priorytetyzowanie działań operacyjnych, aby zapewnić osiągnięcie poziomów usług, harmonogramów zmian załogi i priorytetów biznesowych.
• Działanie jako funkcjonalny ekspert (SME) w zakresie planowania zmian załogi i koordynacji podróży, zapewniając konsekwentne stosowanie ustandaryzowanych, uproszczonych i zdigitalizowanych procesów, procedur i zasad w całej operacji globalnej.
• Zapewnienie przywództwa operacyjnego, coaching, mentoring i techniczne wsparcie dla koordynatorów Travel Desk Offshore, wspierając zespół skoncentrowany na kliencie i ciągłym doskonaleniu.
• Monitorowanie wydajności zespołu w odniesieniu do uzgodnionych umów o poziomie usług (SLA), wskaźników wydajności (KPI), standardów jakości i celów wydajności, dążąc do poprawy wyników i eliminowania luk operacyjnych.
• Przegląd i nadzorowanie skomplikowanych planów zmian załogi, ustaleń podróżnych, wyjątków operacyjnych i przypadków wysokiego ryzyka, zapewniając kierunek w celu zapewnienia efektywnego wykonania w ramach zatwierdzonych budżetów zmian załogi.
• Pełnienie roli głównego punktu eskalacji operacyjnej (L1/L2) w przypadku skomplikowanych problemów związanych ze zmianą załogi i podróżami, zapewniając terminowe rozwiązanie i eskalację istotnych ryzyk biznesowych do menedżera operacji Travel Desk Offshore, gdy to konieczne.
• Budowanie i utrzymywanie efektywnych relacji roboczych z kluczowymi globalnymi interesariuszami, w tym menedżerami floty, partnerami zarządzania załogą, regionalnymi partnerami zarządzania załogą, kapitanami, agentami portowymi, dostawcami usług podróżnych i innymi funkcjami wewnętrznymi, zapewniając zgodność, współpracę i konsekwentne dostarczanie usług zmiany załogi.
• Reprezentowanie funkcji Travel Desk Offshore na spotkaniach operacyjnych z interesariuszami, udzielając fachowych porad, rozwiązując wyzwania operacyjne i dążąc do współpracy w celu poprawy jakości usług.
• Zapewnienie zgodności z ustalonymi procedurami zmiany załogi, podróży i operacyjnymi, identyfikując luki w procesach i rekomendując poprawki w celu zwiększenia efektywności operacyjnej, doświadczenia klienta i zarządzania.
• Wsparcie w implementacji nowych procesów, systemów, rozwiązań cyfrowych i inicjatyw ciągłego doskonalenia, dążąc do konsekwentnego wdrożenia w zespole Travel Desk Offshore.
• Monitorowanie kosztów podróży związanych ze zmianą załogi i wydatków, identyfikując możliwości poprawy efektywności kosztowej przy jednoczesnym zachowaniu efektywności operacyjnej, zgodności regulacyjnej i jakości usług.
• Analiza wydajności operacyjnej, przygotowywanie raportów zarządczych i dostarczanie informacji na temat trendów, ryzyk, wydajności usług i możliwości poprawy, aby wspierać podejmowanie świadomych decyzji.
• Wsparcie w rekrutacji, onboardingu, rozwoju kompetencji, planowaniu sukcesji i zarządzaniu wydajnością koordynatorów Travel Desk Offshore, zapewniając, że zespół posiada umiejętności potrzebne do spełnienia bieżących i przyszłych potrzeb biznesowych.
• Wspieranie efektywnej komunikacji, współpracy i dzielenia się wiedzą w ramach funkcji Travel Desk Offshore oraz z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi, aby promować doskonałość operacyjną i spójne doświadczenie klienta.
• Pełnienie obowiązków menedżera operacji Travel Desk Offshore w razie potrzeby, zapewniając ciągłość przywództwa, podejmowania decyzji i dostarczania usług operacyjnych.
• Wykonywanie innych obowiązków i projektów zleconych przez zarząd.

Wymagane kwalifikacje:

• Dyplom licencjata z zakresu administracji biznesowej, studiów morskich, logistyki, zarządzania łańcuchem dostaw lub pokrewnej dziedziny. Równoważne doświadczenie w branży również będzie brane pod uwagę.
• Minimum 10-letnie doświadczenie w branży morskiej, w tym znaczące doświadczenie w zarządzaniu załogą, logistyce załogi, operacjach podróżnych lub kompleksowej koordynacji zmian załogi, z co najmniej 3-5-letnim doświadczeniem na stanowisku kierowniczym lub lidera zespołu.
• Udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu zespołów operacyjnych w środowisku globalnym lub wieloregionalnym, z umiejętnością coachingu, rozwoju i dążenia do wysokiej wydajności.
• Silna wiedza na temat kompleksowego planowania zmian załogi, koordynacji podróży, logistyki załogi, operacji morskich oraz obowiązujących przepisów i wymagań dotyczących zgodności.
• Doświadczenie w zarządzaniu wydajnością operacyjną poprzez umowy o poziomie usług (SLA), wskaźniki wydajności (KPI) i standardy jakości.
• Udokumentowana zdolność do budowania i utrzymywania efektywnych relacji z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
• Doświadczenie w zarządzaniu eskalacjami operacyjnymi, rozwiązywaniu skomplikowanych problemów i podejmowaniu rozsądnych decyzji w szybkim, skoncentrowanym na kliencie środowisku.
• Silne zrozumienie zasad zarządzania kosztami, z umiejętnością równoważenia efektywności operacyjnej, kontroli budżetu i dostarczania usług.
• Udokumentowane doświadczenie w wspieraniu standaryzacji procesów, zarządzania, ciągłego doskonalenia i wdrażania nowych systemów lub rozwiązań cyfrowych.
• Doskonale rozwinięte umiejętności przywódcze, zarządzania ludźmi, coachingu i mentoringu, z umiejętnością motywowania zespołów i wspierania współpracy w różnych kulturach i geografiach.
• Wysoce rozwinięte umiejętności analityczne, rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji, z umiejętnością interpretacji danych operacyjnych i identyfikacji trendów oraz możliwości poprawy.
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne, interpersonalne, negocjacyjne i zarządzania interesariuszami, z umiejętnością wpływania i budowania wiarygodności na wszystkich poziomach organizacyjnych.
• Silne nastawienie na klienta z proaktywnym podejściem do dostarczania usług wysokiej jakości i osiągania doskonałości operacyjnej.
• Udokumentowana zdolność do zarządzania wieloma priorytetami, skutecznego działania pod presją i dotrzymywania wymagających terminów operacyjnych.
• Znajomość aplikacji Microsoft Office i systemów operacyjnych związanych z zarządzaniem załogą, koordynacją podróży i raportowaniem.

Preferowane dodatkowe doświadczenie:

• Doświadczenie żeglarskie i morskie, pełniąc funkcję oficera młodszego lub równoważną.