W skrócie
- Zadania: Zarządzaj skrzynką odbiorczą i wspieraj procesy administracyjne w branży transportowej.
- Firma: Dynamiczna firma konsultingowa zajmująca się transportem w Australii.
- Benefity: Elastyczny grafik, możliwość pracy zdalnej i rozwój zawodowy.
- Pozostałe informacje: Możliwość zwiększenia godzin pracy w miarę rozwoju współpracy.
- Dlaczego ta praca: Zdobądź doświadczenie w administracji i logistyce w innowacyjnym środowisku.
- Kwalifikacje: Organizacja, umiejętność komunikacji i chęć nauki nowych systemów.
Poszukujemy wysoko zorganizowanego, niezawodnego i proaktywnego Wirtualnego Asystenta/Asystentki Operacyjnego do zapewnienia skoncentrowanego wsparcia administracyjnego i operacyjnego. Rola będzie początkowo koncentrować się na trzech kluczowych obszarach:
- Zarządzanie skrzynką odbiorczą i follow-upami
- Monitorowanie i organizowanie skrzynki odbiorczej klienta.
- Identyfikacja e-maili wymagających działania, follow-upu lub eskalacji.
- Obsługa rutynowych follow-upów z klientami, dostawcami i innymi kontaktami.
- Tworzenie lub wysyłanie rutynowych odpowiedzi na podstawie ustalonych procesów i instrukcji.
- Śledzenie zaległych próśb i zapewnienie, że follow-upy są realizowane na czas.
- Eskalacja pilnych, wrażliwych lub złożonych spraw do klienta.
- Utrzymywanie zorganizowanego systemu dla zaległych i oczekujących spraw.
- Utrzymywanie dokładnych i aktualnych zapisów CRM.
- Wsparcie administracyjne w zakresie frachtu
- Pomoc w podstawowych rezerwacjach frachtu i kuriera.
- Monitorowanie statusu przesyłek i informacji o śledzeniu.
- Identyfikacja opóźnień, brakujących paczek lub innych problemów z przesyłkami.
- Zapewnienie rutynowych aktualizacji statusu klientom, gdy jest to wymagane.
- Podstawowe obowiązki związane z Xero
- Przygotowywanie i wysyłanie faktur frachtowych do klientów.
- Sprawdzanie, czy oczekiwane płatności zostały otrzymane.
- Oznaczanie niezapłaconych lub przeterminowanych faktur do follow-upu.
Idealny kandydat powinien być:
- Wysoko zorganizowany i szczegółowy.
- Niezawodny i konsekwentny.
- Komfortowy w zarządzaniu wieloma follow-upami i terminami.
- Proaktywny w śledzeniu zaległych spraw.
- Able do pracy samodzielnej, wiedząc, kiedy eskalować problem.
Wymagane umiejętności:
- Silna organizacja i zarządzanie czasem.
- Administracja CRM.
- Profesjonalna komunikacja follow-upowa.
- Wprowadzanie danych i utrzymanie rekordów.
Klient zapewni dostęp, SOP i szkolenie dla odpowiednich systemów i procesów.
Remote Executive Operations VA in Katowice – pracodawca: Virtual Colleague
CourageOUS Curriculum to doskonały pracodawca, który oferuje elastyczne warunki pracy w zdalnym środowisku, co pozwala na doskonałą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Nasza kultura pracy opiera się na współpracy i innowacyjności, a każdy pracownik ma możliwość rozwoju poprzez szkolenia i wsparcie w realizacji celów zawodowych. Dołączając do nas, stajesz się częścią zespołu, który ma realny wpływ na edukację dzieci, co czyni tę rolę nie tylko satysfakcjonującą, ale i znaczącą.
