W skrócie
- Zadania: Zarządzaj kalendarzem, e-mailami i podróżami, wspieraj projekty i organizuj życie osobiste.
- Firma: Dynamiczna firma z elastycznym podejściem do pracy.
- Benefity: Elastyczne godziny pracy, możliwość rozwoju zawodowego i praca zdalna.
- Pozostałe informacje: Możliwość wzrostu godzin pracy w miarę rozwoju roli.
- Dlaczego ta praca: Bądź kluczowym wsparciem w szybkim tempie i wpływaj na życie innych.
- Kwalifikacje: Doświadczenie jako asystent oraz umiejętności organizacyjne i komunikacyjne.
Przewidywane wynagrodzenie mieści się w przedziale 63000 - 77000 zł za rok.
Poszukujemy proaktywnego i zorientowanego na szczegóły Wirtualnego Asystenta, który zapewni kompleksowe wsparcie osobiste i zawodowe. Rola ta wymaga osoby, która jest wysoko zorganizowana, obeznana z technologią, potrafi pracować samodzielnie oraz zarządzać dynamicznym obciążeniem pracą.
Zakres pracy:
- Zarządzanie e-mailem i kalendarzem: Codzienne monitorowanie i zarządzanie skrzynką odbiorczą (w tym oznaczanie ważnych e-maili, usuwanie spamu i organizowanie folderów), odpowiadanie na e-maile w odpowiednich sytuacjach oraz zarządzanie korespondencją, umawianie spotkań i wizyt za pomocą Google Calendar, wysyłanie przypomnień i follow-upów przez e-mail lub SMS.
- Zarządzanie osobistym i rodzinnym kalendarzem: Zarządzanie skomplikowanym kalendarzem z zobowiązaniami osobistymi, rodzinnymi (w tym aktywności dzieci), zawodowymi i filantropijnymi, konsolidacja kalendarzy sportowych, szkolnych i podróżnych w jeden uproszczony widok, badanie lotów, zakwaterowania, restauracji i opcji transportu, rezerwacja podróży i tworzenie szczegółowych planów podróży, w tym numery potwierdzeń, kontakty i programy lojalnościowe.
- Wsparcie dokumentacyjne i prezentacyjne: Tworzenie i formatowanie ulotek, prezentacji PowerPoint i innych małych dokumentów wizualnych, utrzymywanie bazy danych częstych kontaktów, preferencji podróżnych i kluczowych informacji.
- Zarządzanie projektami i zadaniami: Używanie narzędzi do zarządzania projektami do śledzenia bieżących zadań, terminów i działań, organizowanie dokumentów, notatek i harmonogramów w centralnej lokalizacji (np. Craft lub podobne).
- Wsparcie komunikacyjne: Komfortowe korzystanie z wiadomości tekstowych, WhatsApp lub krótkich rozmów telefonicznych, aby pozostać w kontakcie, proaktywne zgłaszanie pilnych spraw i zapewnienie szybkiej reakcji.
Kwalifikacje:
- Udokumentowane doświadczenie jako Asystent Wykonawczy lub Wirtualny Asystent.
- Umiejętność wielozadaniowości i pracy w różnych dziedzinach (rodzina, filantropia i profesja).
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej w języku angielskim.
- Jasna i niezawodna komunikacja.
- Umiejętność pracy samodzielnej i przewidywania potrzeb.
- Silna uwaga na szczegóły i umiejętności organizacyjne.
- Komfort w zakresie administracji związanej z życiem osobistym, rodzinnym i zawodowym.
- Interesowanie się zarówno wsparciem osobistym, jak i pracą z misją.
- Dyskrecja, zaufanie i poszanowanie prywatności klienta.
- Doświadczenie w pracy z osobami o szybkim tempie życia i wielu projektach.
- Proaktywność i inicjatywa.
- Przyjemność z pracy z kimś, kto działa szybko i ceni efektywność.
Narzędzia wymagane:
- Zarządzanie projektami: Znajomość narzędzi takich jak Craft, Trello, Asana lub podobne.
- Prezentacje i grafika: PowerPoint, Canva lub podobne.
- Komunikacja: WhatsApp, wiadomości tekstowe, e-mail.
- Rezerwacja podróży: Badanie i korzystanie z witryn internetowych lub aplikacji linii lotniczych/hoteli.
- (Opcjonalnie) Znajomość programów lojalnościowych i logistyki podróży.
Zmiana i godziny:
- Rozpoczęcie od minimum 10 godzin tygodniowo z możliwością zwiększenia w miarę rozwoju roli; półelastyczny grafik, ale dostępność w czasie rzeczywistym podczas godzin pracy w strefie czasowej wschodniej USA (ET) dla komunikacji i okazjonalnych zadań w ciągu dnia.
- Wymagana jedna cotygodniowa kontrola (przez Zoom lub telefon).
- Musisz być responsywny przez SMS lub wiadomości w ustalonych godzinach.
Docelowa data rozpoczęcia: Nie jest pilna, priorytetem jest znalezienie najlepszego dopasowania.
Executive Assistant – pracodawca: Virtual Colleague
CourageOUS Curriculum to doskonały pracodawca, który oferuje elastyczne warunki pracy w zdalnym środowisku, co pozwala na doskonałą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Nasza kultura pracy opiera się na współpracy i innowacyjności, a każdy pracownik ma możliwość rozwoju poprzez szkolenia i wsparcie w realizacji celów zawodowych. Dołączając do nas, stajesz się częścią zespołu, który ma realny wpływ na edukację dzieci, co czyni tę rolę nie tylko satysfakcjonującą, ale i znaczącą.
