Senior Global Human Resources Specialist – Poland in Warsaw

O nas Vensure Employer Solutions jest największą prywatną organizacją w sektorze technologii i usług HR, oferującą kompleksowe portfolio rozwiązań, w tym technologię HR/HCM, usługi zarządzane oraz globalne procesy outsourcingu biznesowego (BPO). Firma i jej dostawcy usług obsługują łącznie ponad 95 000 firm i przetwarzają ponad 135 miliardów dolarów rocznej płacy.

Podsumowanie stanowiska Senior Global HR Specialist wspiera dostarczanie wewnętrznych usług zasobów ludzkich dla pracowników w całej Europie oraz dla międzynarodowych pracowników zatrudnionych w ramach umów Employer of Record (EOR) i relacji z dostawcami pracowników tymczasowych. Stanowisko koordynuje działania związane z cyklem życia pracownika, dokumentację HR, wsparcie w zakresie relacji pracowniczych, administrację płac i świadczeń, procesy imigracyjne, systemy HR oraz działania zgodności zgodnie z zatwierdzonymi standardami korporacyjnymi i obowiązującymi lokalnymi wymaganiami.

Kluczowe obowiązki i odpowiedzialności:

• Koordynowanie codziennych operacji HR dla europejskich jednostek biznesowych oraz międzynarodowych populacji EOR i pracowników tymczasowych zgodnie z zatwierdzonymi procesami i wymaganiami.
• Pełnienie roli kontaktu operacyjnego dla pracowników, menedżerów, dostawców EOR, dostawców pracowników tymczasowych oraz partnerów wewnętrznych; odpowiadanie na rutynowe zapytania i eskalowanie złożonych lub wysokiego ryzyka spraw do kierownictwa HR.
• Wsparcie w zakresie onboardingu, zmian pracowniczych, koordynacji urlopów i offboardingu, zapewniając, że wymagane dokumenty, zatwierdzenia, aktualizacje systemu i powiadomienia interesariuszy są realizowane dokładnie i terminowo.
• Przygotowywanie, przeglądanie, kierowanie i utrzymywanie umów o pracę, aneksów, listów pracowniczych oraz związanej z tym dokumentacji HR przy użyciu zatwierdzonych szablonów i wytycznych.
• Koordynowanie administracji pracowników EOR, w tym onboardingu, świadczeń, danych płacowych, dokumentacji umownej oraz rozwiązywania problemów z lokalnymi dostawcami.
• Wsparcie w sprawach dotyczących relacji pracowniczych poprzez zbieranie faktów, utrzymywanie dokumentacji spraw, komunikowanie zatwierdzonego wsparcia oraz eskalowanie złożonych spraw dotyczących relacji pracowniczych, dyscypliny, zgodności lub polityki.
• Koordynowanie działań związanych z imigracją i autoryzacją pracy, w tym zbieranie i śledzenie dokumentów oraz współpraca z pracownikami, dostawcami i interesariuszami wewnętrznymi.
• Pomoc w administracji płac i świadczeń poprzez weryfikację danych pracowników, koordynację zmian z płatnikami i dostawcami, wsparcie w rejestracji oraz pomoc w rozwiązywaniu niezgodności.
• Utrzymywanie terminowych i dokładnych rekordów pracowników, notatek spraw, akt osobowych, dokumentacji zgodności oraz danych HRIS; audyt zmian w systemie i profilach pracowników w celu identyfikacji i korekty błędów przed przetwarzaniem płac.
• Monitorowanie i rozwiązywanie przypisanych zgłoszeń rekrutacyjnych i spraw HR dla wspieranych jednostek biznesowych w ramach ustalonych oczekiwań serwisowych.
• Badanie rozwoju regulacyjnego, lokalnych praktyk zatrudnienia, informacji o rynku pracy oraz wymagań HR; podsumowywanie wyników i wspieranie wdrażania zatwierdzonych aktualizacji polityki lub procesu.
• Współpraca z zespołami Płac, Świadczeń, Rekrutacji, IT, Prawnym, Zgodności, Integracji HR oraz innymi zespołami w celu koordynacji działań związanych z cyklem życia pracownika i rozwiązywania problemów operacyjnych.
• Przygotowywanie cyklicznych i ad hoc raportów, aktualizacji projektów, podsumowań danych pracowników oraz dokumentacji zgodności dla kierownictwa HR.
• Wsparcie inicjatyw dotyczących dostarczania usług HR i poprawy procesów poprzez dokumentowanie przepływów pracy, identyfikowanie powtarzających się problemów, uczestniczenie w testach i rekomendowanie praktycznych ulepszeń.
• Budowanie i utrzymywanie produktywnych relacji z zewnętrznymi dostawcami i interesariuszami wewnętrznymi w celu wspierania spójnej dostawy usług w różnych krajach i kulturach.
• Chronienie poufnych informacji pracowników i organizacji oraz stosowanie odpowiedniej dyskrecji we wszystkich działaniach HR.
• Podróżowanie krajowo lub międzynarodowo sporadycznie, do 5%, w celach spotkań, szkoleń, wsparcia pracowników lub innych potrzeb biznesowych.

Wymagana wiedza, umiejętności i zdolności:

• Głębokie zrozumienie europejskiego prawa pracy, umów o pracę i ram regulacyjnych, w tym dyrektyw UE, takich jak RODO.
• Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu relacjami Employer of Record (EOR) oraz poruszaniu się po złożonościach zatrudnienia transgranicznego, w tym dokumentacji imigracyjnej i zgodności międzynarodowej.
• Udowodniona zdolność do samodzielnej pracy z ograniczonym nadzorem, a także skutecznej współpracy w globalnym środowisku zespołowym.
• Silne umiejętności przywódcze i mentorskie w celu wspierania zespołów HR w różnych geografiach, z naciskiem na rozwój kompetencji i profesjonalny rozwój.
• Doskonale rozwinięte umiejętności analityczne i strategicznego myślenia, z proaktywnym podejściem do rozwiązywania problemów, oceny ryzyka i ciągłego doskonalenia.
• Wysoki poziom wrażliwości kulturowej i świadomości, z umiejętnością tworzenia inkluzywnych, szanujących i globalnie spójnych środowisk pracy.
• Umiejętność rozwiązywania konfliktów i deeskalacji, z umiejętnością radzenia sobie z wrażliwymi sprawami dotyczącymi relacji pracowniczych z dyskrecją i profesjonalizmem.
• Silne umiejętności organizacyjne i zarządzania projektami, z umiejętnością zarządzania wieloma priorytetami, dotrzymywania napiętych terminów i utrzymywania dokładności pod presją.
• Skuteczny komunikator o profesjonalnym i autentycznym stylu, zdolny do angażowania się w różnych kulturach i na różnych platformach komunikacyjnych (osobiście, e-mail, telefon, narzędzia cyfrowe).
• Znajomość globalnych platform HRIS, systemów śledzenia zgodności oraz pakietu Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint); umiejętność nadzorowania dokumentacji cyfrowej i utrzymywania zapisów.
• Umiejętność nawiązywania i utrzymywania efektywnych relacji roboczych w różnych działach i na różnych poziomach kierownictwa, w tym zewnętrznych dostawców i interesariuszy wewnętrznych.
• Udokumentowana zdolność do odpowiedniego zarządzania poufnymi informacjami i przestrzegania etycznych praktyk HR.
• Szybki uczeń z umiejętnością dostosowywania się do zmieniających się środowisk, regulacji i potrzeb organizacyjnych.

Wymagane wykształcenie i doświadczenie:

• Licencjat z zakresu zasobów ludzkich, zarządzania biznesem lub pokrewnej dziedziny; równoważne kombinacje wykształcenia, doświadczenia i odpowiednich programów nietradycyjnych (np. certyfikaty, szkolenia zawodowe) będą brane pod uwagę.
• Minimum 5-letnie doświadczenie w obszarze zasobów ludzkich, w tym co najmniej 2 lata w międzynarodowym zarządzaniu HR wspierającym jurysdykcje europejskie.
• Doświadczenie w pracy z europejskim prawem pracy, umowami o pracę i ramami regulacyjnymi w wielu krajach.
• Preferowane wcześniejsze doświadczenie w zarządzaniu relacjami Employer of Record (EOR) oraz poruszaniu się po złożonościach zatrudnienia transgranicznego.
• Doświadczenie w zarządzaniu umowami i procesami dokumentacji HR na poziomie międzynarodowym jest dodatkowym atutem.
• Znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) oraz narzędzi do współpracy, takich jak SharePoint i Teams.
• Udokumentowana zdolność do nauki i korzystania z globalnych platform HRIS oraz systemów śledzenia zgodności; doświadczenie z oprogramowaniem Prism jest dodatkowym atutem.

Wymagane licencje i/lub certyfikaty:

• Preferowany certyfikat zawodowy w dziedzinie zasobów ludzkich. Uznawane kwalifikacje obejmują:
• Członkostwo CIPD (członek stowarzyszony, członek lub członek honorowy) – szeroko szanowane w całej Europie.
• GPHR (Global Professional in Human Resources) – idealny dla profesjonalistów HR zarządzających operacjami międzynarodowymi.
• SPHRi / PHRi – dla strategicznej i operacyjnej ekspertyzy HR w kontekście globalnym.
• SHRM-CP / SHRM-SCP – globalnie uznawane certyfikaty potwierdzające kompetencje i przywództwo w HR.
• Certyfikacja w zakresie międzynarodowego prawa pracy, globalnej strategii HR lub praktyk zatrudnienia transgranicznego jest dodatkowym atutem.

Wymagania fizyczne, psychiczne i komunikacyjne:

• Środowisko pracy: To stanowisko jest głównie siedzące i wykonywane w biurze.