Operations Assistant in Kraków

Nasza firma, Accelerator 365, jest częścią Reply, globalnej grupy technologicznej liczącej ponad 16 000 specjalistów pracujących w obszarze nowoczesnych rozwiązań cyfrowych, chmurowych i AI. W ramach tej sieci budujemy zespół, który tworzy zestaw ponad 30 aplikacji intranetowych SharePoint, zaufanych przez ponad 170 organizacji na całym świecie, w tym niektóre z najbardziej rozpoznawalnych marek. Nasze produkty pomagają firmom tworzyć nowoczesne, angażujące miejsca pracy bez złożoności związanej z indywidualnym rozwojem.

Obecnie poszukujemy zmotywowanej i szczegółowej osoby na stanowisko Asystenta Operacyjnego. Ta rola znajduje się w sercu biznesu, wspierając codzienne procesy, które zapewniają płynność działania, od fakturowania i onboardingu dostawców po odnawianie umów i zarządzanie CRM.

Obowiązki i odpowiedzialności:

• Zarządzanie dostawą i sukcesem klienta: Śledzenie kamieni milowych, zależności, ryzyk i postępów; utrzymywanie jasnej komunikacji z interesariuszami.
• Własność relacji z klientem: Działanie jako główny punkt kontaktowy dla portfela klientów, zapewniając ich satysfakcję i identyfikując możliwości wzrostu.
• Sukces klienta i adopcja: Monitorowanie użycia produktu, promowanie adopcji i zapewnienie, że klienci osiągają pełną wartość.
• Zarządzanie fakturowaniem i rozliczeniami: Tworzenie i zarządzanie fakturami zgodnie z kamieniami milowymi projektów i harmonogramami rozliczeń; zapewnienie dokładności i terminowego wystawienia.
• Tworzenie zamówień roboczych: Tworzenie i przesyłanie formularzy zamówień roboczych z kompletnymi i dokładnymi informacjami.
• Onboarding dostawców: Koordynowanie administracyjnych kroków onboardingu, zapewniając zgodność i terminowe ustawienie.
• Wsparcie cyklu komercyjnego: Pomoc w przygotowywaniu ofert, odnawianiu umów, analizie retencji i dokumentacji komercyjnej.
• Zarządzanie umowami w HubSpot: Utrzymywanie dokładnych zapisów umów, aktualizacja etapów, rejestrowanie aktywności i zapewnienie jakości danych dla prognozowania i widoczności pipeline'u.
• Własność jakości danych: Nadzorowanie integralności danych CRM, pipeline'u i zarządzania zamówieniami w systemach podstawowych.

Wymagania: Wykształcenie wyższe w dziedzinie technologii (informatyka, systemy informacyjne, inżynieria oprogramowania lub podobna dyscyplina technologiczna). Minimum 1 rok doświadczenia w operacjach, administracji lub w roli związanej z obsługą klienta. Silne umiejętności analityczne, komfort w pracy z danymi, interpretacja trendów i wyciąganie praktycznych wniosków. Doskonała komunikacja werbalna i pisemna w języku angielskim, umiejętność jasnego przekazywania informacji klientom i interesariuszom wewnętrznym. Pewność w poruszaniu się po systemach biznesowych, szybkie uczenie się nowych narzędzi oraz utrzymywanie wysokiej jakości danych w systemach CRM i operacyjnych. Wysoka organizacja, dbałość o szczegóły i proaktywność w zarządzaniu zadaniami, terminami i dokładnością danych. Umiejętność samodzielnego prowadzenia strumienia pracy przy ograniczonej nadzorze, jednocześnie efektywna współpraca w rozproszonym zespole.

Korzyści:

• Platforma korzyści Motivizer - z miesięcznym budżetem możesz wybierać pakiet opieki medycznej, bony na posiłki, karty sportowe, bilety do kina, vouchery do sklepów, zniżki i wiele więcej.
• Kursy językowe - uzyskasz dostęp do platformy nauki wielojęzycznej, która umożliwi Ci doskonalenie umiejętności językowych i naukę nowych!
• Możliwości szkoleniowe - zarówno wewnętrzne, jak i od zewnętrznych dostawców. Wspieramy Twoje ciągłe uczenie się i rozwój.
• Wydarzenia networkingowe - wyzwania kodowania, letnie i świąteczne imprezy firmowe - czasami za granicą! A także regularne wydarzenia towarzyskie z różnych okazji.