Specjalistka / specjalista ds. organizacyjnych i obsługi kancelaryjnej in Wrocław

Zatrudnimy osobę do pracy na stanowisku specjalistki / specjalisty ds. organizacyjnych i obsługi kancelaryjnej. Szukamy osoby, która zadba o porządek w dokumentach, sprawny obieg informacji i terminowe załatwianie spraw organizacyjnych WCZ. Do zadań należy także zastępowanie pracownika sekretariatu podczas jego nieobecności.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe oraz co najmniej 3 lata pracy w zawodzie wymaganym dla stanowiska specjalisty;
• praktyczna umiejętność prowadzenia korespondencji i ewidencji spraw, kontrolowania terminów oraz stosowania zasad obiegu i przechowywania dokumentów;
• umiejętność jasnego i poprawnego redagowania pism, notatek oraz projektów dokumentów organizacyjnych na podstawie przekazanych danych i wzorów;
• sprawna praca w Wordzie i Excelu: formatowanie dokumentów, korekta i kontrola wersji, przygotowanie PDF, tabele, filtrowanie, daty oraz proste formuły;
• dokładność, samodzielne organizowanie zadań, ustalanie priorytetów i sygnalizowanie ryzyka opóźnienia wraz z propozycją rozwiązania;
• dyskrecja, rzetelność oraz spokojna i rzeczowa komunikacja z pracownikami i osobami kontaktującymi się z Centrum.

Dodatkowym atutem będą:

• wykształcenie w obszarze administracji, prawa lub pokrewnym;
• doświadczenie w ochronie zdrowia lub sektorze finansów publicznych;
• praktyka w obsłudze RPWDL, spraw KRS, dokumentów organów kolegialnych lub elektronicznego obiegu dokumentów;
• znajomość podstaw kontroli zarządczej i zarządzania jakością, w tym pracy z rejestrem ryzyk, procedurami i dokumentacją ISO.

Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w wymiarze czasu pracy 0,8 - pełny etat, odpowiedzialną pracę organizacyjną we współpracy z dyrekcją i zespołami Centrum. Dofinansowanie karty sportowej, świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz możliwość skorzystania z oferty ubezpieczenia grupowego na zasadach obowiązujących w Centrum.

Zakres zadań:

• przygotowywanie, ewidencjonowanie i aktualizowanie dokumentów organizacyjnych WCZ, w tym projektów zmian regulaminu organizacyjnego, zarządzeń i dokumentów dotyczących struktury Centrum;
• przygotowywanie dokumentów i obsługa spraw dotyczących wpisów lub zmian danych WCZ w RPWDL i KRS;
• sprawdzanie kompletności materiałów, monitorowanie spraw i terminów oraz działanie w granicach nadanych upoważnień;
• organizacyjna obsługa Rady Społecznej: przygotowywanie materiałów i projektów uchwał, organizowanie posiedzeń, prowadzenie ewidencji uchwał i dokumentacji ustaleń;
• prowadzenie rejestrów spraw i dokumentów; kierowanie ich do właściwych osób, przypominanie o terminach oraz sprawdzanie, czy sprawa została zakończona i udokumentowana;
• publikowanie zatwierdzonych dokumentów na wskazanych stronach i platformach, z uwzględnieniem zasad dostępu, ochrony danych i kontroli wersji;
• wsparcie organizacyjne projektów: zapisywanie ustaleń, monitorowanie zadań, kompletowanie informacji i przygotowywanie krótkich raportów dla dyrekcji;
• wsparcie prowadzenia dokumentacji kontroli zarządczej i systemu jakości we współpracy z osobami odpowiedzialnymi za te obszary;
• zastępstwo w sekretariacie dyrektora: obsługa korespondencji, telefonu i kalendarza, organizowanie spotkań oraz przekazywanie spraw do właściwych osób;
• obsługa użytkowa platform elektronicznych wykorzystywanych w pracy oraz wykonywanie innych zadań związanych ze stanowiskiem.

Dokumenty wymagające zatwierdzenia merytorycznego, opinii prawnej lub podpisu są kierowane do właściwych osób zgodnie z zasadami obowiązującymi w WCZ.

Szczegółowe informacje dotyczące wynagrodzenia oraz ewentualnych świadczeń dodatkowych przekazywane są osobom kandydującym podczas rozmowy rekrutacyjnej. Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się z wybranymi osobami. Rekrutacja obejmuje rozmowę i krótkie zadanie praktyczne na fikcyjnych danych: uporządkowanie spraw, przygotowanie pisma oraz praca z rejestrem w arkuszu kalkulacyjnym.