Senior Global Human Resources Specialist – Poland in Kraków

O nas

Vensure Employer Solutions jest największą prywatną organizacją w sektorze technologii i usług HR, oferującą kompleksowe portfolio rozwiązań, w tym technologię HR/HCM, usługi zarządzane oraz globalne outsourcing procesów biznesowych (BPO). Firma i jej dostawcy usług obsługują łącznie ponad 95 000 firm i przetwarzają ponad 135 miliardów dolarów rocznej płacy. Jako "One Employer Solution" z siedzibą w Chandler, Arizona, Vensure pomaga tysiącom firm usprawnić i rozwijać ich operacje dzięki dostosowanym strategiom, które przynoszą korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom.

Podsumowanie stanowiska

Starszy Globalny Specjalista HR wspiera dostarczanie wewnętrznych usług zasobów ludzkich dla pracowników w całej Europie oraz dla międzynarodowych pracowników zatrudnionych w ramach umów Employer of Record (EOR) i relacji z dostawcami pracowników tymczasowych. Stanowisko to koordynuje działania związane z cyklem życia pracownika, dokumentację HR, wsparcie w zakresie relacji pracowniczych, administrację płac i świadczeń, procesy imigracyjne, systemy HR oraz działania zgodności z zatwierdzonymi standardami korporacyjnymi i obowiązującymi lokalnymi wymaganiami.

Kluczowe obowiązki i odpowiedzialności

• Koordynowanie codziennych operacji HR dla europejskich jednostek biznesowych oraz międzynarodowych populacji EOR i pracowników tymczasowych zgodnie z zatwierdzonymi procesami i lokalnymi wymaganiami.
• Pełnienie roli kontaktu operacyjnego dla pracowników, menedżerów, dostawców EOR, dostawców pracowników tymczasowych oraz partnerów wewnętrznych; odpowiadanie na rutynowe zapytania i podnoszenie skomplikowanych lub wysokiego ryzyka spraw.
• Wsparcie w zakresie onboardingu, zmian pracowniczych, koordynacji urlopów i offboardingu; zapewnienie dokładności i terminowości dokumentacji, zatwierdzeń, aktualizacji systemu i powiadomień.
• Przygotowywanie, przeglądanie, kierowanie i utrzymywanie umów o pracę, aneksów, listów pracowniczych oraz związanej z tym dokumentacji HR przy użyciu zatwierdzonych szablonów i wytycznych.
• Koordynowanie administracji pracowników EOR, w tym onboardingu, świadczeń, danych płacowych, dokumentacji umownej oraz rozwiązywania problemów z lokalnymi dostawcami.
• Wsparcie w zakresie relacji pracowniczych poprzez zbieranie faktów, utrzymywanie dokumentacji spraw, komunikowanie zatwierdzonego wsparcia oraz eskalowanie skomplikowanych kwestii dyscyplinarnych, zgodności lub polityki.
• Koordynowanie działań związanych z imigracją i autoryzacją pracy; zbieranie i śledzenie dokumentów oraz współpraca z pracownikami, dostawcami i interesariuszami wewnętrznymi.
• Wsparcie w administracji płac i świadczeń poprzez walidację danych pracowników, koordynację zmian z płatnikami i dostawcami, wsparcie w rejestracji oraz rozwiązywanie niezgodności.
• Utrzymywanie terminowych i dokładnych rekordów pracowników, notatek spraw, akt osobowych, dokumentacji zgodności oraz danych HRIS; audyt zmian systemowych i profili przed przetwarzaniem płac.
• Monitorowanie i rozwiązywanie zgłoszeń rekrutacyjnych i HR dla wspieranych jednostek biznesowych w ramach oczekiwań serwisowych.
• Badanie rozwoju regulacyjnego, lokalnych praktyk zatrudnienia, informacji o rynku pracy oraz wymagań HR; podsumowywanie ustaleń i wspieranie wdrażania zatwierdzonych aktualizacji polityki/procesu.
• Współpraca z zespołami Płac, Świadczeń, Rekrutacji, IT, Prawnym, Zgodności, Integracji HR i innymi zespołami w celu koordynacji działań związanych z cyklem życia i rozwiązywania problemów operacyjnych.
• Przygotowywanie regularnych i ad hoc raportów, aktualizacji projektów, podsumowań danych pracowników oraz dokumentacji zgodności dla kierownictwa HR.
• Wsparcie inicjatyw w zakresie dostarczania usług HR i poprawy procesów poprzez dokumentowanie przepływów pracy, identyfikowanie powtarzających się problemów, uczestniczenie w testach i rekomendowanie ulepszeń.
• Budowanie i utrzymywanie produktywnych relacji z zewnętrznymi dostawcami i interesariuszami wewnętrznymi w celu wspierania spójnej dostawy usług w różnych krajach i kulturach.
• Chronienie poufnych informacji pracowników i organizacji oraz stosowanie odpowiedniej dyskrecji we wszystkich działaniach HR.
• Podróże - okazjonalne krajowe lub międzynarodowe podróże do 5% w celu spotkań, szkoleń, wsparcia pracowników lub innych potrzeb biznesowych.

Wymagana wiedza, umiejętności i zdolności

• Głębokie zrozumienie europejskiego prawa pracy, umów o pracę i ram regulacyjnych, w tym dyrektyw UE, takich jak RODO.
• Doświadczenie w zarządzaniu relacjami EOR i złożonościami zatrudnienia transgranicznego, w tym dokumentacją imigracyjną i międzynarodową zgodnością.
• Umiejętność pracy samodzielnej z ograniczonym wsparciem oraz efektywnej współpracy w globalnym środowisku zespołowym.
• Umiejętności przywódcze i mentorskie w celu wspierania zespołów HR w różnych geografiach, koncentrując się na budowaniu kompetencji i rozwoju zawodowym.
• Silne umiejętności analityczne i strategicznego myślenia, proaktywne rozwiązywanie problemów, ocena ryzyka i ciągłe doskonalenie.
• Wysoka wrażliwość kulturowa i świadomość; umiejętność tworzenia inkluzywnych, szanujących i globalnie spójnych środowisk pracy.
• Umiejętność rozwiązywania konfliktów i deeskalacji; radzenie sobie z wrażliwymi sprawami relacji pracowniczych z dyskrecją i profesjonalizmem.
• Silne umiejętności organizacyjne i zarządzania projektami w celu zarządzania wieloma priorytetami, dotrzymywania terminów i utrzymywania dokładności pod presją.
• Skuteczny komunikator o profesjonalnym i autentycznym stylu; angażowanie się w różnorodne kultury i platformy (osobiście, e-mail, telefon, narzędzia cyfrowe).
• Znajomość globalnych platform HRIS, systemów śledzenia zgodności oraz pakietu Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint); umiejętność nadzorowania dokumentacji cyfrowej i akt.
• Umiejętność nawiązywania efektywnych relacji roboczych w różnych działach i na poziomach kierowniczych, w tym z zewnętrznymi dostawcami i interesariuszami.
• Udokumentowana umiejętność zarządzania poufnymi informacjami i przestrzegania etycznych praktyk HR.
• Szybkie uczenie się, umiejętność dostosowywania się do zmieniających się środowisk, regulacji i potrzeb organizacyjnych.

Wymagane wykształcenie i doświadczenie

• Licencjat z zakresu zasobów ludzkich, zarządzania biznesem lub pokrewnej dziedziny; równoważne kombinacje wykształcenia, doświadczenia i odpowiednich programów (certyfikaty, szkolenia zawodowe) będą brane pod uwagę.
• Minimum 5-letnie doświadczenie w HR, w tym co najmniej 2 lata w międzynarodowym zarządzaniu HR wspierającym jurysdykcje europejskie.
• Doświadczenie z europejskim prawem pracy, umowami o pracę i ramami regulacyjnymi w wielu krajach.
• Preferowane wcześniejsze doświadczenie w zarządzaniu relacjami EOR i złożonościami zatrudnienia transgranicznego.
• Doświadczenie w zarządzaniu umowami i międzynarodową dokumentacją HR jest dodatkowym atutem.
• Znajomość pakietu Microsoft Office i narzędzi współpracy (SharePoint, Teams).
• Doświadczenie z globalnymi platformami HRIS i systemami śledzenia zgodności; doświadczenie z Prism jest dodatkowym atutem.

Wymagane licencje i/lub certyfikaty

• Preferowany profesjonalny certyfikat HR. Uznawane kwalifikacje obejmują: CIPD Membership (członek stowarzyszony, członek lub członek honorowy), GPHR (Global Professional in Human Resources), SPHRi / PHRi, SHRM-CP / SHRM-SCP, certyfikaty w zakresie międzynarodowego prawa pracy, globalnej strategii HR lub praktyk zatrudnienia transgranicznego są dodatkowym atutem.

Wymagania fizyczne, mentalne i komunikacyjne

• Fizyczne - głównie siedząca praca biurowa lub zdalna; długotrwałe siedzenie i korzystanie z komputera; regularne używanie rąk/palców do klawiatury/myszy; okazjonalny ruch w biurze; wymagania wzrokowe do czytania materiałów cyfrowych/drukowanych; lekkie podnoszenie poniżej 5 kg.
• Psychiczne - wysoka uwaga na szczegóły; rozwiązywanie problemów w złożonych sprawach HR i EOR; multitasking i dotrzymywanie napiętych terminów; podejmowanie decyzji w sprawach polityki HR, zgodności i relacji pracowniczych; zdolność adaptacji w dynamicznych środowiskach.
• Komunikacja - silna współpraca interpersonalna w różnych kulturach; umiejętności pisemne do umów, materiałów onboardingowych i aktualizacji polityki; umiejętności werbalne do spotkań, szkoleń i dyskusji jeden na jeden; komfortowe prezentowanie zarówno wirtualnie, jak i osobiście; umiejętności aktywnego słuchania.

Środowisko pracy i wymagania dotyczące podróży

Może wymagać lokalnych, regionalnych i międzynarodowych podróży w celu wsparcia operacji HR, spotkań, szkoleń oraz współpracy z jednostkami biznesowymi i zewnętrznymi partnerami. Podróże mogą obejmować wizyty w lokalizacjach biurowych, partnerach EOR, zespołach prawnym i zgodności oraz udział w globalnych inicjatywach HR. Pracownik musi być w stanie podróżować samodzielnie i posiadać niezbędną dokumentację (np. ważny paszport, autoryzacja do pracy), aby spełnić zobowiązania dotyczące podróży międzynarodowych. Odpowiednie powiadomienie zostanie przekazane przed podróżą; podróże odbywają się zgodnie z polityką firmy i obowiązującymi przepisami prawa pracy.