Event Manager in Warsaw

Jesteśmy fundacją, która pomaga młodym dorosłym lepiej rozumieć świat, a światu - lepiej rozumieć młodych dorosłych. Szukamy osoby, która będzie odpowiadać za organizację wydarzeń edukacyjnych Fundacji ważne sprawy, skierowanych dla młodych dorosłych: konferencji, warsztatów, szkoleń i spotkań realizowanych w dużych miastach w całej Polsce.

Na tym stanowisku przejmiesz odpowiedzialność za organizacyjną i produkcyjną stronę wydarzeń – od podziału budżetu, wyboru przestrzeni, przez współpracę z podwykonawcami, aż po koordynację wydarzenia na miejscu. Szukamy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i potrafiącej działać pod presją. Kogoś, kto nie tylko sprawnie realizuje ustalony plan, ale potrafi proponować własne rozwiązania, przewidywać potencjalne trudności i przejmować inicjatywę.

Zakres obowiązków:

• Kompleksowa organizacja konferencji, warsztatów, szkoleń i innych wydarzeń edukacyjnych, w tym: tworzenie harmonogramów pracy i koordynowanie przygotowań do wydarzeń,
• przygotowywanie budżetów wydarzeń, kontrolowanie wydatków i dbanie o ich efektywne wykorzystanie,
• wyszukiwanie i rezerwowanie przestrzeni, usług cateringowych, fotograficznych, wynajmu mebli, sprzętu technicznego, zamówień dekoracji i materiałów promocyjnych,
• bieżący kontakt z podwykonawcami, zbieranie i porównywanie ofert, negocjowanie warunków oraz nadzorowanie realizacji zamówień,
• dbanie o doświadczenie osób uczestniczących – od zapisów i komunikacji przed wydarzeniem po obsługę na miejscu,
• przygotowywanie przestrzeni wydarzenia oraz koordynowanie jego przebiegu od strony organizacyjnej i technicznej,
• zarządzanie pracą wolontariuszy oraz innych osób wspierających realizację wydarzenia,
• reagowanie na sytuacje losowe, rozwiązywanie problemów i zarządzanie kryzysami podczas wydarzeń,
• współpraca z zespołem fundacji odpowiedzialnym za program merytoryczny, komunikację, promocję oraz kontakt z gośćmi, ekspertami i panelistami,
• organizowanie wydarzeń w Warszawie oraz innych miastach w Polsce.

Wymagania:

• praca na podobnym stanowisku,
• doświadczenie w samodzielnej organizacji wydarzeń dla 30+ osób,
• umiejętność przygotowywania budżetu wydarzenia, kontroli i dokumentacji wydatków,
• doświadczenie we współpracy z przestrzeniami eventowymi, cateringiem, ekipami technicznymi i innymi podwykonawcami,
• bardzo dobra organizacja pracy,
• samodzielność, odpowiedzialność i terminowość,
• umiejętność przewidywania ryzyk i szybkiego reagowania w nieprzewidzianych sytuacjach,
• komunikatywność i swoboda we współpracy z różnymi osobami - od uczestników i wolontariuszy po ekspertów i podwykonawców,
• umiejętność w koordynowaniu pracy zespołu wspierającego (np. wolontariuszy) podczas wydarzeń,
• inicjatywa oraz proaktywne podejście do szukania rozwiązań,
• gotowość do podróży służbowych związanych z organizacją wydarzeń w różnych miastach w Polsce (kilka razy w roku).

Mile widziane zainteresowanie tematami społecznymi, politycznymi i obywatelskimi.

Oferujemy:

• współpracę z zaangażowanym zespołem realizującym projekty społeczne w całej Polsce,
• realny wpływ na sposób organizacji wydarzeń fundacji, możliwość proponowania własnych rozwiązań i pomysłów,
• możliwość rozwijania kompetencji w zakresie organizacji i produkcji wydarzeń edukacyjnych dla młodych z całej Polski, cieszących się dużą popularnością,
• kartę multisport,
• biuro w centrum Warszawy (dobry dojazd komunikacją miejską),
• pracę hybrydową (możliwość pracy zdalnej przez kilka dni w miesiącu),
• pracę w wymiarze 120 godzin miesięcznie,
• umowę zlecenie lub B2B,
• wynagrodzenie od 4 500 - 6 000 zł brutto, w zależności od doświadczenia.

Jeżeli potrafisz połączyć planowanie, logistykę i pracę z ludźmi, a widok dobrze działającego wydarzenia daje Ci prawdziwą satysfakcję - czekamy na Ciebie!

CV, które nie spełnią powyższego punktu nie będą dalej brane pod uwagę w procesie rekrutacyjnym. Na zgłoszenia czekamy do 2 sierpnia 2026 roku do końca dnia.