Asystentka kierownika działu / Asystent kierownika działu in Warsaw

Zatrudniona osoba będzie odpowiedzialna za:

• Wsparcie Kierownika działu w codziennej organizacji pracy oraz realizacji zadań operacyjnych i administracyjnych
• Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Weryfikację kompletności dokumentów, pism oraz dokumentacji przekazywanej do dalszej realizacji
• Prowadzenie ewidencji, archiwizację i organizację dokumentacji działu
• Współpracę z działami wsparcia (HR, Księgowość, BHP, IT, Flota) w zakresie bieżącej obsługi procesów biznesowych
• Przygotowywanie zestawień, raportów, analiz oraz dokumentów na potrzeby Kierownika działu
• Wystawianie i obieg dokumentów księgowych oraz wsparcie w procesach fakturowania
• Rozliczanie delegacji służbowych i wydatków pracowniczych
• Koordynację zaopatrzenia biura w materiały biurowe, eksploatacyjne i spożywcze
• Obsługę gości, kontrahentów oraz współpraca z firmami kurierskimi i urzędami
• Monitorowanie terminów badań lekarskich pracowników oraz wsparcie w obiegu dokumentacji kadrowej
• Dbanie o sprawny przepływ informacji pomiędzy Kierownikiem działu, pracownikami i jednostkami organizacyjnymi firmy

Nasze oczekiwania:

• Wykształcenie minimum średnie (mile widziane kierunki: administracja, ekonomia, zarządzanie lub pokrewne)
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• Minimum roczne doświadczenie na stanowisku administracyjnym, asystenckim lub biurowym
• Dobra znajomość pakietu Microsoft 365, w szczególności Excel, Outlook, Word i PowerPoint
• Umiejętność organizacji pracy własnej oraz ustalania priorytetów
• Dokładność, sumienność i odpowiedzialność w realizacji powierzonych zadań
• Umiejętność pracy pod presją czasu i w dynamicznym środowisku
• Komunikatywność oraz umiejętność budowania dobrych relacji
• Samodzielność i inicjatywa w działaniu
• Wysoka kultura osobista oraz dyskrecja w pracy z dokumentami i informacjami poufnymi
• Umiejętność pracy zespołowej
• Prawo jazdy kat. B

Mile widziane:

• Doświadczenie w pracy w firmie technicznej, budowlanej lub telekomunikacyjnej
• Znajomość elektronicznego obiegu dokumentów
• Podstawowa wiedza z zakresu księgowości, administracji lub HR

Oferujemy:

• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w stabilnej firmie należącej do międzynarodowej grupy VINCI Energies.
• Pracę w doświadczonym zespole oraz możliwość wymiany wiedzy z ekspertami z różnych obszarów działalności.
• Stabilne zatrudnienie potwierdzone średnim stażem pracy przekraczającym 6 lat.
• Prywatną opiekę medyczną finansowaną przez pracodawcę oraz dofinansowanie karty MultiSport.
• Możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach, kursach i programach rozwojowych.
• Program Poleceń Pracowników z premią do 3 000 zł brutto za skuteczne polecenie kandydata.
• Dodatkowe wsparcie dla pracowników, m.in. prezenty świąteczne dla dzieci oraz pomoc w sytuacjach losowych.
• Przyjazną atmosferę pracy i możliwość udziału w spotkaniach integracyjnych, wydarzeniach świątecznych oraz inicjatywach społecznych i charytatywnych.