General Virtual Assistant in Katowice

Poszukujemy proaktywnego, wysoko zorganizowanego i wszechstronnego Wirtualnego Asystenta, który zapewni dedykowane wsparcie administracyjne, organizacyjne, outreach, CRM oraz lekką kreatywność dla rozwijającego się małego biznesu. Ta rola jest idealna dla kogoś, kto potrafi podejmować inicjatywę, identyfikować, co należy zrobić i samodzielnie poprawiać systemy i procesy, zamiast czekać na szczegółowe instrukcje. Udany kandydat stanie się zaufanym prawą ręką, pomagając w usprawnieniu codziennych operacji i uwalniając właściciela firmy, aby mógł skupić się na priorytetach o wyższej wartości.

Zakres pracy:

• Wsparcie administracyjne i organizacyjne:
  • Zarządzanie i monitorowanie przychodzących e-maili oraz follow-upów administracyjnych.
  • Organizacja i utrzymanie Google Drive, plików, folderów i dokumentów.
  • Uporządkowanie istniejących struktur plików i wprowadzenie praktycznych, zrównoważonych systemów.
  • Pomoc w systematyzacji powtarzających się zadań administracyjnych i przepływów pracy.
  • Wsparcie w fakturowaniu i innych rutynowych czynnościach administracyjnych.
  • Identyfikacja powtarzalnych lub czasochłonnych zadań, które można uprościć lub delegować.
  • Proaktywne sugerowanie ulepszeń w organizacji i codziennych procesach biznesowych.
  • Utrzymywanie i efektywne korzystanie z istniejącego CRM Brevo.
  • Organizacja i aktualizacja rekordów oraz przepływów pracy w CRM.
  • Wsparcie działań outreach i follow-up.
  • Pomoc w opracowywaniu i utrzymywaniu spójnych procesów outreach.
  • Przeprowadzanie podstawowych badań i pomoc w identyfikacji odpowiednich kontaktów lub możliwości.
  • Zapewnienie, że follow-upy i działania outreach są odpowiednio śledzone.
• Podstawowe wsparcie kreatywne i prezentacyjne:
  • Tworzenie i edytowanie profesjonalnych prezentacji i slajdów za pomocą PowerPoint/Google Slides.
  • Tworzenie podstawowych grafik i zasobów wizualnych za pomocą Canva.
  • Wsparcie podstawowych zadań związanych z Instagramem/marketingiem zgodnie z zaleceniami.
  • Przestrzeganie istniejących wytycznych dotyczących marki, w tym czcionek, stylu wizualnego i innych ustalonych zasobów.
  • Dostosowywanie istniejących materiałów marki zamiast opracowywania nowej strategii marki lub mediów społecznościowych.
  • Współpraca z istniejącą osobą wspierającą marketing/branding w celu realizacji uzgodnionych zadań kreatywnych.
• Ogólne wsparcie biznesowe:
  • Zapewnienie elastycznej pomocy w zakresie zadań administracyjnych, outreach, CRM i kreatywnych w miarę zmieniających się priorytetów biznesowych.
  • Przyjęcie odpowiedzialności za przypisane obszary i proaktywne identyfikowanie możliwości dodania wartości.
  • Budowanie systemów i procesów, które mogą się rozwijać wraz z rozwojem firmy.
  • Coraz większe zaangażowanie w działalność firmy z potencjałem do przejścia na pełnoetatową pozycję.

Wymagania i idealny kandydat:

• Wymagane: Poprzednie doświadczenie jako Wirtualny Asystent, Asystent Wykonawczy, Asystent Administracyjny lub w podobnej roli ogólnej.
• Silne umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem.
• Komfortowe samodzielne działanie przy minimalnym nadzorze.
• Silna dbałość o szczegóły i umiejętność realizacji zadań.
• Umiejętność priorytetyzacji konkurencyjnych zadań i zarządzania terminami.
• Doświadczenie w wsparciu administracyjnym, zarządzaniu CRM, outreach i podstawowej pracy kreatywnej.
• Umiejętność szybkiego uczenia się nowych systemów i narzędzi.

Najważniejsze cechy osobiste:

• Inicjatywa i proaktywne rozwiązywanie problemów.
• Umiejętność spojrzenia na sytuację i określenia, co należy zrobić bez wymagania szczegółowych instrukcji.
• Komfortowe przedstawianie pomysłów i sugestii w celu poprawy działalności.
• Pomysłowość, niezawodność i wysoka organizacja.
• Przyjmowanie odpowiedzialności zamiast czekania na zarządzanie.
• Umiejętność zrozumienia szerszego kontekstu i przewidywania potrzeb właściciela firmy.
• Chęć budowania długoterminowej relacji roboczej i rozwijania się razem z firmą.

Idealny kandydat nie powinien wymagać znacznego wsparcia. Celem tej roli jest zmniejszenie obciążenia właściciela, a nie tworzenie dodatkowych obowiązków zarządzających.

Narzędzia wymagane: Kandydaci powinni mieć doświadczenie lub być komfortowi w nauce:

• Brevo – CRM i outreach
• Google Workspace, w tym: Google Drive, Google Docs, Google Sheets
• PowerPoint / Google Slides
• Instagram – podstawowe wsparcie treści/administracyjne
• E-mail i ogólne narzędzia biznesowe online
• Doświadczenie z dodatkowymi narzędziami CRM, zarządzania projektami, produktywności lub kreatywnymi jest plusem.

Zmiany i godziny: Część etatu: Rozpoczynając od minimum 10 godzin tygodniowo; stała zmiana. Proponowany harmonogram rozpoczęcia: Około 2 godziny dziennie, od poniedziałku do piątku, początkowo. Preferowane godziny pracy: Około 9:30–11:30 czasu singapurskiego (SGT). Krótkie spotkanie z właścicielem firmy jest oczekiwane o około 9:30 SGT każdego dnia roboczego. Dokładny harmonogram może być przeglądany i dostosowywany po początkowym okresie w zależności od obciążenia i potrzeb biznesowych. Dodatkowe godziny mogą być ustalane w razie potrzeby. Istnieje potencjał do zwiększenia do pełnoetatowego w miarę rozwoju firmy i wykazywania silnych wyników oraz dopasowania przez odpowiedniego kandydata.

Data rozpoczęcia: Tak szybko, jak zostanie zidentyfikowany odpowiedni kandydat: Nie ma pilnej potrzeby zatrudnienia. Priorytetem jest znalezienie odpowiedniego długoterminowego dopasowania, z zamiarem budowania silnej relacji roboczej i potencjalnego przejścia udanego kandydata na pełnoetatową pozycję.