Administrative Assistance Specialist in Warsaw

Jako specjalista ds. wsparcia administracyjnego, odegrasz kluczową rolę w wspieraniu naszych operacji i przyczynisz się do płynnego przebiegu pracy w organizacji. Będziesz zarządzać różnorodnymi zadaniami z pewną niezależnością, zapewniając, że wszystkie potrzeby administracyjne są spełnione efektywnie. Ta rola jest idealna dla osób z doświadczeniem w wsparciu administracyjnym, które chcą rozwijać swoje umiejętności w wspierającym środowisku.

Obowiązki:

• Przygotowywanie i zarządzanie korespondencją, raportami i prezentacjami przy użyciu oprogramowania biurowego.
• Odbieranie, filtrowanie i kierowanie przychodzących połączeń, odwiedzających, poczty i e-maili.
• Utrzymywanie i nadzorowanie organizacji plików, dokumentów, kalendarzy i dzienników.
• Organizowanie podróży służbowych, w tym skomplikowanych tras, oraz koordynowanie szczegółowych ustaleń dotyczących spotkań.
• Śledzenie i przetwarzanie raportów wydatków oraz wspieranie monitorowania budżetu.
• Pomoc w przygotowywaniu szczegółowych agend i protokołów ze spotkań.
• Obsługa bardziej skomplikowanej korespondencji i komunikacji dla członków zespołu.
• Zarządzanie materiałami biurowymi i ułatwianie procesów zakupowych.
• Zapewnienie wsparcia administracyjnego dla wielu pracowników lub grup nieekskluzywnych.
• Przeprowadzanie badań i kompilowanie szczegółowych podsumowań dla projektów zespołowych.
• Wsparcie i zarządzanie komunikacją wewnętrzną, w tym webinarami, mailingami i innymi kanałami.
• Wsparcie i zarządzanie wydarzeniami firmowymi.

Umiejętności:

• Zaawansowane przygotowanie dokumentów: Biegłe posługiwanie się oprogramowaniem do edycji tekstu w celu tworzenia i formatowania skomplikowanych dokumentów.
• Udoskonalona komunikacja: Doskonałe umiejętności werbalne i pisemne do efektywnej interakcji.
• Zaawansowana organizacja: Silne umiejętności organizacyjne do efektywnego zarządzania różnymi zadaniami administracyjnymi.
• Poprawione zarządzanie czasem: Udoskonalona zdolność do zarządzania wieloma zadaniami i terminami.
• Obsługa klienta: Profesjonalne podejście do bardziej skomplikowanych zapytań i interakcji.
• Szczegółowe badania: Zdolność do przeprowadzania dokładniejszych badań i kompilowania kompleksowych podsumowań.
• Zarządzanie wydatkami i budżetem: Biegłość w śledzeniu i zarządzaniu wydatkami oraz wspieraniu kontroli budżetu.
• Ekspertyza w oprogramowaniu biurowym: Biegłość w szerszym zakresie aplikacji oprogramowania biurowego.
• Komunikacja wewnętrzna: Zdolność do wspierania jasnej, terminowej i efektywnej komunikacji w zespołach wewnętrznych i interesariuszach.

Co oferujemy:

• Stabilne, pełnoetatowe zatrudnienie w rozwijającej się organizacji.
• Możliwość realnego wpływu na to, jak nasze zespoły współpracują.
• Elastyczny model pracy hybrydowej.
• Prywatna opieka medyczna.
• Karta MultiSport dofinansowana przez pracodawcę.
• Dodatkowy dzień wolny w dniu urodzin.
• Program "10+ Leave": 10 dodatkowych dni płatnego urlopu dla pracowników z co najmniej 10-letnim stażem pracy.
• Fridays Work-Life Balance: Zakończenie pracy dwa godziny wcześniej w drugi piątek każdego miesiąca.
• Dodatek urlopowy ("benefit wakacyjny").
• Dostęp do szkoleń i rozwoju zawodowego.
• Przyjazne środowisko pracy i wsparcie od doświadczonego zespołu.

Nasze praktyki rekrutacyjne: Aby utrzymać uczciwy i autentyczny proces rekrutacji, uprzejmie prosimy wszystkich kandydatów o udział w rozmowach kwalifikacyjnych bez pomocy narzędzi AI lub zewnętrznych wskazówek. Nasz proces rekrutacyjny ma na celu ocenę Twoich indywidualnych umiejętności, doświadczeń i stylu komunikacji. Cenimy autentyczność i chcemy upewnić się, że poznajemy Ciebie - a nie cyfrowego asystenta. Aby pomóc w utrzymaniu tej integralności, prosimy o usunięcie wirtualnych tła i uwzględnienie rozmów twarzą w twarz w naszym procesie rekrutacyjnym. Proszę zauważyć, że korzystanie z odpowiedzi generowanych przez AI lub wsparcia osób trzecich podczas rozmów kwalifikacyjnych będzie podstawą do dyskwalifikacji z procesu rekrutacyjnego. Kandydaci mogą być zobowiązani do stawienia się osobiście w biurze Wolters Kluwer jako część procesu rekrutacyjnego.